Ян Ван Бон - ИТ Сервис-менеджмент. Введение

• Бюджет отдела продаж и маркетинга– если бюджет определяется объемом продаж, то большая часть работы ложится на отдел маркетинга. Для составления хорошего бюджета крайне необходимы точная оценка и анализ заказчиков, рынков, регионов сбыта, продуктов и т. д.

• Производственный бюджет– включает подробную информацию о предоставляемых услугах: количество, время поставки, необходимые затраты рабочей силы и материалов и т. д.

• Административные бюджеты– исходя из планируемых услуг необходимо определить бюджет на накладные расходы для соответствующих отделов, например, производственного отдела, отделов продаж и распространения, исследований и разработок и т. д.

• Бюджет на затраты и инвестиции– этот бюджет складывается из затрат, заложенных в вышеуказанные бюджеты. Бюджет инвестиций определяет расходы, связанные с заменой и приобретением средств производства. В нем могут также учитываться инвестиционные проекты, начатые в прошлом году.

Бюджетный период

Лучшим выбором для бюджетного периода является финансовый год. Для проведения регулярного сопоставления фактических и запланированных в бюджете цифр бюджетный период делится на месяцы или другие равные промежутки времени, например, четырехнедельные периоды.

В некоторых видах бизнеса составляется не только подробный годовой бюджет, но и делается общий прогноз на три года или пять лет. Такой прогноз дает высшему руководству информацию о перспективах на более длительный период.

11.4.2. Бухгалтерский учет

Для того чтобы иметь возможность руководить ИТ-организацией как бизнес структурой, необходимо определять и понимать все затраты, связанные с использованием ИТ. Затраты должны быть определены, даже если соответствующий счет не выставляется заказчику Контроль затрат возможен только при их четком понимании. Здесь не столько важно определить второстепенные затраты, сколько определить способы структурирования затрат. Это даст лучшее понимание путей расходования денег.

Одной из главных операций бухгалтерского учета является определение элементов затрат. Такая структура затрат определяется на один год, после чего она может быть пересмотрена. В большинстве случаев метод учета затрат выбирается в момент согласования структуры элементов затрат с бизнес-руководством. Поэтому она должна быть совместима с методами, используемыми в компании. Во многих случаях затраты учитываются по каждому подразделению, заказчику или продукту. Однако в идеале структура должна отражать предоставляемые услуги. Даже если этот процесс не используется при выставлении счетов, ИТ-организация может посчитать полезным создать структуру затрат на основе структуры сервисов, определенных в Каталоге Услуг.

На рис. 11.4 показан пример иерархической структуры сервисных элементов, определенных ИТ-организацией для предоставления услуг. В этой структуре сервисные элементы нижнего уровня поддерживают элементы более высокого уровня. Чем выше положение элемента в структуре, тем выше его значимость для бизнеса.

Рис. 11.4. Пример структуры сервиса

После определения сервисных элементов необходимо определить элементы затрат, которые затем подразделяются на единицы затрат, такие как персонал, аппаратное, программное обеспечение, накладные расходы и т. д.

Преимущество структурирования элементов затрат в соответствии с элементами сервиса заключается в том, что становятся отчетливо видны расходы на аппаратное, программное обеспечение и поддержку услуг. В дополнение к структуре прямых затрат, показанной на рис. 11.4, возможно, компания примет также решение о распределении косвенных затрат по услугам. Чем более детализированной будет структура сервиса, тем легче будет понять распределение затрат. В качестве альтернативы в каталоге могут быть указаны только три стандартных рабочих станции, которые включают в себя все. В этом случае в схеме будет только три столбца и гораздо меньше элементов затрат. Такая структура может быть проще для понимания, но при этом уменьшится уровень детализации информации. Например, может быть непонятно, на какой элемент должны быть распределены затраты на поддержку сети, из-за чего будет невозможно определить необходимый для нее уровень поддержки.