Михаил Рогожин: Справочник по делопроизводству

Рис. 1.4.

Предварительное обследование потребностей предприятия в документированной информации включает:

а) сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;

б) изучение и целей и задач предприятия, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами.

Анализ деловой деятельности предприятия, обеспечиваемой документированной информацией , предусматривает:

а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции;

б) установление их иерархии;

в) моделирование процессов и составляющих их операций.

Определение требований к документам, подлежащим включению в

систему , предполагает следующее:

а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования о каждой функции, виде деловой деятельности и операции, реализуемых при помощи документов;

б) определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;

в) четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;

г) выбор структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

Оценка существующих (аналогичных) систем управления документами представляет собой идентификацию и анализ существующих информационных систем аналогичного назначения в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.

Определение стратегий соблюдения требований к документам, подлежащим включению в систему , включает [9] В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться. :

а) стратегию соблюдения требований к документам, установление политики, стандартов, процедур и практических действий;

б) проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.

Проектирование системы управления документами предусматривает:

а) стратегию, процессы и практику, описываемые в настоящем стандарте;

б) обеспечение того, чтобы система поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;

в) оценку и, в случае необходимости, перепроектирование (оптимизацию) процессов деловой деятельности, применяемых в деловой деятельности систем, а также действующих коммуникационных систем для включения в них управления документами.

Внедрение системы управления документами должно проводиться системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы ее подсистем с процессами деловой деятельности и связанными с ней иными системами (подсистемами).

Обследование (мониторинг) состояния системы управления документами после внедрения представляет собой:

а) неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы;

б) проверку и оценку работы системы;

в) инициирование и последующий мониторинг корректирующих действий;

г) установление режима регулярной оценки состояния системы (с последующим проведением в необходимых случаях мероприятий, направленных на оптимизацию ее состояния).

Основные вопросы организации управления документами, включенными в систему, рассматриваются в следующем параграфе пособия.

Организация управления документами, подлежащими включению в систему, предусматривает выполнение следующих мероприятий (управляющих действий):

1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему.

2. Определение сроков хранения документов.

3. Включение документов в систему.

4. Регистрация документов в системе.