Ольга Азарова - Я Вам пишу... Деловые и личные письма по-английски и по-русски

Если это Ваше не первое письмо к корреспонденту, и за время переписки у вас установились отношения более, чем просто формальные, допустимо в конце написать

Тема письма (сообщения)

Subject line

Эта строка информирует получателя письма о содержании последнего.

Re: Your application for the General Manager Position

Subject: Your order of June 2, 2004

Приложение

Encl

Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например, брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта, Ваше резюме и т.п., то в последней строчке должно быть указано

Encl.

Можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце

Encl. или как Encls. Все три возможности считаются допустимыми.

Если Вы обязательно хотите непременно указать, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, то в этом случае строчка приложения выглядит так:

Encl: Resume

Encl: Curriculum Vitae

Encl: Current Price List

Отправить копию

Сс:

Команда Сс: Ms Ann Smithпосле строчки приложение Encl означает, что копия письма будет послана Ms Ann Smith.

Таким образом, в самом полном виде образцовое письмо должно выглядеть следующим образом:

Cambridge School of Languages

2119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK

British School Publishing Ltd.

2 Inner Park Road Wimbledon

London 123 45ED UK

Our ref: XY 011 Your ref:

10 July 2004

Dear Ms Higgins

Subject: Your request for New Cambridge English Language Course

Yours sincerely,

Подпись

Ivan Petrov

License Manager

Encl

Cc: Ms Mary Tailor

Безусловно, в Вашем письме могут не понадобиться некоторые частности, как, например, входящий и исходящий номера, копия или приложение. В таком случае вы безболезненно выбрасываете все ненужное из плана оформления письма с сохранением порядка и пунктуации оставшихся частей. Рассмотрите приведенные ниже примеры различных деловых писем. Обратите внимание, что каждое письмо составлено применительно к каждому конкретному случаю.

Пример 1.

Cambridge School of Languages

119 Mill Road

Cambridge CB1 2AZ UK

British School Publishing Ltd.

2 Inner Park Road Wimbledon

London 123 45ED UK

10 July 2004

Dear Ms Higgins

Subject: Your request for New Cambridge English Language Course

Yours sincerely,

Подпись

Ann Smith

License Manager

Пример 2.

Mr A. Abrahamson

Head of the Recruitment Department

The Great Windsor Consulting

175 Abbey Road, London,

SF12 BU 34, UK

Maria Fetisova

10 Fifth Avenue

KL89, New York

09678 USA

August 15, 2004

Dear Mr Abrahams

Re: Chief Technology Officer Position ref. CTO/003

Yours sincerely,

Подпись

Maria Fetisova

Encl: Resume

Пример 3.

Mr W.A. Mozart

Managing Director

Green Brienner Records, Ltd

54 Beetle Brook Road

Fansbury, CN 07896

USA

Maria Fetisova

2 Strawberry Hill

CA 09876, USA

August 19, 2004

Dear Mr Mozart

Agency Agreement

Sincerely yours,

M.Fetisova

Подпись

Encl: Agency Agreement, 2 pages.

Некоторые специальные почтовые отправления

Ниже приведены знаки специальных почтовых отправлений. Это полезно знать, чтобы понять, какой почтой Вам пришло, письмо и какой почтой посылать ответ.

Air mail– отправить авиа почтой.

EXPRESS– срочная доставка... Для таких целей пользуются услугами как государственных экспресс – компаний, так и частных. В этом случае на почтовом отправлении указана компания, осуществляющая доставку... Обычно для доставки срочных материалов существуют гарантированные сроки.

В случае невыполнения сроков доставки почтовая компания, в принципе, обязана оплатить стоимость пересылки и издержки, вызванные неполучением почтового отправления в гарантированные сроки.

Printed matter– печатные материалы, которые обычно отправляются по низким тарифам.

Registered mail– заказное письмо.

Special delivery– доставка курьером от почтового отделения.

Zip code = Postcode– номер почтового отделения.

В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма с предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно отнести к производным или результатам писем первых двух категорий.