Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Некоторые компании заинтересованы в том, чтобы их сотрудники сами создавали для себя автономные мобильные рабочие места, чтобы иметь возможность включиться в работу в любом месте в любое время. Это обеспечивает компаниям экономию на офисном оборудовании, поскольку они работают практически виртуально, а их сотрудники в состоянии действовать независимо от «базы». В то же время такой подход предполагает высокую степень самоконтроля каждого сотрудника. Эксперименты с этой схемой потерпели неудачу, так как появилась необходимость избавиться от постоянного рабочего места. Для того чтобы можно было использовать какую-то систему, не должно возникать ни малейшего сопротивления. Необходимость постоянно воссоздавать собственную систему обработки и хранения информации и вещей («Где этот чертов степлер и стикеры?») не вызывает ничего, кроме непрерывного стресса.

Вы должны использовать свою систему, а не постоянно ее вос­создавать.

Работать можно практически везде, если иметь ясную, компактную систему и знать, как быстро и мобильно обрабатывать поступающую информацию. При этом вам в любом случае понадобится качественный набор инструментов и достаточное пространство для размещения всех справочных и сопутствующих материалов, которые должны быть у вас под рукой. Большинству моих клиентов нужны по крайней мере два ящика с файловой системой для общих документов и материалов, а также для информации по конкретным проектам. Учитывая наличие цифровых сканеров и постоянное развитие информационных технологий, можно предположить, что когда-нибудь все нужные материалы будут храниться в «облаке» и станут доступными из любой точки. Однако еще не наступил тот день, когда вам не потребуются бумажный паспорт, банкноты евро, которые остались у вас после поездки в Милан, или временные бумажные копии самых разных документов, которые до сих пор остаются оптимальным способом хранения информации. Много ли таких физических документов или мало, но у них должно быть место хранения с простым доступом к нему.

Инструменты, которые вам понадобятся

Если вы твердо решили полностью придерживаться предложенной методики управления рабочим процессом, для начала вам понадобятся некоторые базовые инструменты. По ходу дела вы, скорее всего, будете балансировать между использованием уже привычных вещей и оценкой новых возможностей.

Обратите внимание, что действенные инструменты не значит дорогие. Часто, когда речь идет о самых простых предметах, чем более «навороченной» выглядит вещь, тем меньше от нее пользы на самом деле.

Основные инструменты для обработки информации

Предположим, вы начинаете с нуля. Помимо стола вам нужны:

лотки для бумаг (хотя бы три штуки);

пачка простой бумаги;

ручка/карандаш;

самоклеящиеся листочки;

канцелярские скрепки;

степлер;

скотч;

канцелярские резинки;

устройство для наклеивания ярлыков;

папки для бумаг;

календарь;

мусорная корзина;

современная техника для сбора и организации информации, составления списков дел, включая мобильные устройства, персональные компьютеры, бумажные системы для планирования и блокноты (при необходимости).

Лотки для бумаг

Вам понадобится один лоток для входящих документов, второй — для исходящих и, возможно, еще пара лотков для документов, с которыми вы работаете в данный момент, и/или для вашей стопки «прочитать/просмотреть». Наиболее удобны лотки с боковым доступом к бумагам размера А4, без выступов, мешающих выдвинуть только один выбранный лист бумаги.

Простая бумага

Обычную канцелярскую бумагу можно использовать для первоначального сбора информации. Как бы вы к этому ни относились, но фиксировать одну мысль на отдельном листе бумаги бывает очень полезно. Большинство людей в конце концов приходят к тому, что записывают свои идеи и мысли на отдельных листах в блокнотах (в противовес одному общему списку). Впоследствии это облегчает им обработку информации и организацию конкретных действий и помогает эффективнее завершить задачу. В любом случае важно, чтобы под рукой у вас всегда имелись чистые листы бумаги в достаточном количестве, чтобы легко записать неожиданные идеи и информацию.

Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и т. д.

Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и канцелярские резинки помогут упорядочить и организовать хранение бумажных материалов. Хотя в современном технологичном мире их становится все меньше, мы еще не покончили с бумажными документами и другими физическими материалами (если вы не заметили!), а потому простые канцелярские принадлежности незаменимы для их хранения.