Ольга Правук - Неликвиды и излишки - как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить прич

3. Следующей ошибкой в планировании, которая может приводить к возникновению неликвидов и излишков, может быть то, что при прогнозировании продаж на будущее собственник компании, топ-менеджер установил свои показатели объема продаж — исходя из желаемого объема прибыли. Если эти объемы потом подкрепляются специальными мероприятиями по его продаже, проводимыми отделами продаж и маркетинга, то такие планы выполняются. Но если этого не происходит, то товары, которые закупили под эти планы, вероятнее всего, станут неликвидами или излишками. Особенно это относится к компаниям, которые работают с дальними поставщиками, скорость реагирования в данном случае невысокая. Справедливости ради нужно сказать, что чаще всего собственники лучше чувствуют и понимают рынок, на котором работает компания, конкурентов и клиентов, понимают тенденции в продажах и т. д. Но иногда такое определение объемов может привести к тому, что товар отдел закупок привезет на склад, а вот продать его не получилось. В результате образовались неликвиды и излишки.

4. Еще одной ошибкой в планировании является то, что в компании не оценивается точность прогнозирования. От того, насколько точно будет прогнозироваться будущий спрос, зависит, будут ли в компании неликвиды и дефициты. Безусловно, 100 %-й точности прогнозов не будет, но чем выше этот показатель, тем эффективнее управление запасами и в конечном счете работа компании в целом. Мониторинг показателей точности или ошибок прогнозирования и дальнейший анализ причин позволяют значительно увеличить его точность. Тем компаниям, которые не отслеживают этот показатель, рекомендую вести такую работу, она существенно влияет на качество планирования, эффективность управления запасами в целом и на снижение уровня неликвидов — как следствие. Важно, чтобы эта работа была регулярной и включала в себя анализ причин отклонений прогнозного значения от фактического, а также планирование шагов для улучшения качества прогноза.

Причиной возникновения неликвида или излишков может стать и ошибка менеджера при планировании. Она может быть совершена как по невнимательности или ввиду большого объема ручных расчетов, так и по незнанию методов планирования и формул для расчета заказа поставщикам, сути параметров управления запасами. Что касается ошибки в ручных расчетах, то могу указать, что, действительно, во многих компаниях работа отделов закупок и управления запасами не автоматизирована и все расчеты производятся в таблицах Excel. Чем больше ассортимент компании, тем больше таблицы. И, следовательно, выше вероятность ошибки.

При ручных расчетах влияние человеческого фактора значительно, его сложно каким-то образом учесть и предотвратить. Есть исследования, что ошибки при таких расчетах могут достигать порядка 381 %. В таких компаниях менеджеры по закупкам и управлению запасами большую часть своего времени тратят на расчеты, зачастую их необходимо делать несколько раз: могут измениться какие-либо условия, появиться финансовые ограничения и т. д. В результате основное рабочее время уходит на такие ручные расчеты, и очень часто сотрудники задерживаются на работе до вечера. Я считаю, что длительная работа в таком режиме приводит к значительному снижению работоспособности и производительности труда. Вообще, не автоматизированные процессы характеризуются низкой производительностью труда.

Безусловно, проверка расчетов и согласование руководителями отделов заказов поставщикам снижают вероятность таких ошибок, но такая двойная проверка еще и уменьшает производительность труда и эффективность отдела /подразделения в целом.

Хорошим решением в таких ситуациях является автоматизация процессов расчета заказа поставщикам, планирования продаж и поставок. На рынке появляется всё больше и больше предложений по автоматизации управления запасами. Для компаний с ассортиментом более 100 номенклатурных позиций это уже необходимость. Несмотря на то что чаще всего стоимость таких решений значительна, вложения в них быстро окупаются.

Специалисты по закупкам и логистике могут ошибаться при планировании поставок, расчете заказа поставщикам по той причине, что они не знают основ управления запасами и того, как рассчитывать заказы поставщикам. Безусловно, решением в данной ситуации станет повышение квалификации сотрудников. Так сложилось, что большинство сотрудников отделов закупок и управления запасами не имеют профильного образования. Чаще всего они набирают опыт уже в процессе работы. От того, какой квалификацией обладают сотрудники, которые рассчитывают заказы поставщикам, во многом зависит наличие/отсутствие проблем с обеспечением товаром и то, какой объем неликвидов будет в компании.