Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

На каком-то этапе, если проект подразумевает действия, наступает момент для принятия решения о следующем шаге18. Ответ на вопрос, что бы конкретно вы предприняли по какому-то поводу, если бы у вас был полный карт-бланш, является своего рада проверкой на зрелость вашего процесса обдумывания проекта. Если вы пока не готовы дать ответ на этот вопрос, нужно вернуться на предыдущие уровни естественного планирования.

Основы

Определите, какие следующие действия необходимы по каждой из текущих частей проекта.

Определите следующие действия для процесса планирования, если необходимо.

Активизация текущих частей проекта. Планирование проекта можно считать достаточным для его реализации, когда определено каждое конкретное следующее действие по всем направлениям работы, при этом для выполнения этих действий не требуется сначала завершить работу над другими компонентами. Если проект включает в себя множество разных задач, каждую из них нужно правильно оценить, задав вопрос: «Может ли кто-нибудь заняться этим прямо сейчас?» Например, можно координировать спикеров конференции и одновременно искать место для ее проведения.

В некоторых случаях приходится заниматься только одной задачей, поскольку вся остальная работа по проекту зависит от этого результата. Так что возможно только одно следующее действие, которое окажется ключевым для всех остальных.

Что еще нужно запланировать? А если требуются еще какие-то шаги по планированию, прежде чем вы сможете уверенно приступить к действиям? Значит, эти шаги нужно выполнить. Как можно продолжить планирование? Набросать дополнительные идеи. Отправить электронные письма Анне и Шону, чтобы узнать их мнение. Попросить помощника организовать встречу по планированию с группой по разработке продукта.

Привычка прояснять следующее действие по проекту вне зависимости от ситуации — залог сохранения спокойствия и контроля.

Когда за следующее действие отвечает кто-то другой. Если следующее действие лежит вне зоны вашей ответственности, вы тем не менее должны точно знать, кто за него отвечает (это главная цель использования списка ожидания). Если вы работаете в команде, то каждому участнику необязательно знать, какое следующее конкретное действие предстоит по каждой части проекта. Как правило, требуется просто распределить зоны ответственности между конкретными сотрудниками и предоставить им возможность самим определять следующие шаги относительно своих задач.

Обсуждение следующих действий обеспечивает организационную ясность. Сотрудники начинают думать о распределении реально доступных ресурсов, что рождает новые вопросы и детали. Это простое и сугубо практическое обсуждение, которое в состоянии значительно ускорить рабочий процесс и определить слабые места в проекте.

Какой объем планирования нужен вам на самом деле?

В каком объеме нужно использовать эту модель планирования и до какой степени детализации? Если отвечать просто: ровно столько, сколько нужно, чтобы не держать проект в голове.

Как правило, вы не можете перестать думать о проекте, пока не определили результат и следующие шаги и/или не поместили напоминания о них в надежную систему планирования, которую вы периодически просматриваете. Кроме того, возможно, вы еще недостаточно обдумали детали, перспективы и решения, а потому не уверены в эффективности вашего плана действий.

Для того чтобы перестать беспокоиться о большинстве проектов (если принять мое определение проекта как результата, требующего совершения более одного действия), не нужно ничего, кроме определения результата и следующего действия. Вам нужен новый биржевой брокер? Позвоните другу и попросите порекомендовать кого-то. Нужно купить новый принтер для дома? Посмотрите в интернете доступные модели и цены. По моим оценкам, таковы 80 процентов проектов. Вы по-прежнему будете прогонять все эти проекты через полную модель планирования, но только мысленно, чтобы определять каждый следующий шаг и выполнять его, пока проект не будет завершен.

Если вы все еще не можете выбросить проект из головы, значит, он требует более тщательного обдумывания.

Еще около 15 процентов проектов могут потребовать по крайней мере какой-то внешней формы мозгового штурма: например, составления ассоциативной карты или нескольких заметок в программах для планирования или презентаций. Этого бывает вполне достаточно для формирования повесток дня деловых встреч, планирования отпуска или подготовки речи для местной торговой палаты.