Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

По правилам сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать 2–3 суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение. Вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте в виду, что, если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2–3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма вне зависимости от того, бумажные они или электронные. Иначе вас могут посчитать безответственным и легкомысленным человеком, что не лучшим образом отразится на вашей деловой репутации.

Следующая фаза деловых отношений – переговоры, являющиеся доказательством успешной деятельности компании. На этом этапе важно произвести на партнера хорошее впечатление, чтобы он не только заключил предстоящую сделку, но и подумал о дальнейшем сотрудничестве. Для достижения такого результата необходима большая подготовительная работа.

Следует отметить, что переговоры, собственно, начинаются уже с предложения одного из партнеров о встрече. Когда же другой партнер отвечает согласием, наступает очень важный этап – подготовка к деловой встрече.

В ходе подготовки решаются две важнейшие задачи.

• Первая – организационная (определение и согласование повестки дня, даты, времени начала переговоров, количества переговорных раундов, регламента переговоров, места проведения, состава участников и их полномочий).

• Вторая – проработка процесса переговоров.

В программе проведения переговоров должны быть подробно и четко обговорены все детали, чтобы не могло возникнуть никакой непредвиденной ситуации.

Программа освещает вопросы:

• встречи и проводы делегации;

• размещение в гостинице;

• питание, обслуживание, транспорт;

• культурная программа;

• проведение деловой части;

• состав участников переговоров;

• ответственные за проведение мероприятия.

Программа обязательно направляется приглашаемой стороне для согласования. И хотя визит партнеров – деловое мероприятие, в программе следует предусмотреть и неформальные встречи, которые проводятся обеими сторонами.

Теперь остановимся на положениях программы более подробно.

Во-первых , встречать иностранную делегацию должен представитель компании, имеющий тот же ранг и должность, что и глава прибывающей делегации.

Во-вторых , главу встречающей делегации сопровождают 2–3 человека. И, наконец, если гость будет с супругой, то и глава встречающей делегации должен быть со своей женой.

Если возможно, то партнеров лучше встретить у трапа самолета, что свидетельствует об особом внимании к ним.

Представление происходит в следующем порядке:

• глава принимающей стороны;

• супруга главы принимающей стороны (в случае ее приезда);

• глава приглашенной стороны;

• супруга главы приглашенной стороны (в случае ее приезда);

• члены встречающей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам);

• члены прибывшей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам).

Что касается визитных карточек, то обмениваться ими следует в начале переговоров (в офисе), а не на вокзале или в аэропорту.

Следует обратить внимание и на количественный состав делегаций. Число членов делегации приглашающей стороны не должно значительно превышать количество гостей.

Если, к примеру, в состав иностранной делегации входят три человека, то у хозяев их должно быть не более пяти. Это могут быть руководитель компании, финансовый директор, коммерческий директор, переводчик и секретарь.

Если в составе приглашенной делегации есть женщина, желательно, чтобы и со стороны принимающей стороны тоже была представительница прекрасного пола.