Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Иногда оптимальный способ генерировать лучшие идеи о том, как добиться успеха, — попытаться понять, что в ситуации может пойти не так.

Все сказанное отнюдь не означает, что можно отказаться от критического мышления: все должно быть в меру и вовремя. Вы всегда должны отдавать себе отчет о потенциальных рисках любого подхода, если таковые имеются. Часто идеи, которые вызывают больше всего споров и критики, оказываются самыми лучшими. Разумнее всего понять, какие мысли у вас есть, и сохранить их для подходящего случая. При этом основными критериями должны стать включение и расширение, а не ограничение и исключение.

Стремитесь к количеству, а не качеству. Стремление к количеству заставляет мыслить шире. Часто бывает невозможно понять, что такое хорошая идея, пока она не появится. А иногда понять ценность идеи можно только по прошествии времени. Вы наверняка знаете, что совершать покупки в крупном магазине гораздо удобнее, потому что там больше выбор. То же самое верно и в отношении проектного мышления. Чем больше идей, с которыми можно работать, тем более уверенно вы будете чувствовать себя, обдумывая варианты действий и совершая свой выбор.

Оставьте анализ и организацию на потом . Анализ, оценка и организация мыслей не менее важны, чем творческое, нестандартное мышление. Тем не менее не они должны определять ваши действия на этапе мозгового штурма.

Составление списка тоже может быть проявлением творческого мышления. Это способ, например, очертить круг людей, которые должны быть в вашей команде, систематизировать требования заказчика к программному обеспечению или перечислить пункты бизнес-плана. Просто продолжайте накапливать все идеи и мысли, пока не настанет время переходить к следующему этапу — упорядочению и организации.

Организация

Если вы полностью освободили голову от всех идей, которые посетили вас во время мозгового штурма, вскоре начнется процесс естественной организации. Как отметил мой преподаватель английского языка, как только все ваши идеи окажутся у вас перед глазами, вы автоматически заметите естественные взаимосвязи и структуру. Именно это имеют в виду большинство людей, когда говорят об организации проекта.

План проекта определяет промежуточные результаты, которые затем могут планироваться естественным образом.

Под процессом организации, как правило, подразумевается определение компонентов и подкомпонентов, последовательности событий и/или приоритетов. Что должно произойти для получения итогового результата? В какой последовательности? От чего зависит успех всего проекта?

На этом этапе могут оказаться полезными самые разные инструменты структурирования, начиная со списков, нацарапанных на салфетке, до программного обеспечения для проектного планирования. Если проект требует основательного объективного контроля, понадобится иерархический план, где будут выделены компоненты и подкомпоненты, и/или диаграмма Ганта, на которой будут указаны стадии проекта с привязкой ко времени, независимые и зависимые элементы, а также ключевые события проекта.

Творческое мышление на этом не заканчивается — оно просто обретает иную форму. Как только у вас появляется основная структура, мозг начинает заполнять пустоты. Например, когда вы стараетесь определить три ключевые вещи, необходимые для реализации проекта, вы неожиданно можете найти и четвертую, и пятую вещи, когда они все вместе предстанут перед вашими глазами.

Основные аспекты процесса организации

Ключевыми шагами являются:

определение значимых частей проекта;

упорядочение их (по одному или нескольким критериям):

по компонентам;

по последовательностям;

по приоритетам;

детализация до нужной степени.

Я никогда не встречал двух одинаковых проектов, по которым бы требовалась одинаковая степень детализации и структурирования, чтобы их можно было не держать в голове и при этом успешно реализовывать. Однако почти во всех проектах можно применить творческое мышление, если при этом придерживаться разработанного плана.

Следующие действия

Заключительным этапом планирования является принятие решения по поводу распределения и перераспределения физических ресурсов для фактической реализации проекта. Вопрос, который необходимо задать на этом этапе: «Какое следующее действие нужно предпринять?»

Как уже отмечалось в предыдущей главе, этот тип приземленного, опирающегося на реальность мышления в сочетании с четкой формулировкой желаемого результата помогает определить, в чем заключается наша реальная работа. По моему опыту, составление списка реальных проектов и постоянное управление следующим действием по каждому из них на 90 процентов составляет то, что обычно называют проектным планированием. Подобный основательный подход позволит понять ваше истинное отношение ко всем аспектам. Вы действительно хотите заняться этим проектом? Кто будет за него отвечать? Достаточно ли хорошо вы все обдумали?