Inmaculada Pavía Sánchez - Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa. ADGG0408

1 Emisor o remitente: persona que escribe el mensaje. Los mensajes pueden ser escritos manualmente, a través de máquinas de escribir, ordenadores, etc.

2 Mensaje: medio que contiene la información, que elabora el remitente y que, posteriormente, recibe el destinatario.

3 Código: método que se emplea para elaborar la escritura (los símbolos que se usan, el conjunto de normas, etc.).

4 Soporte: lugar donde se refleja la información a través de la escritura.

5 Receptor o destinatario: persona que recibe el mensaje.

Las cartas comerciales son uno de los documentos más importantes en la empresa y se utilizan como medio de comunicación entre las empresas o la empresa y un particular y viceversa.

Su elaboración debe realizarse de manera cuidadosa, ya que de ella depende la imagen que dé el emisor de la misma. Posee la siguiente estructura:

1 Encabezamiento: formado por el membrete del remitente, los datos del destinatario, la referencia y el asunto, la fecha y el saludo:Membrete: zona donde se plasman los datos del remitente (nombre completo de la empresa, logotipo, dirección completa y número de teléfono).Destinatario: refleja los datos de la persona a la que se dirige la carta (nombre y apellidos, dirección completa). El destinatario se escribe debajo del membrete a la izquierda o derecha del documento.Fecha: hace alusión al día en que la carta se redacta. Se localiza debajo del destinatario.Referencias: abreviaturas que se usan para hacer determinadas identificaciones (número de expediente, personas que elaboran la carta, etc.).Asunto: se refleja de forma concisa y breve el contenido principal de la carta.Saludo: hace alusión al primer contacto que se tiene con el destinatario.

2 Cuerpo: donde se plasma el contenido.

3 Cierre: indica el final de la carta comercial y está compuesto por la despedida, la firma, los anexos y la posdata:Despedida: la forman palabras y frases cortas y concisas que finalicen y cierren la carta.Firma: si una carta no se firma, carece de validez. Se coloca seguidamente a la despedida.Anexos: si la carta viene con algún otro documento, se indica en el cierre de la carta.Posdata: aparece en el final de la carta y se usa para escribir mensajes de carácter breve.

Ejemplo de las partes de una carta comercial

Actividades

3. Definir carta comercial e indicar su estructura.

4. Realizar una carta comercial.

Existen diferentes estilos de cartas comerciales, tales como:

1 Moderno: se caracteriza por la inexistencia de tabulador o sangría (todo el documento empieza en el margen izquierdo). Ejemplo de carta comercial moderno

2 Moderno modificado: idéntico al anterior, salvo en la firma y la antefirma, que se colocan en el margen derecho. Ejemplo de carta comercial moderno modificado

3 Profesional: se diferencia este estilo por el uso frecuente de sangrías. Ejemplo de carta comercial profesional

4 Evolucionado: se caracteriza por la eliminación del saludo y la despedida. Ejemplo de carta comercial evolucionado

Aplicación práctica

Es empleado de la empresa Cirolita S. L., con domicilio en el Polígono Industrial Sur, parcela 19, 11500 Valdelagrana.

Su superior le pide que escriba una carta comercial al cliente Platera S. A., por la que se le informe que, para cobrar la factura nº 17122010 de 300 €, que se adjunta, remitan cheque cruzado.

Utilice el modelo evolucionado.

SOLUCIÓN

Carta comercial en modelo evolucionado

En base al contenido u origen de la carta comercial, existen diferentes tipos:

1 Cartas de informe: se trata de cartas cuyos destinatarios son individuos del mismo rango, de la misma actividad, etc., en las que se engloba información acerca de la solvencia económica, la seriedad, etc., de clientes o proveedores. Ejemplo de una carta de informes

2 Cartas de pedido: cartas cuyo destino son los proveedores potenciales o habituales, para solicitar información sobre productos, realizar pedidos, aceptar dichos pedidos y realizar cobros. Ejemplo de confirmación de pedido

3 Cartas de reclamación: cartas cuya finalidad es reclamar el pedido o el impago del mismo. Ejemplo de carta de reclamación de impago

4 Informes personales: cartas cuyo destino son aquellas empresas a través de las cuales se pide información sobre las personas a las que conocen por haber prestado sus servicios en las mismas.

En el régimen interno de la empresa, existe una comunicación cuyo contenido es conciso. Las principales comunicaciones breves dentro de la empresa son:

1 Carta circular: cartas que usan las empresas para realizar algún comunicado sobre cambios de domicilio, razón social, nueva línea de productos, etc., a otros individuos o empresas. Asimismo, dentro de la empresa, se usan para comunicar asuntos que son de interés general, como cambios de horario, de turnos, etc. Ejemplo de carta circular

2 Saluda: cartas que usan las empresas, organismos públicos y autoridades a causa, entre otros, de los siguientes motivos:Invitación a actos.Toma de posesión.Forma de agradecimiento.

Las partes que forman un saluda son el inicio, el contenido y el final.

1 Comunicaciones de carácter interno: documentos que se utilizan para comunicarse entre los distintos departamentos, secciones, etc., de una empresa. Al igual que el saludo, los comunicados de carácter interno están formados por tres partes: el inicio, contenido y final.

Actividades

5. ¿Qué diferencia existe entre la carta comercial y otros documentos en la empresa?

6. Realizar un ejemplo de una circular y un saluda de una empresa.

Las empresas y los individuos también tienen relaciones con la administración y viceversa a través de unas comunicaciones formales.

Las comunicaciones con la administración tienen en común que están redactadas con un estilo y un tono impersonales, a diferencia de las cartas comerciales.

El siguiente esquema muestra la dirección de las distintas comunicaciones, así como el documento que se utiliza para tal fin.

Los documentos usados son la instancia, el oficio y el certificado. A continuación, se analiza cada uno de ellos: