Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Правила оформления почтовых конвертов

Почта России предъявляет свои правила оформления адреса на почтовых конвертах: адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления, адрес отправителя – в левом верхнем.

Оформление почтового конверта по российским стандартам

Образец заполнения почтового индекса

В адресе указывают [23] Как правильно писать почтовый адрес? [электронный ресурс] //Почта России. 2018. URL: https://www.pochta.ru/support/post-rules/write-address. :

1. полное имя получателя (в формате «фамилия имя отчество») или название организации (краткое или полное);

2. название улицы;

3. номер дома, номер строения;

4. номер квартиры или офиса;

5. название населенного пункта;

6. название района, области, края или республики;

7. название страны;

8. номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);

9. почтовый индекс по образцу.

Это были правила оформления деловых писем в российской официальной среде. Многие из них актуальны и в случае составления сообщений для иностранных партнеров. Теперь же мы рассмотрим особенности и нормы деловой международной переписки.

Обратите внимание

В каких случая перед названием городов ставится сокращение «г.» и когда не ставится?

В теории делопроизводства принятно правило, которое содержится только в учебниках, – буква «г.» не ставится:

• перед городами федерального значения: Москва, Санкт-Петербург, Севастополь;

• перед городами, в наименования которых входят слова «город» (Великий Новгород), «град» (Волгоград) и «бург» (Екатеринбург) [24] Каменева Е.М. Ответы на вопросы: [электронный ресурс] //Делопроизводство и документооборот на предприятии. 01.09.2008. URL: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/advice/4588. .

Сокращение г. (город), как и полное слово, рекомендуется употреблять ограниченно, главным образом перед названиями городов, образованными от фамилий (г. Калинин, г. Киров, г. Пушкин). Остальные сокращения принято употреблять без таких ограничений [25] Мильчин А.Э., Чельцова Л. К. Справочник издателя и автора. Редакционно-техническое оформление издания. М.: ОЛМА-Пресс, 2003. .

В последнее время деловые отношения с зарубежными компаниями стали привычным делом. Поэтому знание одного или даже двух иностранных языков сотрудниками крупных фирм является обязательным требованием.

Как известно, общепризнанным языком делового общения является английский. На нем общаются друг с другом и француз с китайцем, и немец с итальянцем. Необходимым навыком в деловой сфере является умение грамотно составлять письма на английском языке.

Именно с деловых писем обычно начинается установление деловых связей. В связи с чем к ним предъявляются высокие требования. Причем они относятся не только к знанию языка, но и к умению писать легко, понятно и просто.

Переписываясь с иностранным партнером, необходимо обращать внимание на следующие моменты.

• В письменной речи следует использовать простые и понятные слова. Ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные словечки, сленг. Иностранцы с трудом их понимают.

• Если вы владеете языком той страны, в которую отправляете письмо, текст сообщения будет предпочтительнее составить именно на нем.

• Важно убедиться в том, что вы правильно употребляете обращения. В некоторых странах это имеет очень большое значение.

• На конверте необходимо указать код страны, в которую вы посылаете письмо. Название страны лучше выделить прописными буквами.

• Важно не перепутать адрес получателя. Бывает, вместо него указывают телефонный номер. От этой информации зависит, дойдет ли письмо в итоге. Поэтому писать адрес нужно особенно внимательно.

• Не стоит ждать, что вам ответят на следующий день. У получателя могут быть важные дела. Поэтому ожидать ответное письмо нужно терпеливо.

• Если с ответом затянули, лучше напомнить о письме по телефону.

• Важное и срочное письмо следует отправлять по факсу или электронной почте.

Стандартное деловое письмо на английском языке в самом полном виде выглядит так, как показано на странице 81.

Рассмотрим более подробно правила оформления делового письма, принятые в международной практике. Следует отметить, что составление письма для американских и европейских коллег имеет некоторые отличия, с которыми мы познакомимся ниже.