Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

• « U-образная ». Расстановка столов буквой «U» позволяет выступающему ходить между ними, что дает возможность вступить в непосредственное общение с каждым участником мероприятия. Удобно для проведения семинаров, презентаций, банкетов.

• « Класс ». Участники располагаются как ученики в классной комнате (сидят за столами, глядя в одном направлении). Перед ними находится либо президиум, либо трибуна. Целесообразно использовать для проведения конференций, так как есть возможность воспользоваться столом.

• « Театр ». Участники сидят как при рассадке «Класс», только отсутствуют столы, что позволяет поставить большее количество стульев. Удобно в тех случаях, когда нужно рассадить много людей.

• « Амфитеатр ». Данный вариант рассадки удобен в залах, которые в ширину больше, чем в длину. Ряды стульев при этом для удобства зрителей, сидящих по краям, закругляют. Используется для проведения конференций, брифингов и других мероприятий с большим количеством участников.

Три часа – оптимальное время на проведение одного раунда переговоров, между которыми объявляются перерывы, обычно используемые для подготовки документов.

За 10–15 минут до начала перерыва подводятся предварительные итоги заседания и уточняется график дальнейшей работы.

После перерыва полномочия предыдущего председателя – руководителя одной из делегаций – передаются руководителю другой.

По окончании переговоров принято делать коллективные фотографии, обмениваться подарками. Участники переговоров могут рассказать об итогах работы представителям СМИ. Завершает переговоры торжественный прием.

Переговоры, деловые встречи и совещания (далее по тексту «переговоры») проводятся в специально отведенном и приспособленном для этого помещении.

Список помещений в здании организации, разрешенных для проведения переговоров, разрабатывается административно-хозяйственной службой совместно со службой протокола и утверждается руководителем организации. Встречи и беседы «один на один» проводятся в кабинете руководителя организации.

Обстановка переговорных комнат должна быть выполнена в стиле минимализма и не должна содержать лишних элементов, отвлекающих внимание. Оконные проемы должны иметь регулируемые жалюзи или занавеси, позволяющие полностью закрывать оконные проемы.

Проекционный экран (маркерная доска, флипчарт) должен быть размещен таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим. Вся мебель переговорной должна быть выдержана в едином стиле.

Высота рабочей поверхности стола для переговоров должна составлять не менее 725 мм. Поверхность рабочего стула или кресла должна быть полумягкой, с неэлектризуемым воздухопроницаемым покрытием. Количество стульев в переговорной комнате должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников. Расстояние между сидящими за столом переговоров должно быть не менее 50 см. Расстояние от края стола до стены должно быть не менее 90 см.

Рекомендуемые параметры микроклимата в переговорных комнатах [30] ГОСТ 30494–2011– Здания и жилые, и общественные. Параметры микроклимата в помещениях.

На столе заранее рекомендуется расставить информационные таблички с указанием фамилии, имени и отчества участников переговоров. В зависимости от темы встречи на табличке может быть указана должность участника или название компании, которую он представляет. В случае приема иностранной делегации информационные таблички готовятся на языке ведения переговоров. Оптимальный размер информационной таблички – 21×10 см.

На столах должны быть письменные принадлежности: шариковые ручки, карандаши, листы бумаги формата А4 или удобные блокноты для записей. Рекомендуется использование канцтоваров с фирменной символикой организации. Для каждого участника переговоров следует подготовить комплект документов по теме встречи. Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, документы должны быть подготовлены на языке ведения переговоров.

Питьевую воду ставят группами по 3 бутылки воды объемом не более 0,5 л: 2 бутылки с обыкновенной водой и 1 бутылка с газированной водой по всей длине стола. Вода должна быть столовой, лечебно-минеральная вода – запрещена. Бутылки с водой должны быть повернуты этикетками к сидящим за столом участникам переговоров. Этикетки должны быть неповрежденными.