Михаил Рыбаков - Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Пример 70. Любовь Малютина, маркетинг-директор, группа Societe Generale – Русфинанс Банк; консультант по маркетингу: «В моем текущем проекте, и из консалтингового опыта, у меня сложилась такая система коммуникаций:

1. Полноценные регулярные (и здесь главное слово – регулярные) собрания по проекту.

2. Их протоколирование и рассылка протоколов всем участникам проекта (практика показывает, что люди просто забывают то, о чем договорились, и теряют время на вспоминание или выполнение того, что вообще от них не нужно).

3. Все коммуникации проекта – групповые . То есть все письма, касающиеся проекта, рассылать ответственным лицам проекта, и в копиях – тем, кто должен быть в курсе, как движется проект, чтобы понимали, когда будет пора включиться.

4. Все коммуникации проекта маркированы , т. е. тема писем по проекту не изменяется в ходе проекта и обозначена определенным образом в электронной почте, например, по названию проекта».

Разработайте «План управления коммуникациями» своего проекта в виде вышеописанной таблицы.

Включите в него основные информационные потоки.

Когда проект полностью спланирован, желательно зафиксировать эти планы в документе, который обычно называют «Сводный план проекта». В него входят WBS, календарный, ресурсный, финансовый планы проекта, план управления рисками, оргструктура, матрица ответственности и другие возможные документы.

Сводный план утверждается руководством компании и служит основой для последующего контроля проекта.

И вот вы полностью спланировали свой проект. Наступило время засучить рукава и приступить к его реализации. А значит, вам нужно:

• организовать его выполнение;

• контролировать и анализировать ход его выполнения;

• управлять изменениями.

Хотя это самый трудоемкий этап проекта, я не буду о нем много писать. Надо «просто» взять и сделать все то, что ранее запланировали.

Конечно, ни один проект не может успешно выполняться без контроля. У многих контроль ассоциируется с совещаниями, на которых грозный руководитель проводит «разбор полетов». Однако насколько эффективно «махать кулаками после драки»?

Чтобы управлять эффективно, нужно выстраивать систему контроля с самого начала разработки проекта и соблюдать ряд принципов.

• «Листья» вашей WBS являются элементарными объектами контроля, т. е. мы декомпозируем проект до того уровня, до которого хотим его контролировать [214] См. п. 4.3.1 «Управление предметной областью проекта». .

• Необходимо зафиксировать плановые значения(по объемам, срокам, финансам) для каждой работы проекта, чтобы в дальнейшем сравнивать с ними фактические цифры.

• Вам необходимо организовать процесс получения отчетных данныхв удобной форме с заданной периодичностью.

• Система контроля должна быть прозрачнадля вас, то есть вы должны понимать, что имеет в виду исполнитель или подрядчик, когда говорит, что сделал работу на 30 %.

• Вы можете применять как простой контроль(работа готова/не готова), так и детальный (любой процент выполнения от 0 до 100). Детальный контрольдает больше информации, но требует больше вашего внимания.

Таким образом, по ходу проекта вы отслеживаете фактические значения, анализируете и принимаете решения. Удобно, если ваша система выдает прогнозыпо срокам выполнения работ и финансам [215] Для прогнозирования разработан ряд методов, таких как «метод освоенного объема» (Earned value). Однако в российской практике он применяется нечасто. Его описание можно легко найти в специализированной литературе. .

Однако слишком усложненная система отчетности часто приносит больше вреда, чем пользы, поэтому всегда важен балансмежду анархией на одном полюсе и громоздкой бюрократией на другом.

В одной вертикально-интегрированной компании главный инженер дочерней структуры был вынужден нанять помощника, чтобы успевать готовить отчетность для головной компании. Одному начальнику – в такой форме, другому – иначе. А на реальную работу оставалось меньше половины времени. Причем должности для помощника предусмотрено не было, и девушку взяли «как бы» рабочим.