Дэвид Хорсагер - Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию

• Распределите все имеющиеся у вас на столе материалы по дням, когда вам предстоит с ними работать. Каждый день переносите освободившийся после работы файл в папку следующего месяца. Когда вы дойдете до конца текущего месяца, передвиньте папку так, чтобы она находилась позади всех помесячных папок. Теперь она указывает вам на начало следующего года.

Например, если сегодня 15 марта, то в ящике перед вами будет папка «Март» с файлами по порядку от 15 до 31‑го дня. Дни 1–14 будут уже в папке «Апрель» непосредственно за папкой «Март». В начале рабочего дня выньте файл с пометкой «15 марта» и посмотрите, что конкретно вы должны сделать в этот день. Затем положите этот файл за файлом, соответствующим 14‑му дню в апреле.

Вы можете видоизменить поисковую систему. Некоторые считают, что проще иметь файлы на неделю, а не день. Другие полагают, что папки-фолдеры лучше рассчитывать на два месяца. Третьи собирают все, что должно быть сделано в следующем месяце, и за несколько дней до его наступления рассортировывают материалы по дням. Возможно, вы захотите компьютеризировать систему.Главное – вы начинаете пользоваться этой идеей тогда, когда видите, что она эффективна для вас.

Есть хитрость, позволяющая сэкономить время. Если вы обнаружите задачу, к решению которой можно вернуться значительно позже, то разместите материалы о ней в том месяце и дне, когда планируете заняться ею. Вам не нужно думать и помнить о ней: она автоматически «выпрыгнет» сама в назначенное время. Другая положительная сторона системы – возможность просмотреть планы на несколько последующих дней и подправить график, если ситуация вносит срочные коррективы.

Чтобы содержать рабочее место в порядке, вам могут понадобиться еще несколько ящиков с таким «висячими» папками. У меня, например, есть папки с месячными счетами, материалами для чтения и материалами, которые я хочу разместить в своих досье. «Материалы для досье» – различные материалы из других поисковых систем, которые я накапливаю к концу месяца. В папке «Материалы для чтения» содержатся журналы, статьи и публикации, которые я очень легко нахожу и беру с собой в поездки, предполагая, что мне придется просидеть некоторое время в аэропорту во время пересадки.

Неряшливый рабочий стол или кабинет – признак не занятого профессионала, а неорганизованного человека. Поймите сами и покажите окружающим, что вы хотите порядка на своем рабочем месте, чтобы сосредоточиваться на решении проблем и повышать производительность.

Копание на неряшливо организованном рабочем месте отнимает минимум полтора часа рабочего времени в день.

Станьте организованным, или вас ждет полный крах.

Вы наверняка слышали старую пословицу: «Не надо изобретать велосипед». Я люблю ее, отчасти потому, что она легко запоминается, а отчасти потому, что она гораздо короче, чем фраза: «Создавайте шаблоны и образцы для решения повторяющихся задач». Вы согласны?

Оба смысла этой пословицы отражают одну идею. Электронные письма, доклады, отчеты и другие материалы, которые создаются всякий раз заново из обрывков информации, зачастую требуют значительных затрат времени. Гораздо лучше иметь файлы с образцами будущих сообщений, которые вы будете использовать по мере необходимости, слегка видоизменяя. Это сэкономит ваше время и поможет готовить более полные материалы.

Предположим, вы знаете вопрос о новом товаре, который вам обязательно задаст почти каждый клиент. Вместо того чтобы каждый раз отвечать на него по телефону или электронной почте, почему бы не подготовить подробный ответ и сохранить его в своих документах, чтобы послать клиенту в любой момент? Вставив в готовое письмо новое имя и, возможно, пару конкретных деталей, вы в течение нескольких секунд можете отправить интересующемуся покупателю вполне аргументированное сообщение, учитывающее его индивидуальные запросы.

Вот несколько советов по «автоматизации».

• Внимательно изучите вашу почту.Есть ли в ней вопросы, которые появляются из раза в раз? Если вам приходится отвечать на один и тот же вопрос чаще чем раз в неделю, полезно подготовить шаблон ответа.

• Постарайтесь составить шаблон основательно.Поскольку вы намереваетесь использовать шаблон многократно, составьте его так, чтобы он был максимально подробным и полным. Если в поступающих вам письмах будут дополнительные вопросы или замечания, учтите их при подготовке ответа конкретному корреспонденту. При необходимости вносите в шаблон изменения.