Михаил Рогожин: Справочник по делопроизводству

Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007 [1] Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (ССИБИД). Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1-2001. Information and documentation. Records management. General (IDT)). – М.: Стандартинформ, 2007. . Уточним, что данный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001, поскольку был подготовлен разработчиком (ВНИИ-ДАД) на основе его перевода. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст и действует с 1 июля 2007 г. Подчеркнем, что данный стандарт предназначен для регулирования процессов управления документами как государственных, так и коммерческих предприятий (организаций, учреждений) [2] Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином «предприятие» понимается также организация или учреждение. , предназначаемыми и для внутреннего, и для внешнего пользования. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 предназначен для руководителей (менеджеров), специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, а также для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией). Отметим также, что действие данного стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях [3] Однако его положения применимы к управлению документами, состоящими на хранении в архивах (отделах, группах архивного хранения) служб (отделов) делопроизводства (ДОУ) предприятий (организаций, учреждений). .

Рис. 1.1.

* В том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности. О формировании корпоративной регулирующей среды (разработке локальных нормативных актов по делопроизводству) см. далее.

** В целях защиты интересов и прав предприятия (организации, учреждения) или отдельных его работников.

Как известно, цель делопроизводства состоит в своевременном, полном и качественном удовлетворении потребностей предприятия в документированной информации (см. рис. 1.1). В свою очередь, Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 квалифицирует управление документами как важную составляющую делопроизводства. Следовательно, при организации делопроизводства приоритетной задачей руководителя предприятия (организации, учреждения) либо уполномоченного им подразделения (должностного лица) является создание системы (подсистемы) [4] В рамках системы корпоративного делопроизводства. управления документами.

Общее содержание мероприятий по управлению документами (согласно Национальному стандарту) представлено на рис. 1.2.

Рис. 1.2.

Рассмотрим далее основные требования, предъявляемые к системе управления документами. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит к числу таких требований (характеристик) следующие:

а) надежность;

б) целостность;

в) соответствие (управляемость);

г) комплексность;

д) системность.

Система управления документами должна быть надежной. Под надежностью в данном случае подразумевается соответствие системы следующим показателям:

1. Способность системы длительно (в идеале – постоянно, непрерывно) и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.

2. Охват (в рамках системы) всех документов, относящихся к осуществляемой предприятием деловой деятельности (либо ее определенной составляющей – например, деятельности по управлению персоналом и соответствующими документами).

3. Организация документов, обеспечивающая наиболее полное отражение процессов деловой деятельности.

4. Защита документов от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения.

5. Функционирование системы в качестве основного источника информации о действиях (решениях), зафиксированных в соответствующих документах.