Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Структура стандартного делового письма на английском языке:

1. Шапка на фирменном банке. 2. Указание на ссылку (Reference line). 3. Дата отправления (Date). 4. Адрес получателя (inside Address). 5. Ссылка на конкретное лицо (Attention Line). 6. Обращение (Salutation Line). 7. Ссылка на содержание (Subject Line). 8. Текст письма (Body or Massage). 9. Заключительная форма вежливости и подпись (Complimentary Close). 10. Указание на приложение (Enclosure). 11. Указание на рассылку копий (CC Notation). 12. Адрес отправителя (Return Address)

Адрес отправителя

Если адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то печатается в правом верхнем углу письма.

Международные правила написания почтового адреса:

1) номер дома;

2) название улицы;

3) номер офиса;

4) название города;

5) почтовый индекс;

6) наименование страны.

Дата письма

В случае когда адрес отправителя не отпечатан типографским способом, дата приводится сразу после адреса отправителя.

Если письмо составляется на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.

Адрес получателя

Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты. В деловом письме на основе международных правил реквизиты должны содержать следующие данные адресата:

1) название компании;

2) номер дома;

3) название улицы;

4) название города;

5) название штата (графства);

6) почтовый индекс;

7) название страны.

Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.

20 May 2018

Messrs, Waterson and Sons

Sales Department

106 Knightsbridge

London SWL 96C

England

Если имя адресата неизвестно, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line». В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной службы».

106 Knightsbridge

London SWL 96C

England

For the attention of the project manager

Тема письма

После указания адресата можно добавить уточнение относительно содержания письма. Эта строка информирует получателя о содержании самого письма. Например,

Re. (или Ref.): your letter 21.10.2017 – относительно вашего письма от 21.10.2017

Для того чтобы послать личное сообщение, после фамилии нужно указать «Лично» ( Personal – США, Private – Англия).

Dear Mr. Salivan,

Ref: Your Contract 0873/123

Текст письма и обращения

Обратите внимание, что в отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков: каждый новый абзац начинается в край левого поля листа и отделяется от следующего межстрочными интервалами. Красная строка в начале абзацев отсутствует.

Thank you for letter of 10 May…

I have pleasure in sending you new catalogue with details of our new services.

I look forward to hearing from you soon.

Всем известно, что в России после обращения употребляют восклицательный знак. В Европе же в этом месте ставится запятая , а в США – двоеточие .

При адресации письма фирме и необходимости в том, чтобы оно было прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию…» – Attention of или сокращенная форма Attn.

Если известна занимаемая адресатом должность в компании, вежливо будет указать ее после имени.

Attn. Mr. Brown, Head of Department – Вниманию мистера Брауна, начальника отдела

Окончание письма и подпись

Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению. При этом в ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.

Подпись автора письма должна сопровождаться его полным именем, указанием занимаемой должности либо имеющегося звания.