Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте

У каждого из нас бывают случаи, когда мы не можем оперативно отвечать на электронные письма. Причины могут быть разные – отпуск, болезнь, участие в различных деловых форумах и т. д.

В этом случае лучше использовать автоответы, которые сообщат адресату, что вас нет на рабочем месте и к кому он может обратиться для получения интересующей его информации.

Например,

Уважаемые коллеги.

В период с 23 по 27 октября 2017 я буду в командировке, поэтому оперативно отвечать на ваши письма не смогу.

В период моего отсутствия все вопросы по обучению прошу решать с менеджером по обучению Ольгой Ивановой. Ее контакты: тел.: +7–123–123–12–12–12, e-mail: ivanova@kompany.ru.

Если ваш вопрос может быть решен только при моем непосредственном участии – мой моб. тел.: +7–123–123–11–11 (время звонка с 18.00 до 21.00 по Мск.) …

Позитивное завершение письма

Последнее, что остается во внимании адресата при прочтении вашего письма, – финальные фразы. Задача финальных фраз – закрепление эмоционально-позитивной атмосферы делового общения. Старайтесь создавать у вашего адресата хорошее впечатление или настроение, чтобы ему и далее хотелось общаться с вами.

Варианты финальных фраз

• Буду рад сотрудничеству!

• Будем рады сотрудничеству с Вами!

• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

• Если у Вас возникли трудности с оформлением или отправкой отчетов, пожалуйста, напишите об этом. Мы постараемся помочь. Благодарим за содействие!

• Если у Вас возникнут вопросы по заполнению документов, позвоните или напишите нам. Мы обязательно поможем.

• С надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.

• С искренним уважением…

• С уважением…

• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным!

• Будем рады Вашему решению стать нашим клиентом!

А вот таких фраз, как « Благо Желаю », « БлагоДарю », « Благо Дарю » и т. д., стоит избегать. Такие фразы вызывают недоумение, а иногда и раздражение у адресата – он не просил у вас никакого блага и ничего не просил ему дарить.

Подпись и блок контактной информации

Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас.

В электронную подпись следует включать :

• свое полное имя, отчество и фамилию. Помните, как вы будете подписывать свои электронные письма, так к вам и будет обращаться адресат. Именно поэтому не стоит включать в подпись только свои инициалы или сокращенно-уменьшительное имя. Наименование должности, без сокращений и аббревиатур. Адресат должен понимать, что входит в круг вашей профессиональной компетенции;

• контактная информация: телефон с указанием кода города, электронный адрес, название и адрес компании, сайт компании.

Основные правила составления электронной подписи:

• электронная подпись не должна превышать 5–6 строк;

• количество символов в строке должно быть не более 70.

Независимо от того, кому вы пишите, внешнему адресату или коллеге, наличие блока подписи и контактной информации должно быть в любом письме. Любой из этих адресатов должен иметь возможность оперативного диалога с вами.

Ответ на электронные письма

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Однако по правилам сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру.

Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте позвонить адресату и уточнить, дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью, пишется фраза: « Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам ».