Бернард Ламб - Говори как английская королева / The Queen’s English and how to use it

Приветствие, обращение и основная часть письма должны быть расположены в той же последовательности, что и в обычном письме. Формат факса позволяет перейти сразу к основной цели сообщения. Будьте лаконичны (но в меру), удалите устаревшие канцелярские формы, которые часто встречаются в деловой переписке.

Главное в деловом общении – уметь передать суть своего послания кратко и профессионально.

Пишите электронное письмо так, как если бы вы писали традиционное письмо на бумаге и задавайте себе вопрос: «Что бы я подумал, если бы получил такое сообщение?»

Электронная почта позволяет быстро обмениваться мнениями и информацией. В таком случае можно опустить официальное приветствие и прощание в следующих за первым письмах, особенно если ваш собеседник уже так поступил. В переговорах по электронной почте в первую очередь необходимо убедиться, что между собеседниками достигнуто взаимопонимание. Переписка здесь может продолжаться в достаточно быстром темпе до тех пор, пока собеседники не будут удовлетворены достигнутыми результатами.

Электронная почта устранила пространственные преграды, но не отменила правила этикета. Поэтому в большинстве случаев следует начинать с ‘Dear Mr X’, а не с ‘Hi there!’ Никогда не обращайтесь к собеседнику по имени, если между вами не установлен личный контакт, хотя бы в письмах или по телефону. Решение деловых вопросов с помощью электронной переписки может казаться обезличенным, поэтому контакты по телефону также эффективный способ наладить связи.

Отвечайте на электронные письма немедленно. Оперативное ‘I’ll get back to you’ лучше, чем полное молчание.

Не забывайте и о том, что электронная почта не предназначена для передачи данных, не подлежащих разглашению, во всяком случае, если они не зашифрованы. При необходимости переслать конфиденциальную информацию отправьте лучше личное письмо. Отметьте письмо как конфиденциальное, если не знаете точно, кто его может прочитать.

Если в письме есть информация о прикрепленном вложении, а самого вложения нет, это может вызвать у получателя неприятное чувство досады. Убедитесь, что прикрепили все необходимые файлы.

Это упражнение частично основано на реальных документах некой фирмы, только ее название и номера телефонов изменены. Найдите ошибки или пропуски, но не зацикливайтесь на пропущенных the в этих итоговых документах:

B. Z BUILDING SERVICES

U.K

TEL 0800 914 7913 MOB 0790067785

CUSTOMERS DETAILS

DESCIPTION OF WORK

1. To take out lose bricks on back of property were needed.

2. To supply and lay new bricks maching in with old.

3. To supply and coat bricks with p.v.a.

4. To repair guttering where needed.

5. To re coat walls with t.m.c. fine textured wall coating where windows have been replaced. Colour of coating waterlily

7. New step to be re built

TOTAL .3.500

DEPOSIT .1.500 RECIEVED

OUSTANDING .2.000

All work as been carried out to customers satisfaction

ALL WORK CARRYS A 15 YEAR GUARANTEE FROM DATE OF COMPLETION

В документе отсутствуют имя и адрес автора документа. Ведь нельзя же активировать гарантию по номеру телефона.

В таких документах использование определенного или неопределенного артиклей не имеет значения.

В первых двух строчках после вторых букв в сокращениях отсутствует точка. В акронимах, вроде UK , точки должны стоять или после всех букв или полностью отсутствовать. В номере мобильного телефона опущена последняя цифра, поэтому дозвониться я не смогу.

В слове CUSTOMERS необходимо поставить апостроф, а в слове DESCIPTION – букву R.

1. правильные слова loose и where .

2. должно быть matching .

5. recoat вместо re coat и fine-textured вместо fine textured .

После пунктов 5 и 7 отсутствуют точки, хотя в остальных позициях они есть.

7 пункт должен быть под номером 6, и вместо re built следует писать rebuilt .

В числах, обозначающих суммы, стоят точки, хотя там должны быть запятые. Таким образом, в оригинале у нас получается сумма, тысячекратно превышающая реальную.

RECIEVED нужно исправить на RECEIVED.

В слове OUSTANDING отсутствует буква ‘T’ .

Вместо as должно быть has .

CARRYS необходимо заменить на CARRIES.

Между числом 15 и YEAR должен стоять дефис.

Очень важно понимать значения часто употребляемых иноязычных слов и выражений, чтобы не быть застигнутым врасплох, когда кто-то другой их использует. Если вы используете иноязычные слова в своей письменной речи, убедитесь, что читатели поймут вас, иначе им может показаться, что вы просто пижоните.