Stefan Lami - 101 Fragen zur mandantenorientierten Honorargestaltung

Mit der Anwendung der Methoden mandantenorientierter Honorargestaltung kann sich diese unangenehme Ausgangssituation vollständig wandeln. Eine ausgezeichnete Vorbereitung auf das Honorargespräch (siehe die Fragen 44 und 66), kombiniert mit einem klaren Denken über Honorare, bei Vorliegen eines strukturierten Preismodells (für abrechnungsorientierte Leistungen) bzw. der Auswahl der richtigen Honorarmethode (für wissensorientierte Leistungen) lassen Honorargespräche deutlich leichter und besser gelingen.

Diese positiven Erfahrungen sind natürlich auch selbstverstärkend. Ihr Gegenüber wird Ihre positive Einstellung spüren und entsprechend, z. B. anerkennend, reagieren. Damit setzen Sie eine Entwicklung in Gang, deren Ende ist, dass Sie sich auf das nächste Honorargespräch freuen. Selbst wenn Sie dies im Moment nicht wahrhaben können, so kenne ich doch eine Reihe von Kollegen, die mir von genau dieser Reihenfolge erzählten.

Viele Kanzleien „beklagen“ sich über die seit Jahren existente Vollauslastung. Eine derartige Konstellation ist komfortabel und bequem. Sie überdeckt mögliche Risiken, die meist nur schleichend schlagend werden. Dauerhaft an der Kapazitätsgrenze zu arbeiten, birgt die Gefahr, vorhandene Ergebnispotenziale nicht zu realisieren, Mandantenzufriedenheit zu vernachlässigen, Entwicklungen zu versäumen, sich selbst zu verausgaben und zu hohen Druck auf die Mitarbeiter aufzubauen. Einfach ausgedrückt spreche ich von: „Zu viel arbeiten, für die falschen Mandanten, für zu kleines Geld!“.

Ich empfehle Kanzleien eine leichte Überkapazität. Also immer über etwas mehr Ressourcen zu verfügen, als es unbedingt für die termingerechte Abarbeitung aller Aufträge notwendig ist. Diese delikate Balance ist eine große Herausforderung an die Kanzleiführung. Sie kann durch produktiveres Arbeiten und/oder gleichzeitige Neueinstellung von Mitarbeitern erreicht werden. Die sich aus einer leichten Überkapazität bietenden Chancen sind enorm: Sie erkennen Beratungspotenziale bei Ihren Mandanten, Sie können innovative Ansätze für die Mandantenprobleme entwickeln, Sie verfügen über die notwendige Zeit für Mitarbeiterführung, Sie können auf Anfragen deutlich schneller und professioneller reagieren.

Die Beschäftigung mit der Honorarpolitik hat in Phasen der Vollauslastung eine reinigende Steuerungsfunktion. Sie werden Antworten auf die folgenden Fragen erhalten: Arbeitet die Kanzlei für die richtigen Mandanten? Sollte sich die Kanzlei von bestimmten Aufträgen trennen? In wie weit könnten die Honorare angehoben werden, ohne dass die Kanzlei Mandate verliert?

Hinweis

Wer an einer dauerhaft erfolgreichen Kanzleientwicklung interessiert ist, kommt gerade in Phasen der Vollauslastung nicht um eine intensive Beschäftigung mit der Honorargestaltung herum.

Den Trend, dass immer öfter Angebotsanfragen per E-Mail in die Kanzleien kommen, kann ich bestätigen. Die Welt hat sich durch das Internet insofern geändert, als dass es extrem einfach ist, eine Anfrage an mehrere Anbieter zu stellen.

Mein Tipp für diese Situation ist, auf die E-Mail mit einer freundlichen Einladung zu einem ausführlichen persönlichen Gespräch zu antworten. Betonen Sie in dieser E-Mail, dass Sie für eine langfristige zielorientierte Zusammenarbeit den Interessenten genauer kennenlernen möchten und auch für den Interessenten die Möglichkeit des Kennenlernens von hoher Bedeutung ist. Lehnt der Interessent ein persönliches Gespräch ab und insistiert weiter auf die Bekanntgabe eines Honorars, sollten Sie die Anfrage höflich ablehnen. Besonders verdächtig sind E-Mails, in denen bereits gewisse Parameter für die Honorargestaltung (Umsatz, Bilanzsumme, Anzahl der Arbeitnehmer, Buchungsumfang, etc.) detailliert genannt sind. In vielen Fällen hat sich dabei herausgestellt, dass der Interessent für eine bereits von einem anderen Steuerberater erbrachte Leistung Preisangebote einholte, um mit dem bestehenden Steuerberater durch Preisvergleiche das Honorar zu reduzieren. Machen Sie bei derartigen Praktiken nicht mit!

Die zu beachtende Grundregel lautet: Kein Angebot ohne Gespräch. Natürlich könnte Ihnen tatsächlich einmal ein potenziell attraktiver Mandant durch die Lappen gehen und in ausgewählten Einzelfällen ist ein Abweichen von der Grundregel möglicherweise sinnvoll. Im Großen und Ganzen ist jedoch das persönliche Gespräch die entscheidende Voraussetzung für die Erstellung eines Angebots. Ohne die Erwartungen des Mandanten zu kennen, ist es so gut wie unmöglich das passende Leistungsspektrum zu fixieren. Der Fragebogen für das Erstgespräch, den Sie auf meiner Homepage www.stefanlami.com unter Downloads finden, verstärkt diese Auffassung. Durch den Fragebogen erfahren Sie genau jene Faktoren und Haltungen des Mandanten, die es Ihnen erst ermöglichen, den Mandanten entsprechend seinen Wünschen zu betreuen und dafür auch das richtige Honorar festzulegen.

Hinweis

Einen Merksatz gilt es in diesem Zusammenhang auch zu beachten: Der Mandant, der wegen des Preises zu Ihnen kommt, wird Sie auch wegen des Preises wieder verlassen. Diese „Price-Shopper“ sind immer auf der Suche nach dem günstigsten Angebot ohne dem Wert und der Qualität der Beratungsleistung besonderes Augenmerk zu schenken. Auf Dauer werden Sie derartige Mandanten nicht zufriedenstellen, außer, sie reduzieren immer wieder Ihr Honorar.

In der Beantwortung der Frage 7 bin ich bereits auf ungeliebte Mandanten eingegangen und stellte die Gründe dar, warum Sie sich von C-Mandaten trennen sollten.

In der Beurteilung, ob ein Mandant tatsächlich ein Mandant ist, von dem Sie sich trennen sollten, dürfen Sie sich die Sache nicht zu leicht machen. Haben Sie wirklich alles versucht, um den Mandanten zu verstehen? Erfolgte ein Sachbearbeiterwechsel innerhalb der Kanzlei? Gab es klärende Gespräche mit diesem Mandanten? Wenn Sie all diese Maßnahmen durchgeführt haben, sich in der Art der Zusammenarbeit nichts änderte und Sie daher der festen Überzeugung sind, dass dieser Mandant nicht zu Ihrer Kanzlei passt – ein gutes Anzeichen dafür ist, dass Sie diesen Mandanten nicht noch einmal aufnehmen würden – dann ist es wirklich Zeit, sich von ihm zu trennen.

Anders ist die Situation, wenn die Faktoren der Zusammenarbeit stimmen, der Mandant jedoch nicht bereit ist, das von Ihnen gewünschte Honorar zu bezahlen. Hier ist ein Honoraranpassungsgespräch notwendig, das ich in der Antwort zur Frage 91 beschreibe.

Viele Steuerberater machen sich bei Mandatskündigungen Sorgen um ihr Image am Markt. Diese Ängste kann ich ganz und gar nicht bestätigen. Mandatskündigungen bringen Kanzleien nicht in den Verruf „es nicht mehr nötig zu haben“ oder „sich zu gut zu sein“ etc. Im Gegenteil! Einerseits gewinnen Sie durch die Mandatsbeendigung Zeit, die Sie für Ihre besten Mandanten einsetzen sollten. Deren noch positivere Meinung über Ihre Kanzlei wiegt deutlich mehr als mögliche Zwischenrufe von – meist in der Region bekannten – Dauernörglern.

Für die Mandatsbeendigung stehen Ihnen mehrere Varianten zur Auswahl: Als erste Option bietet sich an, diese C-Mandanten „hinaus zu fakturieren“. D. h., das Honorar so lange zu erhöhen, bis sie von selbst gehen. Das mag im einen oder anderen Fall funktionieren. Sollte ein C-Mandant trotz des hohen Honorars immer noch bleiben, können Sie das als Schmerzensgeld betrachten. Als zweite Variante, die ich als die bessere betrachte, bietet sich an, die C-Mandanten einfach per Brief zu kündigen. In der Antwort zur Frage 7 habe ich bereits auf das Musterkündigungsschreiben hingewiesen.