Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Основой для организации рабочего пространства являются письменный стол, место для лотка для входящих документов и, возможно (для большинства людей), место для основных цифровых инструментов. Представителям некоторых профессий, например мастеру машинного цеха, медсестре в больнице или няне ваших детей, этого вполне достаточно. Большинству людей, работающих дома, скорее всего, не понадобится много места для организации управления своим рабочим процессом, но при этом им чрезвычайно важно иметь отдельное место, где они могли бы обрабатывать информацию, почту, работать над домашними задачами, семейным бюджетом и т. д. Обычно все эти вещи в беспорядке валяются на кухне, в прихожей, на обеденном столе, на книжных полках и способны просто ввести в ступор.

У большинства специалистов рабочая зона обычно бывает несколько шире и включает телефон, компьютер, различные лотки, ящики и полки для хранения информации. Некоторым необходимы принтер, доска и/или мультимедийное оборудование для презентаций. Те, кто хочет полной автономии, обычно пытаются организовать еще место для занятий спортом, отдыха и хобби.

Наличие функционального рабочего места обязательно. Если у вас его еще нет, займитесь решением этого вопроса сейчас. Это касается также студентов, фрилансеров и пенсионеров. У каждого должна быть физическая точка контроля, откуда можно справляться со всем остальным.

У вас должно быть конкретное, персональное, автономное рабочее место дома, на работе и даже в пути.

Если бы мне нужно было за несколько минут в срочном порядке организовать рабочее место, я бы снял с петель дверь, положил ее на две тумбочки, поставил на нее три лотка, положил блокнот и ручку. Это была бы моя рабочая база. (Если бы у меня было время присесть, я бы раздобыл еще и стул!) Хотите верьте, хотите нет, мне доводилось бывать в офисах некоторых руководителей, которые не могли похвастаться такой функциональностью.

Даже если вы работаете в офисе, вам все равно нужно рабочее пространство дома

Не экономьте на организации рабочего места дома. Как вы поймете потом, очень важно, чтобы дома у вас была такая же система, как в офисе. Многие из моих клиентов были озадачены тем хаосом, который царил в их домах по сравнению с их офисом. Для них было весьма полезно создать дома такое же пространство, как на работе. Возможно, если вы тоже потратите одни выходные, чтобы организовать себе рабочее место дома, это коренным образом изменит вашу способность организовывать свою жизнь.

Офисное пространство в пути

Если вы много путешествуете — бываете в командировках или это просто ваш стиль жизни, — вам все равно нужен эффективно организованный мобильный микроофис. Скорее всего, это будет портфель или рюкзак с нужными папками и канцелярскими принадлежностями.

Многие люди впустую теряют свободное время, которое появляется в поездках, и упускают возможность эффективно поработать, потому что у них нет под рукой нужных вещей. При правильном использовании соответствующих инструментов, взаимосвязанных систем дома и на работе и правильном подходе к обработке информации время путешествия может стать весьма продуктивным для выполнения задач определенного типа. Развитие технологий обеспечивает нам как более мощные мобильные устройства, так и быстрый глобальный доступ к большинству людей, вследствие чего повышается возможность виртуального управления своей жизнью. Однако вместе с этим возникает проблема управления теми информационными потоками, которые поступают к вам через все каналы связи, доступные через ваши мобильные устройства. Без качественной методологии сбора информации, ее прояснения и организации, без соответствующих приложений и инструментов, предназначенных для работы с ней, вы не сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами новой реальности с глобальным мобильным доступом; более того, это может стать для вас источником неэффективной траты времени и стресса.

Персональное рабочее место

У вас должно быть персональное рабочее место или по крайней мере собственный лоток для входящих документов либо место, где можно работать с документами и физическими материалами. У многих супружеских пар, которые я консультировал, изначально дома было одно рабочее место на двоих. Когда они, наконец, организовывали два отдельных рабочих места, они понимали, какая это колоссальная разница. Они вовсе не ощущали себя «разделенными», как опасались, а избавлялись от легкого напряжения в отношениях, связанного с необходимостью совместного управления вещами. Одна пара даже решила организовать дополнительное компактное рабочее место на кухне для молодой мамы, которая таким образом могла совмещать свою удаленную работу и присматривать за малышом.