Дэвид Хорсагер - Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

95 процентов книг, аудио– и видеозаписей о саморазвитии не используются.

Мы можем натренировать разум изливать груз своих мыслей на бумагу.

Самые затратные по времени мероприятия в бизнесе связаны с устранением последствий критических ситуаций, которые можно предусмотреть. Поломки компьютеров – первое, что приходит в голову. Ноутбуки и планшеты очень нужны нам для работы, но, к сожалению, предсказуемо ненадежны.

Эти советы помогут вам избежать серьезных проблем, если вы уроните ноутбук или полетит жесткий диск на компьютере.

• Дублируйте важнейшую информацию.Постарайтесь хранить важную информацию на стационарных носителях. Иначе не исключено, что накопленные за несколько месяцев сведения о вашей клиентской базе могут исчезнуть в мгновение ока из-за технической неполадки.

• Регулярно обновляйте файлы с информацией.Есть несколько программ, которые позволяют регулярно пересохранять и обновлять рабочую информацию. Можно делать это ежедневно, раз в неделю или раз в месяц. Вашего участия не требуется, все происходит автоматически. Есть даже сайты, предоставляющие такие услуги.

• Храните информацию в отдельном месте.Если вы дублируете данные на жестком диске, то лучше хранить его вне офиса или дома. Так вы избежите утраты информации в случае пожара, затопления, кражи или другого несчастного случая. Для помощи в защите своей информации вы можете обратиться в специализированные компании.

Процесс сохранения информации может занять несколько минут, но сэкономит много времени и нервов, если что-то произойдет с жестким диском. Если в вашей компании есть человек, отвечающий за проблемы безопасности информации, стоит обратиться к нему за советом по поводу того, что можно предпринять для более надежного ее хранения.

В 2003–2004 гг. частота поломок ноутбуков выросла с 20 до 28 процентов.

Готовьтесь к неизвестному, изучая, как другие в прошлом справлялись с непредвиденным и непредсказуемым.

Бумажные досье ужасно неэффективны. Они тяжелы, дороги, их трудно хранить. Гораздо лучше рабочее место и офис без бумаг. Лично я пока не перестроился, но у меня есть друзья и партнеры, которые уже добились этого. И я двигаюсь в этом направлении. Отличная экономия пространства и времени!

За сумму, меньшую, чем вы потратите на ужин в ресторане с семьей, вы приобретете сканер, который может переводить в цифровой вид огромное количество бумажной информации. А главное – ваша информация может храниться на жестком диске компьютера или на серверах облачных хранилищ, а не в шкафах или стопках на столе. Есть много способов и методик, с помощью которых вы можете освободиться от бумаг в офисе. Одно из лучших – приложение Evernote и связанные с ним продукты ( evernote.com). С их помощью можно легко и удобно фиксировать и сохранять ваши идеи и мысли. Гораздо удобнее, чем на бумаге.

Вот несколько советов по разгрузке офиса от бумаг.

• Используйте метки и тэги.Одно из главных преимуществ цифрового офиса в том, что для каждого документа вы можете использовать метки и тэги, которые позволяют легко найти его. Не забывайте помечать каждый отсканированный бумажный документ значком, точно определяющим характер и тему документа.

• Разработайте простую схему хранения файлов.Как и электронная почта, документы должны быть организованы системно, но не сложно. Постарайтесь, чтобы каждый файл находился в предсказуемом месте, чтобы вы могли его легко найти.

• Дублируйте и сохраняйте ценные файлы на разных носителях.Вы наверняка не хотите, чтобы в результате технического сбоя была утрачена важная информационная база. Создайте систему дублирования и хранения информации и постоянно ею пользуйтесь.

• Сохраняйте бумажные копии важных документов.Такие важные документы, как контракты, следует копировать на бумажные носители и хранить хотя бы несколько недель, пока с ними идет активная работа. Если вам нужно открывать контракт каждый час, то его цифровая копия не очень удобна. В процессе работы вы можете столкнуться с необходимостью сохранения небольшого количества документов в бумажном виде. Зато вы наверняка серьезно продвинетесь вперед с переводом в цифровой формат многих других материалов, которые загромождают ваше рабочее место.