Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Mick,

Предмет обсуждения

Thank you for your e-mail of Sept. 21, requesting an extension of Vector’s credit line. The request for 50K is likely to be approved in the future, provided:

Список условий

• variance figures meet threshold requirements of 7M

• products and operations diverge shared lines

• weighed capital is at 10 percent of the 15M marker

Отказ

As present, the financial report is far from transparent. Lumina cannot accept greater exposure without a better idea of what we’re dealing with.

Подтверждение доброй воли

Please give me a call if you want to discuss this further.

Поскольку бизнес опирается на взаимоотношения, люди стремятся поддерживать и упрочивать деловые связи. Возможно, вы еще не раз встретитесь с тем, с кем переписываетесь по электронной почте.

Каким вы хотите остаться в памяти адресата? Собранным, вежливым и тактичным или грубым и бесцеремонным?

Оставьте дверь открытой. Если вам нужно отказать адресату, сделайте это в корректной форме. Правильная подача помогает смягчить даже самые неприятные новости. Опытные предприниматели знают: то, что на первый взгляд кажется поражением, может обернуться возможностью.

Отказ, как и согласие, редко бывает безоговорочным – и то и другое зависит от обстоятельств. Если коммерческие факторы меняются, меняется и решение. Вместо того чтобы сказать: «This wasn’t good enough» или «That wasn’t right», – объясните адресату, какие требования он должен выполнить, чтобы достичь цели. Если вы покажете ему, к чему стремиться, мяч снова будет на его стороне.

Один из самых простых и удачных способов привлечь внимание к информации – представить ее в виде маркированного списка. Он выделяется на фоне остального текста, а двоеточие после заголовка придает ему официальный оттенок. Благодаря этому список сразу притягивает взгляд.

Восприятие информации зависит от ее подачи. Один и тот же список вызывает разную реакцию, когда спрятан в тексте или когда размещен посредине страницы. В первом случае читатель отвлекается на другую информацию, во втором – сосредотачивается на выделенном фрагменте.

Выделить позиции списка можно разными способами, например с помощью тире (–) или буллитов (•). Цифровые маркеры усложняют текст и отвлекают внимание.

Цифры подразумевают иерархическую группировку данных. 1 важнее 5, а 5 важнее 17. Нумерация позиций несет определенный смысл, поэтому мозг тратит время на обработку дополнительной информации.

Тире и буллиты равноправны. Четвертый пункт в маркированном списке не отличается от первого. Читателю не приходится размышлять, что важнее.

Нейтральные маркеры не требуют, чтобы позиции перечислялись в определенной последовательности. Они облегчают текст и уменьшают объем информации, которую нужно осмыслить.

Не стремитесь к оригинальности. Маркеры, имеющие непривычный или экстравагантный вид – перо или цветочек, – в деловой переписке выглядят нелепо.

Правила написания чисел в e-mail не так строги, как в традиционной переписке. То, что на бумаге пишется словом, в электронном письме можно заменить цифрами – например, 15 вместо «fifteen». Двести долларов в электронном тексте будут выглядеть скорее так $200, чем так $200.00. Вариант «two-hundred U.S. dollars» встречается еще реже.

Скорость обмена информацией сказывается и на подходе к обозначению денежных сумм. $75K успешно заменяет $75,000.00, а 800B – 800,000,000,000.

Сокращать длинные числа помогают аббревиатуры: K – тысячи, M – миллионы, B – миллиарды, а T – триллионы. Названия денежных единиц никогда не пишутся полностью, а обозначаются соответствующими символами.

Если названия денежных единиц совпадают и это может вызвать путаницу, используются международные сокращения: EP для египетского фунта или AD для австралийского доллара.

В официальных документах числительные до сих пор пишутся полностью. В этом случае они будут выглядеть так: «fifty-five billion United States of America dollars». Но когда сотрудники компании обмениваются электронными сообщениями между собой или с деловыми партнерами, эффективность коммуникации важнее традиций.

Sonya,

Предмет обсуждения

As I mentioned today, July 13, on the phone, Vector, Inc. is committed to maintaining our business relationship with Lumina. Mutual profitability is the reason behind our request to amend our supply contracts as soon as possible.