Анастасия Рыжина - Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится

После разбора почты можно работать со списком задач. Короткие (менее пяти минут) делайте сразу. Адреса, телефоны, контакты переносите в адресную книгу (можно делать это сразу на этапе разбора). Большие задачи заносите в ваш список дел: планер, ежедневник, приложение. При желании их можно разбить по срочности: «Очень срочно», «На этой неделе» и «Когда-нибудь, когда все это закончится».

По завершении очистки (это может занять от получаса до нескольких часов) должен остаться идеально пустой ящик для «Входящих». Если писем слишком много (например, несколько тысяч), можно перенести полностью весь почтовый ящик в «Завершенные», а затем вручную вытащить из него письма с актуальными задачами. Если там что-то и потерялось, то вы все равно об этом не вспомните, поэтому нет смысла переживать о мелочах. А о реально важных задачах вам напомнят еще двести раз. Лучше сделать грубый разбор, чем застрять на этапе «надо бы разобрать почту, но это слишком сложно, поэтому я буду мучиться дальше».

«Поняла, что меня очень угнетают многочисленные папки, куда переезжала почта из «Входящих». Они стройно маячили слева с отложенными (порой непрочитанными) полезными и интересными вещами, которые я собиралась посмотреть «когда-нибудь», «когда-будет-время». Все так аккуратненько и структурированно… и так печально. В общем, оставила я папку «Покупки», «Текущие» и «Завершенные», свалила все письма в «Текущие» и начала зачистку. Интересные ссылки в письмах 2016 года – уже, конечно, не рабочие. И зачем я хранила письма типа: «вебинар будет доступен 3 дня» и «40 %: акция заканчивается завтра» с 2017 года до сих пор?..»

Ненужные письма.Отпишитесь от всех рассылок, которые не приносят прямо сейчас практической пользы. Даже если это что-то интересное – всего интересного не объять. А развлекательные, но бесполезные рассылки просто тратят ваше время. Отписывайтесь, не читая. Иначе зачистка закончится прочтением каких-нибудь крайне интересных статей на «Лайфхакере». Как правило, для этого есть кнопка «Отписаться» («Unsubscribe»), мелким незаметным шрифтом в самом конце. Если кнопки нет – с помощью правил обработки почты настройте ящик так, чтобы все письма с этого адреса автоматически попадали в папку «Спам» или «Удаленные».

Не нужно хранить письмо во «Входящих», если из всей полезной информации в них только телефон или адрес. Для этого есть записная книжка (бумажная или электронная). Переписываем в нее контакты – а сами письма отправляем в архив.

Не держите во «Входящих» письма, которые нужны только как напоминалка: не забыть сходить на выставку, деловую встречу, выполнить какое-то задание. Для задач и встреч используйте ежедневник или блокнот со списком задач.

Не стоит держать важные вложения только в почтовом ящике. Если документы важны – сохраните их у себя на компьютере, не забывая о системе папок, которую создавали в течение предыдущих глав. После этого письма можно убрать в архив. В некоторых случаях люди хранят файлы на почте в качестве резервной копии – например, сканы документов. Для таких писем можно создать в почте специальную подпапку «Бэкапы».

Письма-воспоминания.Если в почте лежит романтическая переписка, теплые пожелания от друзей или комплименты от заказчиков, эти письма могут быть вам важны. Оставлять их «болтаться» во входящих не стоит – они будут отвлекать внимание и переполнять ящик. Но если они просто уйдут в архив, вы о них и не вспомните.

Можно сохранить такие письма в виде скриншота и положить на компьютере в папку с воспоминаниями (о ней мы уже говорили в прошлых главах). Конечно, они должны вызывать только радость и их не должно быть чересчур много. Как и в случае с «файлами на память», лучше собрать среди жемчуга и бисера приятных слов только настоящие бриллианты чувств, не обесценивая их чем-то посредственным.

«Многоящичье».Если у вас не один, а несколько ящиков, проверка почты может превратиться в жонглирование горящими стульями. Если у вас всего две почты, личная и рабочая, – это удобно, так как каждая из них предназначена для строго определенной цели. Если же у вас три-пять ящиков и в них все вперемешку – стоит навести порядок.

Если ящиков так много, что вы начали в них путаться, напишите их списком, с комментарием, зачем нужен каждый из них (если вы сделаете это ручкой на бумаге, осознание будет более полным). Перед глазами у вас появится ясная картина того, сколько у вас всего, и главное – что из этого нужное. Теперь при разборе можно разделить ящики по функциям и в каждом из них сохранить только письма нужного типа. А давно ненужные почтовые аккаунты – удалить.