Анастасия Рыжина - Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится

Мы делаем это для того, чтобы отделить напоминания от задач. Почта – не список дел, потому что туда постоянно приходят новые письма. Просмотр почты обычно происходит примерно так: «Так, надо бы поработать. Интересно, что у меня тут самое важное… О, новая рассылочка! Пойду почитаю. А кто мне тут комментарии оставил?..» Это все равно как если бы в ваш личный ежедневник прибегали и дописывали свои дела коллеги, начальник и спамеры. «Входящие» – это куча напоминалок, которые нужно разобрать. «Текущие» – это задачи, которые вы ставите себе сами и которые сами контролируете. Вы, а не другие люди! Как только вы поймете эту разницу, разбор даже огромных массивов почты станет эффективным.

Существуют и другие способы отделять задачи от напоминаний. Выберите для себя вариант, который покажется вам более удобным. Например, в моей практике был случай, когда на корпоративную почту было настроено порядка пяти сотен скриптов, автоматически раскладывающих письма по нужным папкам. Естественно, приводить всю эту систему к двум папкам было бы долго и непродуктивно. Но нам все равно удалось отделить напоминалки от задач. Напоминалками стали непрочитанные «жирные» письма. Владелец почты ежедневно проходит по всем папкам и выписывает из них задачи в ежедневник. После прочтения письмо становится «текущим». Эффективность повысилась: больше не нужно постоянно проверять почту, все задачи записаны в таскменеджере и не потеряются.

Если вы часто передаете задачи другим, появляется папка «Делегированные». Теперь, когда вам нужно поработать самому, вы заходите в папку «Текущие», а когда нужно потыкать палочкой в подчиненных – в «Делегированные». Обратите внимание! Когда звучит задача «Надо переслать это письмо прорабу, чтобы он сказал сроки» – это все еще «Текущие». А вот когда письмо уже переслано или переформулировано, оно переезжает в «Делегированные», и в ежедневнике появляется пометка «Пнуть прораба». Также можно перекладывать письма в «Делегированные» из «Отправленных» – так у вас перед глазами будут четкие задачи, которые вы сами и поставили.

Можно создать несколько подпапок для самых популярных типов писем. Например, у меня есть «Работа», где лежат номера карт, ссылки на сервера и прочее, что нужно регулярно и не привязано к конкретным проектам. Есть «Пароли и аккаунты», куда сваливается регистрация в интернет-магазинах и на маловажных сайтах [12] Конечно, оставлять жизненно важные пароли, например от интернет-банка или рабочего сайта, в почте не стоит. Но если у меня уведут аккаунт на AliExpress, я, пожалуй, не сильно расстроюсь. . Теоретически я могу найти их и поиском, но мне удобнее держать их в одном месте и периодически очищать, просматривая в виде списка.

Если тема письма непонятна – перешлите его самому себе и в разделе «тема» напишите понятное описание в несколько слов. Это сильно облегчит поиск в будущем.

Последовательно зачищайте ящик.Если ваша почта – это хаос из нужных писем и мусора, придется потрудиться. Начните с самых старых писем и идите от них к более новым. Так будет проще принимать решения. Удаляйте или архивируйте все, что неактуально. Если вы точно знаете, что ищете – можно пользоваться поиском по датам, адресатам или ключевым словам. Например, одним махом удалить все письма от бывшей жены, или все билеты на концерт, или все, что старше пары месяцев.

Еще один удобный лайфхак – создать в почте кнопки, которые автоматически совершают какое-то действие. Например, у меня есть кнопка «Завершенные», при нажатии на которую письмо сразу улетает в соответствующую папку. Сколько нервов она мне экономит, вы бы знали!

Положите рядом с собой лист бумаги или блокнот. Откройте почту, создайте папки «Текущие» и «Завершенные» [13] Как мы уже говорили: если в вашем случае это невозможно, придумайте другой способ, как отличить напоминалки других людей от задач, которые вы ставите себе сами. . Нужные письма, которые касаются нынешних проектов, – переносите в папку «Текущие». Задачи, которые связаны с этими письмами, выписывайте на бумагу. Если в письме нет ничего, кроме напоминания, адреса, телефона, – выписав информацию, можно сразу убирать их в «Завершенные». Не делайте задачи сразу, даже если очень хочется – первым шагом нужно разгрести почтовый ящик и собрать все в одно место. Иначе вы получите слишком много переключений (с разбора почты на реализацию и обратно) и быстро устанете.