Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Заполнение поля «Тема»

Не следует оставлять поле «Тема/Subject» пустым. Грамотно заполненное поле «Тема/Subject» помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности. Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной. Например, «Договор о поставках оборудования…», «Счет от ____ № _____», «Обучение персонала по курсу «Делопроизводство» вместо «Документы».

Поле «Тема/Subject» должно быть содержательным и кратким, аналогично реквизиту «Заголовок к тексту документа» в официальной переписке на бумаге, который включает в себя краткое содержание документа. Помните, что грамотная работа с полем «Тема/Subject» сразу показывает уровень профессионализма и культуры делового общения.

Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»)

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните – важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников электронной переписки: «Кому» («То»)

В этом поле «записывается» адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два и более адресатов, значит, автор письма ждет ответ от каждого из них.

«Копия» («Сс»)

В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не отвечает на письмо, но при необходимости может это сделать, вступая в переписку, начинает свое общение с фразы: « Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс»)

Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем». Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии.

Адресат, указанный в «Скрытой копии» («Всс»), ни под каким предлогом вмешиваться в переписку не имеет права из этого поля.

Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам)

Слова признательности являются признаком хорошего тона и общей культуры делового общения.

Письмо-ответ клиенту/партнеру, начинающееся с фразы «Спасибо (благодарим) за ваше письмо», демонстрирует адресату, что его ценят и дорожат его выбором.

Варианты фраз признательности в начале письма:

• Спасибо за Ваш интерес к…

• Спасибо за Ваше письмо.

• Мы рады, что Вы обратились к нам.

• Спасибо, что выбрали нашу компанию.

• Благодарим Вас за обращение в нашу компанию.

• Мы благодарны за Ваш интерес к нашему банку/сервису!

• Я признательна, что Вы откликнулись на мое предложение.

• Благодарю Вас за интерес к моей работе…

Содержание электронного письма

Составление электронного письма в первую очередь предполагает знание общих правил деловой переписки.

Бытует мнение, что в электронных письмах следить за грамотностью и правильностью логики не обязательно. Однако это является ошибкой. Хотя электронная почта – очень быстрый способ связи, к подготовке писем нужно относиться со всей серьезностью. Начинать предложения нужно, как и обычно, с прописной буквы, а заканчивать – точкой. В некоторых случаях допустимо многоточие, которое в электронной переписке отделяет одну мысль от другой (один абзац от другого).

При написании электронного письма необходимо использовать знаки препинания, строчные и прописные буквы. Если весь текст написан прописными (заглавными) буквами, его будет не только сложно читать, но и восприниматься он будет как НЕПРЕКРАЩАЮЩИЙСЯ КРИК. В электронном письме допустимо выделение прописными буквами только одного слова или словосочетания, на которые вы хотите обратить внимание вашего адресата. В этом случае выделение прописными буквами аналогично выделению жирным шрифтом или курсивом главной мысли на бумажном письме.

Историческая справка

Еще в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что необходимо создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас.