Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Заключительные пять процентов проектов могут потребовать целенаправленного применения одного или нескольких этапов модели естественного планирования. Она обеспечивает практические методы разрешения сложных ситуаций и эффективного продвижения проектов. У вас есть необходимость в большей ясности или более активных действиях по любому из ваших проектов? Если так, применение этой модели может стать основным фактором вашего прогресса.

Требуется больше ясности?

Если требуется больше ясности, вернитесь еще раз к этапам модели естественного планирования. Часто люди бывают очень заняты (действия), но все равно испытывают замешательство и недостаток понимания, в каком направлении двигаться. В этом случае нужно свериться со своим планом или создать его (организация). Если недостаток ясности отмечается на уровне планирования, возможно, стоит провести еще один мозговой штурм, чтобы собрать достаточно актуальных идей и информации для подтверждения правильности плана. Если в ходе мозгового штурма не появляется ясных, четких идей, необходимо вновь вернуться к визуализации результата, убедившись, что «фильтр» в мозгу будет снят для обеспечения мышления в формате «как что-то сделать?». Если результат/в и дение неясны, стоит вернуться к стадии анализа, зачем вы вообще занимаетесь этой ситуацией (цель).

Требуется больше действий?

Если необходимо больше действий, нужно двигаться дальше по модели планирования. Можно испытывать большой энтузиазм по поводу цели проекта, но не иметь ясности, как воплотить его в жизнь. Сегодня перед руководителем, как правило, сто и т задача улучшения качества рабочего процесса, но при этом зачастую у него не сформирована четкая картина желаемого результата. В этом случае нужно обдумать конкретные аспекты видения. Задайте себе вопрос: «Как будет выглядеть результат?»

Если вы сформулировали ответ на этот вопрос, но дело так и не сдвинулось с мертвой точки, возможно, стоит заняться задачами из разряда «как?», а также практическими деталями и перспективой (мозговым штурмом). Мне часто доводится общаться с клиентами, которые получили вполне конкретный проект, например «Внедрить новую систему оценки деятельности», но не могут продвинуться в его выполнении, просто потому что не уделили несколько минут тому, чтобы набросать идеи, что нужно делать.

Если у вас нет возможности провести мозговой штурм (часто это происходит, когда наваливаются другие, более срочные дела), требуется волевое усилие, чтобы оценить и принять решение относительно факторов, влияющих на выполнение проекта, которые необходимо организовать. Такое иногда случается, когда в ходе неформальной встречи по проекту возникает множество разных идей, но так и не принимается окончательное решение, какое конкретное действие нужно выполнить следующим.

Если же у вас действительно есть план, но дело все равно не продвигается, нужно оценить каждый пункт, руководствуясь вопросом: «Какой должен быть следующий шаг и кто должен его предпринять?» Однажды я общался с руководителем, ответственным за проведение крупной ежегодной конференции. Он поинтересовался, как они могут избежать прошлогодней ситуации, когда вся команда допоздна работала в авральном режиме накануне мероприятия. Он рассказал о разных аспектах подготовки конференции, а я уточнил, что из этого можно начать делать уже сейчас. После того как он выделил с пол­десятка направлений работы, мы прояснили следующее действие по каждому из них. Процесс пошел как раз вовремя, чтобы не допустить повторения прошлогоднего аврала.

Из двух предыдущих глав вы узнали о базовых моделях, помогающих сохранять максимальную продуктивность и контроль над ситуацией при минимальных усилиях на двух основных уровнях профессио­нальной и личной жизни: действия и проекты, по которым выполняются эти действия.

Вам не требуется новых навыков, чтобы увеличить продуктивность и снизить уровень стресса. Нужна лишь система в их применении.

Фундаментальные факторы неизменны: вы должны собрать все незавершенные задачи, обдумать каждую из них, а затем управлять результатами с помощью организации, обзора и действий.

Используйте модель естественного планирования для всех ситуаций, которые вам нужно завершить. Эта модель из пяти этапов поможет работать над проектом быстрее, легче и эффективнее.

Благодаря планированию вы начинаете дело, но, чтобы его завершить, нужна упорная работа.