Алексей Гладкий - Компьютер для бухгалтера

После этого последовательно нажмем кнопки ОКв данном окне и в окне формирования оглавления – результат выполненных действий представлен на рис. 2.21.

Рис. 2.21.Документ с автоматически сформированным оглавлением

Как видно на рисунке, оглавление нашего документа сформировано в верхней части окна, там, где до этого был установлен курсор (см. рис. 2.19). Оглавление включает в себя два элемента: заголовок документа и подпись под его рисунком, каждый из которых находится на первой странице.

Если бы в нашем документе использовались заголовки разных уровней (не только первого, но и второго, третьего и т. д.), то в оглавлении была бы соблюдена вложенность разделов, то есть внешне оно напоминало бы иерархический список.

В электронных бухгалтерских документах часто бывает необходимо наличие гиперссылок. Вопервых, с их помощью производиться быстрый переход к нормативнозаконодательным актам (они могут находиться как в Интернете, так и на локальных либо сетевых дисках), подтверждающим те либо иные положения документа. Вовторых, некоторые бухгалтерские документы являются взаимосвязанными и рассматриваются комплексно: это касается, например, форм регламентированной бухгалтерской отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и др.). С помощью гиперссылок можно быстро переходить между этими документами, а также между отдельными позициями в документах. Возможны и другие ситуации, когда наличие в бухгалтерском документе гиперссылки на другие регистры, источники и т. п. является обязательным.

В этом разделе мы на конкретном примере продемонстрируем, как вставляются гиперссылки в редакторе Word. При этом будем использовать документ, с которым мы работали в предыдущих разделах (см. рис. 2.13 и 2.21).

Предположим, что нам необходимо вставить ссылку, с помощью которой из данного документа осуществлялся бы быстрый переход к текстовому файлу Primer.txt, который находится на локальном компьютере в папке D: \Пример. Ссылкой у нас станет первый пункт маркированного списка – Позиция 1.

Итак, выделим текст Позиция 1, откроем на ленте Word вкладку Вставка, нажмем на ней кнопку Ссылкии в открывшемся меню выберем пункт Гиперссылка. В результате выполненных действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.22.

Рис. 2.22.Вставка гиперссылки на файл

В данном окне в поле Текстпо умолчанию отобразится текст нашей гиперссылки – Позиция 1. При необходимости его можно отредактировать с клавиатуры, но в нашем примере мы оставим его без изменения.

В поле Папкаиз раскрывающегося списка выберем диск D, а затем (в расположенном ниже поле) откроем папку Примери выделим курсором требуемый файл (см. рис. 2.22). При этом автоматически будет заполнено поле Адрес, расположенное в нижней части окна.

После выполнения указанных действий нажимаем кнопку ОК – результат представлен на рис. 2.23.

Рис. 2.23.Гиперссылка в тексте документа

Как видно на рисунке, первый пункт маркированного списка превратился в гиперссылку. Напомним, что по умолчанию в Word гиперссылки работают следующим образом: нужно нажать клавишу Ctrlи щелкнуть мышью на гиперссылке. После выполнения этих действий применительно к нашей гиперссылке на экране откроется окно текстового редактора, в котором будет представлен текст файла Primer.txt.

Обычно в бухгалтерской практике и вообще в делопроизводстве для вставки в электронный документ готового текста используется буфер обмена: в него копируется предварительно выделенный текстовый фрагмент, который затем вставляется в требуемое место документа.

Данный метод прост и удобен, когда речь идет о том, чтобы копирование и последующая вставка текста осуществлялись в пределах одного документа. Это также удобно в случаях, когда нужно скопировать текст из одного документа (это может быть не обязательно документ Word, но и, например, документ формата *.txt, *.html и др.) в другой. Но если необходимо скопировать тексты нескольких документов в какойто один документ, то использование буфера обмена не всегда удобно: ведь нужно открыть документ, скопировать из него текст, вставить в текущий документ, затем открыть другой документ, скопировать из него текст и вставить его в текущий документ, после этого нужно открывать третий документ и т. д.