Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Хороший специалист не тратит слова попусту. Он слишком занят. Он сообщает то, что нужно, и переходит к следующей задаче. Если генеральный директор говорит, что кто-то хорошо справился с работой, этого вполне достаточно.

В силу описанных причин краткость эффективнее многословия, хотя и она имеет разумные пределы. Чтобы подвести итоги совещания, достаточно одного абзаца, но мало одного предложения. Однако не стоит заменять краткое резюме подробным протоколом. Как определить, когда информации достаточно?

Ответ частично зависит от того, о чем идет речь в письме или абзаце. Вы высказываете свою точку зрения? Приведите один-два примера. Вы описываете процесс? Перечислите его этапы. Вы рассказываете о логистике? Не забудьте написать – кто, что, где, когда и с какой целью. Вы обращаетесь с просьбой? Дайте мотивированное обоснование. А может быть, вы аргументируете свою позицию, опираясь на причинно-следственные связи? Тогда вам необходимо увязать все свои идеи воедино.

Людям, которые дают слишком мало информации, следует формулировать свои мысли более конкретно. Вместо того чтобы ограничиться фразой: «We need to cut costs», – подкрепите свою мысль аргументами: «We need to cut costs because Q1 losses in bio-pharmaceuticals have led to a 12 percent shortfall in revenues».

Но не перестарайтесь! Если перегрузить ту же самую идею деталями, она пойдет на дно: «We need to really think about and consider our cost-cutting strategies in view of the fact that substantial Q1 losses in the plant protein products in biopharmaceuticals, particularly those manufactured in Holland by our subsidiary, and to a lesser degree, those manufactured by our BP in France, have negatively impacted our profits so that we have had the unforeseen result of a 12 percent shortfall in our yearly revenues».

По моему опыту, авторы, которые сообщают слишком мало, находятся в меньшинстве. Куда чаще люди страдают от многословия. Правильный объем сведений зависит как от получателя, так и от отправителя. Подходите к этому так. Вы знаете, какую мысль хотите донести в письме. Вас наняли потому, что вы разбираетесь в этом вопросе. Старайтесь правильно дозировать информацию, чтобы другие не подумали, что вы не уверены в себе: не скупитесь на данные, но не переборщите с подробностями.

E-mail не требует рефлексии, проникновенных зачинов, долгих обсуждений с наставниками или ведения дневника про освоение писательского мастерства. Бизнес-переписка ориентирована на продукт, а не на процесс.

Friends, Clients, Partners –

Предмет обсуждения

After 20 years in the IT industry, Vector, Inc., is celebrating its anniversary! In honor of you – our business community – we are holding an Open House with eats, drinks, and chamber music.

Лесть

Because we couldn’t have made it to the 20-year mark without you. Because your loyalty to us has helped our company stay its course. Because your ideas, suggestions and insights have helped us enter our third decade in full confidence and optimism about the future.

Побудительный мотив

At the Vector, Inc., Open House, you’ll have a chance to chat with those you know on our Vector staff – and meet our new faces. Because Vector is growing, and we want you to grow with us. Share a toast and a nibble while you catch up and hear our exciting plans.

Логистика

• When: Friday, March 2

• Where: Vector, Inc., Roushdy Branch, 115 Kafara Abdu, Gate 33

• Time: 6–9 p. m., Drop In

• RSVP (Regrets Only): openhouse@vector.com

Подтверждение доброй воли

We look forward to seeing you there.

Восклицательные знаки, приподнятый дружелюбный тон – неизменные спутники продаж. Проще всего привлечь внимание адресата, вызвав у него эмоции. Как только вы вызывали у него интерес, можно переходить к делу. Но если достучаться до него не удалось, вы потратите время впустую.

Даже если человек читает текст про себя, он слышит написанные слова. Они звучат у него в голове. Воспользуйтесь этой особенностью языка, повторяя отдельные слова или мысли. Повторение апеллирует к эмоциям и помогает завладеть вниманием адресата. Но не перестарайтесь! Избыток повторений навевает скуку.

Некоторые люди считают лесть формой лжи. Это не так! Лесть – это идеализация реального мира. Вы забываете о недостатках и подчеркиваете достоинства. Лесть черпает силу в искренности, а не в лицемерии. И первый ее помощник – оптимизм.

Если вы делаете массовую рассылку, постарайтесь, чтобы приветствие было располагающим и дружелюбным. E-mail дает возможность связаться с сотнями и тысячами людей одним нажатием кнопки, и, конечно, такая технология обезличивает ваше послание.