Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

ЦКП секции: сотрудники, своевременно выполняющие задачи по индивидуальным программам обучения.

Секция внутреннего обучения – обеспечивает работу класса, используемого оборудования и наличие пособий, предоставляет обучение сотрудникам, добивается полного усвоения материалов, проверяет качество обучения.

Даже в небольшой компании должно быть место для того, чтобы сотрудники могли изучать материалы. Это помещение, в котором есть необходимые книги и словари, компьютеры, оснащенные для просмотра видеоматериалов. Ответственный за обучение помогает сотрудникам разобраться в материалах, поддерживает порядок и дисциплину, принимает проверки.

ЦКП секции: сотрудники, полностью усвоившие учебные материалы.

Секция внешнего обучения и наставничества – направляет сотрудников на учебу в другие организации, контролирует качество обучения, добивается, чтобы сотрудники посещали занятия, проводит проверки полученных знаний.

Даже когда вы направляете работников на какие-то семинары или тренинги, ничто не мешает вам получить от организатора семинара список экзаменационных вопросов, на которые должен ответить сотрудник, успешно прошедший обучение. Ко мне неоднократно обращались руководители компаний, подчиненные которых проходили у меня различные тренинги, с просьбой дать такие экзаменационные вопросы. Вполне обоснованное требование: результаты любого курса или семинара всегда можно проверить. Что интересно, когда сотрудник, участвующий в семинаре, знает, что после семинара у него будет небольшой экзамен, он работает во время семинара совершенно по-другому. Даже преподавателя или лектора стимулирует то, что знания будут проверены.

Во многих компаниях для рабочих специальностей можно с успехом использовать наставничество. Для этого необходимо выбрать специалистов, желающих выступить в роли наставников, создать для них систему вознаграждения, сформировать программу с указанием, каким конкретно навыкам они должны научить новичков. В конце программы наставничества также следует провести экзамен для проверки приобретенных навыков. И, конечно, нужно контролировать процесс такого обучения, чтобы оно приносило результаты.

ЦКП секции: сотрудники, усвоившие материал в процессе обучения в установленные сроки.

ОТДЕЛ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ (15)

Цель отдела – на основе полученных данных разрабатывать эффективные программы совершенствования процессов компании, при необходимости корректировать их и добиваться успешного завершения.

Предположим, что, как в примере, который я описал ранее, в компании, торгующей полиэтиленом, необходимо изменить технологию упаковки палет с мешками. Для того чтобы это сделать, нужно найти и приобрести оборудование, установить его и запустить в эксплуатацию, дополнить оргсхему недостающими функциями, разработать инструкции по работе на оборудовании, провести обучение сотрудников, организовать снабжение упаковочными материалами, внести изменения в расчеты себестоимости. Другими словами, чтобы это было успешно сделано, следует решить определенные задачи разным отделам компании. Дорабатывать оргсхему и дополнять должностные инструкции будет 1-й отдел, приобретать оборудование и устанавливать его 11-й отдел, проводить обучение 14-й отдел и т. д. Все эти задачи должны быть согласованы по времени и выполнены. Программа по совершенствованию – это последовательность задач, которые необходимо решить для того, чтобы раз и навсегда избавиться от обнаруженного отклонения.

Для того чтобы составить такую программу, обычно требуется участие нескольких специалистов в разных областях: в технологии производства, в продвижении и продажах, финансиста и специалиста по построению организации. Наиболее практичный способ, как это сделать, – создать совет по качеству, в который включить лучших специалистов по основным направлениям деятельности. Эти люди, конечно, исполняют свои обязанности в соответствии с оргсхемой, но кроме этого, они являются членами совета по качеству и еженедельно собираются, чтобы проверить ход выполнения программ, доработать их или разработать новые.

Для выполнения любой программы из числа руководителей отделений назначается ответственный за ее реализацию; выбирают ответственного исходя из того, к области деятельности какого отделения относятся результаты программы. В указанном выше примере ответственным за программу будет руководитель Технического отделения, так как упаковка и отгрузка относятся к его области ответственности. Все такие программы одобряются распоряжением высшего руководителя компании, им же назначается ответственный за программу.