Inmaculada Pavía Sánchez - Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa. ADGG0408

1 Instancia: documento escrito cuyo destinatario es la Administración pública, a través del cual se solicita algo que esté recogido en la normativa legal vigente. La estructura que presenta la instancia es:Datos personales del solicitante.Exposición de hechos y motivos de la petición.Solicitud.Relación de documentos que acompañan a la solicitud.Lugar, fecha y firma.Destinatario (órgano o cargo del responsable). Ejemplo de instancia

2 Oficio: se usa para notificar hechos, realizar peticiones o adjuntar documentos entre las administraciones con el fin de comunicarse entre ellas. El oficio se estructura de la siguiente forma:Membrete, donde deben reflejarse todos los datos posibles.Asunto.Dirección.Cuerpo.Firma, nombre, apellidos y cargo.Localidad y fecha. Ejemplo de oficio

3 Certificado: documento que expiden las administraciones o las empresas a través del cual se da fe de la presencia de una situación determinada. Tiene valor legal. La estructura del certificado es:Encabezamiento, donde aparece el nombre y cargo de la persona que lo realiza.Cuerpo del escrito, el cual se inicia con la palabra certifico o certifica.Firma y sello en la izquierda del documento.Lugar y fecha en la izquierda del documento. Ejemplo de certificado

Aplicación práctica

Manuel Parra, con DNI 1234567, desea pedir a su empresa un documento que acredite que trabaja en la empresa SISCU S. L. como comercial desde el 20 de enero de 20XX (de manera indefinida) y que cobra anualmente una cantidad de 18.000 € brutos al año.

Redacte dicha petición según el documento más conveniente.

Los datos de la empresa son:

SISCU S. L.

C/ Diputación 258

CP: 11003

Responsable: Isabela Pavía Díaz

SOLUCIÓN

Dicha petición ha de quedar plasmada en un certificado, ya que, mediante este documento, la empresa dará fe de que Manuel es un trabajador de la empresa SISCU S. L. desde el 20 de enero de 20XX, cobrando una cantidad de 18.000 € brutos anuales.

El documento quedaría redactado de la siguiente forma:

Ejemplo de certificado

Para que la comunicación escrita en la empresa sea efectiva, ha de tener una serie de elementos básicos. Dichos elementos se corresponden con el soporte donde se refleja el mensaje escrito y este en sí. En este sentido, se van a nombrar el sobre, el papel y la carta.

El sobre es la cubierta, generalmente de papel, donde se incluye la carta, comunicación, tarjeta, etc., y que, posteriormente, se envía de una parte a otra.

En el sobre deben reflejarse los datos del destinatario, el remitente, el franqueo (el pago del servicio materializado en el sello).

Nota

El papel sigue siendo el elemento más utilizado para la comunicación escrita.

Existen muchos tipos de papel en el mercado: autocopiativo, barba, cebolla, milimetrado, guarro, de prensa, térmico, timbrado, vegetal, etc., aunque el más utilizado es el vulgarmente conocido como papel de carta.

Se recomienda que el papel que se utilice para la comunicación escrita en cualquier empresa sea de color blanco. Asimismo, el tamaño más recomendado, por su generalización, es el formato A4.

Sabía que...

El papel fue inventado en China sobre el año 200 a. C. Existen ejemplos de papel descubiertos junto a tablillas de madera que contienen esa fecha.

Los primeros papeles son de seda y lino, pero de pobre calidad para la escritura, por lo que fueron utilizados principalmente para envolver.

El inventor del papel fue Ts’ai Lun.

La carta en sí es la forma más utilizada para la realización de la comunicación escrita. Es importante que las cartas tengan una buena presentación, ya que el destinatario obtiene una imagen del remitente.

Por ello, la carta debe poseer los siguientes requisitos:

1 Puede ser escrita a mano, máquina de escribir o equipo informático.

2 Debe poseer una distribución centrada y correcta.

3 Debe distinguirse de un solo vistazo su estructura.

4 Tiene que tener unos márgenes adecuados.

5 Se utilizarán todas las hojas que sean necesarias, ya que nunca debe escribirse en su reverso.

6 Toda carta ha de estar firmada a su conclusión.

7 La escritura de la carta ha de realizarse sin borrones ni tachones.

Actividades

7. Hacer una aproximación de la definición de comunicación escrita.

8. Investigar sobre la comunicación escrita en la empresa, ¿puede decirse que constituye el canal principal de comunicación?

9. Analizar los elementos de la comunicación escrita y aplicarlos a una situación comunicativa escrita.

Cuando se comunica utilizando la comunicación escrita, para que el mensaje que se trasmite no muestre más de una interpretación, es decir, que no dé lugar a ningún tipo de error de compresión o duda, hay que establecer unos puntos que se utilicen como guía para la correcta expresión de textos escritos.

Por ello, para que la comunicación escrita en la empresa sea efectiva, es necesario que cumpla una serie de puntos:

1 Ser de fácil comprensión.

2 Que se realice de manera adecuada.

3 Que sea concisa.

4 Que se ciña solo al hecho de la comunicación.

Además de cumplir con estos puntos, también tienen que tenerse muy presente los siguientes factores:

1 Las faltas de ortografía: el documento debe ser revisado para evitar cualquier tipo de anomalía ortográfica.

2 Uso de un vocabulario amplio a través de sinónimos.

3 Separar los temas a tratar de manera adecuada.

4 Evitar en un mismo documento que se repita mucho una palabra (pleonasmo).

5 No usar el gerundio para el comienzo o despedida de un documento.

6 No utilizar formulismos.

Actividades

10. ¿Por qué es tan importante la expresión en la comunicación escrita?

11. ¿Qué consecuencias puede tener un documento mal escrito para la empresa?

La comunicación en empresas públicas y privadas tiene distintas funciones comunicativas, tales como la informativa, la reguladora, la referencial o cognoscitiva, la connotativa y la de implicación.

Para comunicarse a través de la escritura, se necesita tener en cuenta los elementos tales como el sobre, el papel y la carta.

Dentro de la empresa, existen distintos tipos de comunicación escrita, que son las cartas comerciales y otros tipos de documentos administrativos.

La carta comercial tiene una estructura formada por el encabezado, el cuerpo y el cierre. Además, existen diferentes modelos, entre los que destacan el moderno, el moderno modificado, el profesional y el evolucionado.