Дэвид Хорсагер - Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

• Не стесняйтесь просить о помощи.Если вы не очень хорошо разбираетесь в компьютерной технике, попросите о помощи того, кто знает толк в этих устройствах. Рассчитывайте на свою команду в плане организации эффективной работы компьютеров в вашем офисе. Даже если у вас нет специального подразделения по IT-поддержке, постарайтесь найти коллегу, друга или родственника, которые помогут вам организовать бесперебойную работу компьютерной техники.

Согласно исследованиям экспертов, средний компьютерный пользователь тратит минимум девять минут рабочего времени в день на то, чтобы загрузить используемые программы и файлы.

Удача – это то, что происходит, когда подготовка встречается с возможностью .

Предположим, вам нужно выпечь дюжину маленьких кексов в гофрированных формочках. Вы будете печь их по одному? Конечно, нет! Но, к сожалению, многие люди подходят к своей работе именно так. Они совершают пару звонков, переключаются на составление письма, снова говорят по телефону, потом работают над деловым предложением клиенту и т. д. Все мы так или иначе работаем так. В результате мозг постоянно без нужды «переключает передачи» и теряет время при каждом таком переключении.

К счастью, с этим легко справиться. Нужно загореться желанием изучить свой распорядок дня и решить, какие из ваших задач можно объединить. Вот с чего стоит начать.

• Начните с очевидного.Звонки, электронные сообщения и текущая бумажная работа – главные кандидаты на объединение. В большинстве случаев они могут быть гораздо эффективнее решены вместе, чем по отдельности. Посмотрите на свой календарь и поищите другие рутинные задачи, которые могут быть объединены. Проявите сосредоточенность и поставьте себе задачу сэкономить рабочее время. И вы обязательно отыщете еще минимум несколько подобных групп.

• Устанавливайте лимиты времени.Установите сроки, за которые вы должны справиться с группами одноплановых задач. Это позволит вам сосредоточиться на том, чтобы двигаться вперед без остановок и проволочек. В течение каждого рабочего дня выбирайте для себя определенный временной промежуток, когда ваш персонал и администратор офиса не будут вас беспокоить. Они могут помочь вам экономить время при выполнении задач.

• Будьте усидчивыми.Когда вы начинаете работу над группой задач, примите твердое решение не отвлекаться, пока вы их не выполните. Это поможет вам сосредоточиться и сделать вашу работу быстрее.

• Установите для себя «день совещаний».Быстро справиться со всеми совещаниями, например, недели просто, если организовать специальный «день совещаний». Если к тому же вам удастся назначить их с минимальным интервалом, то это поможет сохранить необходимый настрой. Высока вероятность того, что эти совещания пройдут конструктивно. Если условия вашей работы не позволяют применить такой метод, то можно установить «день, свободный от совещаний».

Исследования показывают, что если удается освободить служебную электронную почту от всякого рода пересудов, шуток и другого непродуктивного контента, это может сэкономить до 30 процентов времени, которое работники офисов тратят на чтение писем.

Эффективность – это умная лень.

Иногда сама сложность проблемы или проекта лишает нас ясного в и дения пути, по которому следует двигаться. Перед нами оказывается так много промежуточных задач, что мы не знаем, с чего начать. В такие минуты нас парализует стресс. Попросту говоря, мы зацикливаемся.

Есть хорошая новость: зациклиться – еще не значит оставаться зацикленным. Обычно достаточно сделать хотя бы маленький шаг вперед, раскрепостить свой ум и вновь обрести уверенность в себе. Вот что можно сделать, чтобы стряхнуть умственное оцепенение.

• Не откладывайте решение сложной задачи на потом.Самое легкое, что можно сделать с трудной работой, – отложить ее. Но почти всегда это гарантирует усложнение ситуации, а не наоборот. Решите, что вы немедленно возьметесь хотя бы за какой-то аспект проблемы, и не сдавайтесь, пока не продвинетесь вперед хотя бы немного. Не откладывая, беритесь за то, что должно быть сделано, хотите ли вы этого или нет.

• Если вам трудно, начинайте с любого «конца» задачи.Нет правила, которое заставляло бы вас начинать решение проблемы именно с начала. Если вам сложно подойти к ней в лоб, попробуйте какой-нибудь другой угол. Не исключено, что вы раскрепостите свой ум и повернете ситуацию в нужную вам сторону.