Вера Капылова - Кадровое дело - оформление сотрудников

должностные инструкции и инструкции по охране труда

положения о структурных подразделениях

положение о коммерческой тайне

положение об аттестации

положение о материальной ответственности

Эти документы оформляются в первую очередь. Даже если на начальном этапе в организацию планируется набрать всего несколько человек, информацию об их количестве и размере окладов необходимо закрепить в штатном расписании, а также составить график отпусков. Отсутствие этих документов, выявленное проверкой, приведёт к административным последствиям в виде штрафа.

Согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей деятельностью. Обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе, специалисте по кадрам или ином сотруднике, ответственном за оформление трудоустройства.

Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Своей подписью сотрудник подтверждает, что он ознакомлен с локальными актами и правилами трудового поведения, изложенными в них. В кадровой практике существует несколько вариантов оформления ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами:

Работники ставят подписи, подтверждающие факт и дату ознакомления на листе ознакомления, подшитом к локальному нормативному акту.

Сотрудники проставляют подписи в специальном журнале, содержащем перечень локальных актов с указанием даты ознакомления.

Сотрудники проставляют подписи в листе ознакомления с локальными актами, прилагаемом к трудовому договору

В текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Трудовой кодекс устанавливает особенности ознакомления с локальными актами для дистанционных работников, учитывая тот факт, что с развитием информационных технологий, этот способ занятости обретает всё большую популярность. Согласно ТК РФ дистанционный сотрудник может быть ознакомлен с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами путём обмена электронными документами. 4 4 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016). Ст. 312. 1

Для организации очень важно зафиксировать факт ознакомления сотрудника с документами, необходимыми для выполнения его трудовой функции. Иначе, в случае нарушения, правил внутреннего трудового распорядка или должностной инструкции, работодатель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности или уволить за неисполнение обязанностей. Ведь нет документальных свидетельств, что сотрудник был ознакомлен с этими актами.

Ситуации, когда работник, прочитав документ, связанный с его трудовой деятельностью, отказывается ставить подпись, подтверждающую ознакомление с ним, возникают редко, но всё же имеют место быть. Чаще всего сотрудники отказываются подписывать положение о материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации, а также должностные инструкции. Скорее всего, такие сотрудники руководствуются тем, что в случае санкций по отношению к ним, они смогут легко оспорить применение взысканий, ведь подписи, подтверждающей ознакомление, нет.

Для работодателя в этом случае оптимальным решением будет попробовать убедить работника подтвердить факт ознакомления подписью. Если это не удастся сделать, работодателю в подобных обстоятельствах рекомендуется документально зафиксировать отказ от проставления подписи в ознакомлении с локальными актами после их прочтения при свидетелях. Также возможно применение к несговорчивому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Трудовой договор является документом, отражающим основные аспекты трудовых отношений работодателя и сотрудника.