Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Используйте приветливые, теплые слова без гендерной привязки – «друзья» или «коллеги», – которые описывают ваши реальные отношения с получателями. Избегайте скучных и старомодных выражений вроде «Gentleman» или «Dear Sir or Madame». Подобные обращения слишком архаичны, а вы наверняка хотите, чтобы вас считали человеком, который идет в ногу со временем.

Хотя выражение «To Whom It May Concern» до сих пор используется в электронной почте, судя по всему, его дни сочтены. В рассылках предпочтительно использовать нейтральное и деловое «All». Некоторые авторы смягчают обезличенность такого начала, добавляя «Dear» – «Dear All». С той же целью можно использовать и другие варианты: «Dear Team», «Dear Crew», «Dear Coworkers» и т. д.

Drew,

Предмет обсуждения

I’ve enjoyed working together with you on Lumina Corp. accounts over the last year. Our business relationship has not only been mutually beneficial, but also transparent and reliable. That’s why I feel certain you will pleased to be working with Gustaf Sorin.

Профессиональное досье

Gustaf is taking over my position in the Vector sales department as Associate Sales Manager of the Poetics account. Formerly a Consultant at Duncan & Doolittle, Gustaf was a valuable member of the Marketing Task Force for the full range of Vector’s Poetics SW. His ready grasp of the specifications, performance and potential of the Poetics systems caught Vector’s eye. And it’s no wonder, because Gustaf has an impressive background in systems programming.

Ожидания

I feel certain that Gustaf will thoughtfully address your concerns about Poetics SW with the same honesty and knowledge that you’ve come to expect from Vector. He will be in touch with you in the coming days about the imprint issues we discussed last month.

Подтверждение доброй воли

Please get back to me if there’s any information that I can supply.

Объяснение – это типичная стратегия письменной речи, так хорошо известная, что мы недооцениваем ее значение. Разве не каждый может объяснить, почему тот или иной сотрудник – хороший исполнитель или как выглядит новая упаковка?

Представьте себе, нет. Разные цели объяснения требуют разных приемов для достижения результата. Объяснение сочетает описание, повествование, примеры, анализ и другие техники. При этом многие люди считают, что в два счета справятся с объяснениями, не давая себе труда подумать, что они делают. Результаты говорят сами за себя.

Когда вы сообщаете о чьем-то повышении в должности, у собеседника возникает вопрос: «Почему этот человек получил назначение?» Рассказывая, как он продвигался по службе, опишите его опыт в обратной хронологии. В этом случае последняя должность воспринимается как закономерный итог прежних достижений.

Расскажите об образовании и квалификации нового сотрудника, начиная с настоящего момента. Каждое предложение должно вытекать из предыдущего. Новичок получил место не просто так. Раньше он занимал должность W, где достиг X. До этого он работал Y. А еще раньше Z. Повествование ведется от настоящего к прошлому: это помогает сделать акцент на результатах. Главную роль в цепочке играют последние события.

Вопрос «как» предполагает описание процесса, а значит, требует рассказать о событиях по порядку и показать, что одно вытекает из другого. Хронология определяет последовательность этапов, причинно-следственная цепочка увязывает их между собой. Первая укладывает кирпич к кирпичу, вторая служит строительным раствором.

Хронология и причинно-следственные связи описывают процесс разными способами и дают разные результаты. Хотя оба метода позволяют уяснить суть происходящего, хронология более нейтральна. Читатель может истолковать процесс на свое усмотрение. Причинно-следственная цепочка не оставляет такого шанса: события связаны между собой и закономерно приводят к конечному результату.

Есть два основных подхода к описанию объекта или места. Мы либо начинаем с общей картины, а потом переходим к деталям, либо поступаем наоборот. Если вы хотите описать упаковку для кукурузных хлопьев, можно начать с ее размеров, а закончить описанием картинки, где изображены дети, с аппетитом поедающие завтрак. Или сделать все наоборот и начать с подробностей.

Выбрав второй путь, описывайте объект последовательно, двигаясь по часовой стрелке, против часовой стрелки или по воображаемой координатной сетке. К примеру, если вам нужно описать структуру веб-страницы, начните с шапки, затем перейдите к левой колонке и двигайтесь вправо.