S. L. Innovación y Cualificación - Montaje mecánico en instalaciones solares fotovoltaicas. ENAE0108

4 La cantidad demandada, que debe ser la adecuada, de forma que no haya que modificar pedidos por falta de planificación.

5 El servicio, consistente en las prestaciones que ofrece el proveedor con posterioridad a la entrega del producto, y pueden variar según las exigencias de los clientes.

Una vez conocidas las necesidades de material que va a precisar una instalación, hay que dirigirse a los posibles proveedores a través de una carta o modelo de solicitud de oferta en la que se indiquen los productos necesarios (descripción del producto solicitado) y en qué condiciones (precio por unidad y periodo de vigencia del mismo, descuentos, condiciones de pago, plazo y lugar de entrega, transporte, etc.).

Es importante disponer de una red de proveedores fiables en el cumplimiento de los plazos y compromisos adquiridos. Además, deben ser capaces de suministrar las cantidades de producto que van a necesitarse, evitando que puedan tener dificultades para afrontarlo, en caso de que el pedido sea demasiado voluminoso para las cantidades que normalmente suministran.

Nota

No consultar nunca a un proveedor, a quien por distintas razones (falta de experiencia, habitual falta de cumplimiento de los compromisos adquiridos, etc.) se tenga la firme intención de no realizarle un pedido. Solo deben consultarse proveedores que se sepa de antemano que van a ser capaces de proporcionar los equipos solicitados en los plazos y condiciones requeridas.

El número de empresas consultadas no debe ser inferior a tres ni superior a seis, ya que al final solo se elegirá a uno. Por último, en épocas de crisis habrá que asegurarse antes de realizar la consulta, la supervivencia de la empresa a la que se va a consultar, para no quedarse colgados sin suministro a mitad de proyecto.

Después de consultar a las empresas proveedoras, algunas de ellas responderán a la solicitud de oferta, por lo que para su correcta valoración será necesario fijar una serie de criterios como, por ejemplo, criterios técnicos, comerciales o financieros, con el fin de asegurar que la empresa finalmente elegida sea capaz de cumplir con los compromisos adquiridos.

Ejemplo

Para el análisis de una oferta de módulos fotovoltaicos, los criterios técnicos podrían ser:

1 Las características constructivas (tipos de células, contactos, nº de células por módulo, estructura, marco, caja de conexiones, cables, etc.).

2 Los valores característicos para la integración del sistema (tensión máxima permisible en el sistema, máxima carga física admisible, condiciones de operación, resistencia al impacto, etc.).

3 Características generales (dimensiones, peso, condiciones de embalaje, tamaño de la caja de embalaje, etc.).

4 Comportamiento bajo condiciones estándares de prueba (potencia eléctrica máxima, tensión en circuito abierto y en el punto de máxima potencia, corriente de cortocircuito y en el punto de máxima potencia, eficiencia, etc.).

5 Curvas características, parámetros de temperatura, etc.

Entre los criterios no técnicos estarían:

1 El precio.

2 Las facilidades de pago.

3 Los plazos de entrega.

4 La duración de la garantía.

5 Proximidad del servicio postventa.

6 Calidad del servicio comercial, etc.

En cada una de las ofertas se evaluaría cada uno de los criterios establecidos, fijando un coeficiente de ponderación para cada uno de los aspectos planteados (por ejemplo, el aspecto financiero supondría un 30 % de la valoración, y dentro de este, el precio representaría un 90 % y las facilidades de pago el 10 %).

A continuación, para un criterio dado, se atribuiría la nota 0 a la peor de las ofertas y la nota 10 a la mejor. El baremo así planteado permite, por una regla de tres, puntuar las ofertas de calidad intermedia. La suma de las notas ponderadas de todos los criterios que corresponden a cada una de las ofertas da la nota global de la oferta, y así resulta fácil comparar las notas globales entre sí y elegir la mejor.

Una vez que se ha elegido al proveedor, hay que realizar formalmente el pedido. El pedido es un documento a través del cual el cliente hace llegar su demanda al proveedor. Se compone de dos partes: la cabecera y las líneas de pedido.

La cabecera es la parte del pedido en la que se recogen una serie de datos comunes al pedido, como son los datos de la empresa suministradora, la identificación del cliente, el número de pedido, la fecha de pedido, datos de entrega y aceptación, condiciones de pago, etc.

En las líneas de pedido se reseñarán los diferentes materiales que componen el mismo. Para cada producto se indicarán, por ejemplo, el código que lo identifica, la descripción de las mercancías solicitadas, la unidad de venta, la cantidad de unidades de venta solicitadas, el precio por unidad de venta, los descuentos aplicados y el precio final.

Ejemplo

Para suministrar energía eléctrica fotovoltaica a una vivienda de ocupación permanente, que debe alimentar 15 puntos de luz de 20 W, televisión en color, pequeños electrodomésticos, lavadora de lavado en frío y frigorífico de bajo consumo, a 220 V, se ha calculado que es necesario emplear los siguientes elementos:

Puestos en contacto con un suministrador de material fotovoltaico, se le ha realizado un pedido de material, como se muestra a continuación. Las cantidades y precios consignados corresponden a los tratados directamente con dicho proveedor.

El modelo de pedido no es un documento formalmente establecido. Hay tantos modelos de pedidos como empresas, de forma que cada una confecciona el modelo como conviene a sus necesidades.

Entre los métodos más utilizados para realizar los pedidos se encuentran:

1 La carta. Se necesita original y copia, el original se envía al proveedor, y la copia se queda como comprobante del pedido para el cliente.

2 El fax. Se realiza de forma similar a la carta, pero utilizando el fax como medio de envío.

3 El correo electrónico. Es más rápido, siempre que el proveedor disponga de estos medios.

4 Internet. Para aquellos proveedores que ofrezcan esta posibilidad en su página web.

5 El teléfono. Es un medio muy eficaz, ya que carece de burocracia y las gestiones son muy rápidas. Sin embargo, es necesario que entre los clientes y los proveedores haya una relación “de confianza”.

6 Los agentes comerciales. Los propios vendedores son los que rellenan el pedido, junto con el cliente.

Una vez realizado el pedido, el paso siguiente en el proceso de compra es la recepción de la mercancía. Las mercancías solicitadas llegarán acompañadas de un documento denominado albaráno nota de entrega. Este documento es expedido por el vendedor en el momento en que las mercancías salen de su almacén y sirve al comprador para comprobar, junto con la nota de pedido, que las mercancías solicitadas coinciden con las recibidas. El albarán es un documento que tampoco tiene forma determinada. Al igual que la nota de pedido, el albarán se compone de cabecera y líneas, que en este caso reciben el nombre de líneas de albarán, y contendrá los siguientes datos: