Бернард Ламб - Говори как английская королева / The Queen’s English and how to use it

В большинстве организаций служебные записки являются неотъемлемой частью рабочего процесса. Необходимо передавать сообщения с указаниями, просьбами о предоставлении информации, подтверждениями договоренностей от сотрудника к сотруднику.

В некоторых случаях служебные записки более соответствуют цели, чем телефонные звонки или личное общение, например, когда возникает необходимость:

• передать точную информацию сразу нескольким людям;

• разослать подтверждение даты, времени и места встречи большому числу людей;

• зафиксировать в письменном виде информацию, действия или решения, достигнутые на встрече или конференции;

• документально подтвердить принятое решение или договоренность;

• сообщить информацию, стратегию, дать указания отдельному лицу.

Служебная записка должна касаться только одной темы. Не объединяйте сообщения на разные темы в одну служебную записку, иначе получатель может что-то не заметить. Наше внимание избирательно, и мы нуждаемся в правильно расставленных приоритетах.

Информацию необходимо изложить в такой последовательности, которая позволит читателю легко понять суть послания. Служебная записка должна содержать следующие пункты:

• вступительное предложение или абзац, содержащее цель записки;

• отдельно выделенные основные пункты в виде простых понятных предложений. Более длинные служебные записки должны быть разделены на абзацы, каждый из которых освещает одно из положений;

• заключительное предложение, содержащее информацию о необходимых действиях и времени, когда их нужно предпринять.

Каждая служебная записка должна:

• содержать дату и порядковый номер (в случае необходимости);

• указывать на отправителя и получателя;

• содержать тематический заголовок;

• отражать каждый ключевой момент в отдельном абзаце;

• точно указывать, какое действие необходимо предпринять;

• содержать информацию о том, кто из сотрудников ответственен за выполнение поручения.

Существует большое разнообразие способов передачи сообщений в письменной форме – на бумаге традиционной почтой, по телефону с помощью факса или даже с помощью текстовых сообщений, а также по электронной почте. Какой бы способ вы ни использовали, развитые навыки письма всегда пригодятся, а приобрести их не так уж и сложно. Главное, пишите свое сообщение как можно более понятно.

Поскольку вы знаете, к кому обращаетесь, сделайте стиль своего письма максимально комфортным для адресата. Если вы получили старомодное, высокопарное послание в канцелярском стиле, вы не обязаны отвечать в том же духе. Пусть ваше письмо будет написано в простой доброжелательной манере – подайте хороший пример! Постарайтесь узнать получше своих читателей – наблюдайте, как они реагируют.

Главный компонент хорошо написанного письма – вежливость:

• отвечайте на письма безотлагательно;

• пишите имя и должность адресата без ошибок;

• будьте внимательны и искренни.

Выражайте свои мысли ясно . Избегайте двусмысленности; следите за расстановкой знаков препинания; правильно употребляйте прилагательные и наречия.

Будьте лаконичны. Краткость подразумевает тщательный подбор слов; не используйте слов и выражений, которые не содержат дополнительной смысловой нагрузки и связаны с употреблением избитых клише; также откажитесь от жаргона и канцелярского стиля.

Не допускайте ошибок.Убедитесь в том, что факты, данные, подробности и вся информация соответствуют действительности. Тщательно проверьте текст на наличие грамматических, пунктуационных и особенно орфографических ошибок.

Не допускайте пробелов. Включите в текст письма всю необходимую информацию и ответы на заданные вам вопросы для удобства адресата, с одной стороны, и достижения своей цели, с другой. Если есть приложение, не забудьте его прикрепить.

Будьте учтивы. Тщательно подбирайте слова, чтобы задать письму соответствующий тон, который мог бы создать у получателя «образ» дружелюбной, отзывчивой, заинтересованной личности.

Правильный факс должен быть коротким – метры факсимильной бумаги отпугнут читателя. Как и в служебной записке, в факсе должны быть указаны тема и имя получателя. Нет необходимости помещать эти данные в верхнем левом углу.