Бернард Ламб - Говори как английская королева / The Queen’s English and how to use it

• Дайте омоним к слову soil (земля) и омограф к beat (наносить удары).

• Вспомните известные вам примеры игры слов и разберите, на чем основано их действие. Одинаково ли они понятны в письменной и устной речи?

Даже если вы не пишете деловые письма сами, наверняка вы их получаете и вынуждены в них вникать.

Главная цель деловой переписки – общение, и для этого более всего подходят простые понятные слова. К сожалению, столкнувшись с необходимостью написать деловое письмо, многие поступают так, будто обычной повседневной речи не существует.

Подобрать и скомпоновать информацию – важный этап написания делового письма. Если информации недостаточно, то возникает опасность «переливания из пустого в порожнее». Если ее слишком много, адресат может «потонуть» в этом изобилии.

Главные принципы таковы:

Ясность – Простота – Краткость

Чересчур замысловатый стиль письма приведет к утрате ясностии простоты,необходимых для его понимания адресатом. Если же вы «растекаетесь мыслью по древу», то основа хорошего письма, краткость, также будет утрачена.

Рассмотрим несколько советов, которые помогут вам начать письмо:

• Дайте сырым мыслям дозретьу вас в голове. Часто мы не можем начать, потому что мысли, которые хотим высказать, не до конца оформились. Не торопитесь, пусть они немного «потомятся», но и не откладывайте письмо надолго, оправдывая свою медлительность тем, что вы еще не всё обдумали.

• Обсудите свои мысли еще с кем-нибудь. Обсуждение планов и идей может способствовать появлению новых, а также помогает лучше их сформулировать.

• Записывайте то, о чем думаете. Для начала просто набросайте все свои идеи на бумаге или в компьютере в произвольном порядке. Не останавливайте поток мыслей. Изложите все, что вам пришло в голову, в короткой заметке, чтобы не пришлось писать слишком много. Затем перечитайте написанное. Расположите информацию в логической последовательности и напишите черновик на основе заметки.

• Используйте принцип наглядности. Диаграммы, блок-схемы, зарисовки или ассоциативные карты помогут вам сделать свои идеи более понятными. Слова – не единственный способ изложить мысли на бумаге. Пересмотрите визуальные элементы, чтобы придать требуемую структуру тому, что вы хотите непременно включить в письмо.

• Пишите, не редактируя. Грамматика, пунктуация и правописание не имеют значения на начальном этапе. Первый шаг – фиксирование идей. Привести в порядок написанное вы сможете чуть позже.

Письменный текст должен быть интересным и удобным для чтения, а также четко и однозначно передавать смысл написанного.

Ли Якокка, бывший исполнительный директор Chrysler , был решительно против попыток впечатлить адресата с помощью стиля письма. Ниже приведен отрывок из его автобиографии, который имеет непосредственное отношение к нашей теме:

Говоря по-английски, будьте лаконичны. Как-то я прочел документ, состоящий из 15 страниц, понять который мне стоило больших усилий. Я позвонил автору и попросил объяснить, в чем суть этого фолианта. Он управился ровно за две минуты. Он указал, что мы делали не так и как это исправить, и дал свои рекомендации. Когда он закончил, я поинтересовался, почему он не изложил в документе все так, как только что мне рассказал. У него не было внятного ответа. Единственное, что он сказал: «Нас так учили».

Мудрому совету Якокки стоит последовать каждому из нас: чем проще и лаконичнее, тем лучше.

Основные стилиможно разделить на три группы:

• Официальный: The newly inaugurated copying system has enjoyed a most favourable reception .

• Доброжелательный: Our new copying system is just great .

• Фамильярный: Our new copying system has become very popular with the departments that use it.

Чем официальнее стиль, тем больее мы склонны использовать менее привычные слова и более сложные формы глаголов, например, пассивный залог. Другая крайность – фамильярный стиль, которому свойственно употребление сленга и неполных предложений.

Выбор стиля зависит от вкуса автора и его личных предпочтений, правил, заведенных в вашей организации и, что наиболее важно, от особенностей восприятия и ожиданий вашего читателя/читателей. В наши дни участники делового общения предпочитают более лаконичные и простые для понимания тексты, оптимальным вариантом считается стиль доброжелательный.