Михаил Рогожин - Справочник по делопроизводству

6. Обеспечение доступа ко всем относящимся к определенному вопросу (направлению деятельности) документам и связанным с ними метаданным [5] В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 метаданные представляют собой данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. См. также приложение 1 к настоящему пособию. При этом правом доступа к соответствующим документам наделяются те работники (подразделения), которым такой доступ необходим для надлежащей реализации возложенных на них полномочий. .

Одним из важнейших требований, предъявляемых к системе управления документами, является ее целостность. При этом под целостностью системы понимается следующее:

1. Способность системы предотвратить несанкционированный доступа к содержащимся в ней документам.

2. Наличие мониторинга доступа к документам (верификации пользователей).

3. Контроль за изменением (в том числе изменением режима доступа), перемещением и уничтожением документов.

В качестве самостоятельного требования к системе управления документами выделено соответствие или управляемость, т. е. способность системы к реагированию в соответствии с выполненными управляющими воздействиями. Отметим, что работники, допущенные к обращению с документами (имеющие доступ в систему), должны ясно понимать, как это требование влияет на действия, которые они выполняют.

Под комплексностью в данном случае понимается включение в систему документов, являющихся результатом или отражающих все без исключения виды деловой деятельности предприятия (соответствующего структурного подразделения). Кроме того, соответствующим образом должно быть организовано и взаимодействие с системой.

Документы должны создаваться и сохраняться системно. Системность управления документами, как особо подчеркнуто в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007, достигается путем проектирования и применения как документной системы, так и других систем деловой деятельности. Обращение (обработка) документов в рамках системы должно осуществляться в строгом соответствии с действующими на предприятии (в организации, учреждении) правилами [6] В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею. .

Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами рассматриваются далее.

Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует выполнять проектирование и внедрение систем управления документами на основе соответствующей стратегии. На практике, однако, такая работа (в условиях конкретного предприятия) организуется в соответствии с локальным нормативным актом (регламентом, наставлением, руководством, инструкцией) (см. рис. 1.3).

Стратегия проектирования и внедрения систем управления документами может включать следующие вопросы:

а) проектирование документных систем;

б) документирование процессов функционирования документных систем;

в) подготовка сотрудников, работающих с документами;

г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы;

д) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;

е) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей среде).

Стратегия должна быть документально оформлена (в том числе в качестве составляющей Стратегического плана по управлению информацией, который, в свою очередь, должен входить в состав плановой документации предприятия) [7] Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы. .

Рис. 1.3.