Ольга Правук - Неликвиды и излишки - как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить прич

Идеальным является вариант расчета оптимального уровня удовлетворения спроса складскими остатками, который будет учитывать и прибыль от выполненных заказов, и затраты на содержание необходимых страховых запасов. Но если вы пока не готовы к этому, то нужно помнить, что самым высоким оптимальным уровнем удовлетворения спроса из остатков считается 97–98 %, при более высоком уровне затраты возрастают экспоненциально.

Для оптимизации процесса установления нормативов по удовлетворению спроса остатками рекомендуется устанавливать их по товарам с учетом их вклада в продажи и прибыль компании. В этом поможет АВС-анализ. После проведения АВС-анализа по параметрам «количество запросов клиентами» и «маржинальная прибыль по позиции за определенный период» необходимо назначить разным группам разный уровень удовлетворения спроса остатками директивно. При этом учитывать, что для товаров группы А этот норматив должен быть выше, чем для товаров группы С.

Большинства человеческих ошибок, которые приводят к неликвидам, можно избежать, просто автоматизировав соответствующие процессы. Кроме увеличения точности и достоверности данных, а также скорости их обработки, вы освободите сотрудников отдела закупок от рутины, и они смогут решать более творческие задачи — например, как перевести отношения с поставщиком на партнерский уровень или хотя бы как вернуть ему обратно неликвиды. Настройка же предупреждений и запретов при проведении заведомо некорректных операций в корпоративной информационной системе позволит создать защиту от случайных и злонамеренных искажений информации.

На сегодняшний день я чаще всего встречаю частичную автоматизацию некоторых расчетов в управлении запасами. То есть формирование документов происходит в корпоративной информационной системе, а расчеты производятся в таблицах Excel. Самыми главными проблемами ручных расчетов являются низкая производительность труда и высокая вероятность ошибки, так называемый человеческий фактор.

Почему автоматизация бизнес-процессов планирования поставок может помочь в вопросе недопущения неликвидов и излишков?

Во-первых, предотвращение ошибок, допускаемых при ручных расчетах. По оценкам специалистов, ошибки при составлении заказа могут составлять до 381 %. Большинства из них можно избежать с помощью автоматизации. Мы здесь не говорим о халатном отношении к своей работе, при которой менеджеру по закупкам вообще всё равно, каким будет результат расчетов — дефицит или неликвиды. В этом случае никакая автоматизация (да и вообще никакие меры по оптимизации) не поможет. На мой взгляд, от таких сотрудников нужно избавляться как можно скорее. Кроме того, что из-за них могут возникать проблемы с запасами, присутствие такого сотрудника способно разлагать атмосферу в коллективе.

Во-вторых, автоматизация планирования поставок позволяет унифицировать бизнес-процесс и методику расчета. В компаниях, где работает несколько сотрудников, занимающихся расчетами заказов для поставщиков, чаще всего проблемы связаны с тем, что у разных сотрудников разная подготовка и квалификация: кто-то делает эту работу квалифицированно, без ошибок и оперативно, у них не возникает сложностей с этим вопросом, а кто-то недостаточно подготовлен, что может привести к ошибкам и неверным расчетам. Автоматизация позволяет всем сотрудникам применять оптимальные бизнес-процессы и методики расчетов.

В-третьих, в случае отсутствия автоматизированных инструментов существует опасность того, что компания может попасть в зависимость от опытного менеджера по закупкам. Как это выглядит? Когда менеджер по закупкам работает долго в компании, он хорошо знает и понимает товар, продажи и поставщиков, и его расчеты заказа поставщикам достаточно качественные в силу этих знаний. Такой сотрудник высоко ценится в компании, у него высокая оплата труда и различные преференции. Но есть вероятность, что такой сотрудник может начать «выкручивать руки», постоянно требовать повышения зарплаты и т. д. Новому сотруднику понадобится очень много времени, чтобы приобрести этот опыт, и, кроме того, будет допущено много ошибок при заказе товаров. Знакомы с пословицей «У каждого врача есть свое кладбище»? Так и у менеджера по закупкам есть свое «кладбище» неликвидов. Чаще всего в автоматизированных инструментах заложены оптимальная методика и бизнес-процесс расчета формирования заказа, это позволяет унифицировать расчеты, при этом период адаптации новых сотрудников значительно уменьшается.