Елена Игнатьева - Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Важной задачей телефонного этикета является регламентация времени звонка. Главное правило – звонить следует только во время рабочего дня.

Начиная с 21.00 никому звонить не следует. Если же дело, по которому вы желаете обратиться, очень срочное и имеет большую важность, можно позвонить и в позднее время, однако при этом не нужно быть слишком настойчивым – если вам не отвечают на четвертый-пятый звонок, следует положить трубку и в этот день больше не беспокоить человека.

Деловой телефонный звонок должен длиться не более 3–5 минут.

Вводную часть при этом следует свести к минимуму, тщательно обдумав первую фразу, которая обозначит тему звонка. Приведем пример: « Добрый день! Я звоню по поводу подключения к компьютерной сети» . Важно сделать так, чтобы ваш звонок сразу же был направлен куда необходимо, ведь именно из-за неправильной вводной фразы сотрудникам компаний приходится подолгу выяснять причину обращения, а после – тратить время на поиск нужного специалиста.

С развитием бизнеса в России и налаживанием отношений с зарубежными партнерами все больше звонков приходится делать за границу. При этом следует помнить о различии часовых поясов в разных государствах, ведь когда в Москве рабочий день в самом разгаре, в США – глубокая ночь. Для того чтобы избежать неловких ситуаций, следует иметь при себе карту с указанием часовых поясов либо носить с собой несколько часов, которые будут показывать время в различных городах мира.

Перед тем как сделать международный звонок, необходимо ознакомиться с правилами и обычаями, присущими той стране, в которой находится ваш деловой партнер.

К примеру, в Италии время для решения деловых вопросов длится с 8.00 до 14.00, поэтому и звонить нужно в утреннее время.

У немцев и французов рабочий день начинается с 8.30–9.30, однако в течение дня они довольно часто делают перерывы на так называемые «рабочие завтраки».

Очень рано приступают к делам в Швейцарии – в 7.00 многие компании уже начинают свою работу.

Обычный деловой разговор состоит из нескольких составляющих элементов: взаимного представления, введения в курс дела, обсуждения вопроса, заключения разговора. Для удачной беседы необходимо присутствие всех этих элементов.

Как и в любой ситуации, при телефонном звонке необходимо здороваться с каждым ответившим вам человеком. При этом, как уже говорилось выше, лучше использовать приветствие: «Добрый день (утро, вечер)!» , чем «Здравствуйте!»

В корпоративной культуре лучше всего использовать единую форму приветствия. Таким образом, создается собственный стиль общения сотрудников, формируется лицо компании, а это, в свою очередь, повышает имидж фирмы в глазах партнеров.

После того как вы поздоровались, нужно представиться. Причем делается это даже в том случае, если звонок личный. Казалось бы, нет ничего сложного в соблюдении данного правила. Однако деловые партнеры из стран Запада отмечают, что их российские коллеги часто не представляются по телефону. А ведь игнорирование правил приветствия и представления по телефону может очень отрицательно сказаться на вашем деловом имидже в глазах иностранных партнеров.

Приведем один из примеров правильного делового представления: «Добрый день! Секретарь господина Свиридова. Компания «ГаммаБизнес».

Если при первом звонке вы не уверены в имени нужного вам человека, следует уточнить его у секретаря. Однако во время разговора попросить об уточнении имени можно и самого собеседника. Это вполне этично в таких ситуациях. В дальнейшем, после уточнения, нужно обращаться к человеку по имени либо имени и отчеству.

Не нужно затягивать начало разговора. Доброжелательным тоном следует кратко и максимально точно изложить суть дела. Говорить при этом нужно внятно и четко, не упуская основную мысль.

Правильно построенный телефонный разговор очень эффективен и служит повышению имиджа компании. Если же в организации правилами телефонных переговоров пренебрегают, в глазах ваших партнеров имидж компании будет только падать.

Чтобы сделать телефонный разговор максимально эффективным, а также для сохранения данных, полученных от собеседника, следует разработать специальный бланк, в котором будет записываться будущий разговор с учетом предполагаемых ответов партнера. Такой бланк будет особенно полезен при междугородних и международных переговорах, когда дорога каждая секунда.