Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Приведем примеры речевого этикета при телефонном общении:

Далеко не всегда для передачи информации следует использовать телефон. Существует много ситуаций, в которых будет лучше выбрать другое средство связи либо встретиться с человеком лично.

По правилам этикета телефон не следует использовать для выражения соболезнований, а также для приглашения на свадьбу людей преклонного возраста. В этих случаях правильнее будет отправить письмо. Благодарить за дорогие подарки и услуги надлежит при личной встрече, тем самым подчеркивая выражаемую признательность.

Современные технологии и способы коммуникации предполагают следование некоторым правилам. Если мероприятие требует тишины, необходимо либо полностью отключить звук телефона, либо сделать его как можно тише.

Во время важных переговоров телефон следует полностью отключать, чтобы его сигнал не помешал беседе, отвлекая партнеров от решения деловых вопросов.

Не нужно класть свой телефон на стол, так как может сложиться впечатление, что для вас текущая беседа не столь важна, как звонок, который вы ждете.

Если вы идете в кино, театр или музей, нужно полностью отключать звуковой сигнал либо выключать сам телефон. Звонок во время спектакля совершенно неуместен и вряд ли положительно отразится на вашем имидже.

Если вы ждете важный звонок, который может произойти во время деловой встречи, нужно заранее предупредить об этом партнеров и объяснить значимость ожидаемого звонка. Когда вам позвонили, следует извиниться, а сам разговор свести к минимуму. При этом лучше отойти в сторону. То же самое относится к ситуациям, когда вам самим нужно сделать срочный звонок.

Если у вас при себе находятся два мобильных телефона, не следует демонстрировать их собеседнику – он может посчитать, что вы являетесь человеком скрытным и неискренним. Кроме того, два мобильных телефона – давно уже не признак престижа.

Разговор по мобильному телефону стоит дороже, чем при использовании обычной связи, поэтому без особой причины беседа не должна длиться долго. Если вы находитесь в окружении большого количества людей, не нужно кричать в трубку и разговаривать продолжительное время – это не прибавит вам авторитета в глазах людей, а лишь оставит впечатление о выскочке, который желает пустить пыль в глаза.

Желательно сформировать привычку во время любых разговоров, и прежде всего телефонных, не злоупотреблять временем и вниманием собеседника, говорить четко, ясно и по делу. Когда со стационарного телефона вы звоните на мобильный, следует говорить кратко и обсуждать только самые важные детали. Ведь ваш партнер в данный момент может быть сильно занят. Кроме того, владельцу мобильного телефона придется оплачивать разговор по тарифу, значительно превышающему стоимость обычных переговоров.

Любой, даже самый длительный и важный, звонок заканчивается. И согласно правилам этикета первым должен попрощаться инициатор разговора. Но здесь есть исключения. Если один собеседник младше другого либо занимает более низкую должность, он не должен класть трубку первым. При разговоре мужчины и женщины право завершения разговора принадлежит представительнице прекрасного пола. Если звонок был прерван, то перезвонить должен позвонивший человек.

Бывают моменты, когда необходимо срочно закончить разговор. В этих случаях перед тем, как положить трубку, необходимо извиниться перед собеседником и коротко объяснить причину досрочного завершения разговора, после чего следует договориться об удобном времени для продолжения беседы. И, как бы сильно вы ни торопились, обязательно нужно попрощаться, а также дать время для прощальных слов вашему партнеру.

Приведенная ниже памятка сделает соблюдение правил телефонного этикета проще и не раз поможет вам достичь успеха в переговорах .

1. Когда звонят вам, рекомендуется отвечать заученным, но содержащим всю необходимую информацию приветствием, которое нужно отработать до автоматизма. При этом оно должно включать в себя название фирмы, собственное имя, фразу «Добрый день» и произнесение определенных заученных слов.

2. Если инициатором звонка являетесь вы, начинать приветствие следует со слов «Добрый день», после чего назвать свое имя, а после – название фирмы.