Raúl Villanueva López - Gestión de Protocolo. HOTG0108

Una institución es un organismo, tanto público como privado, o un grupo social, que con unos determinados medios, persigue la realización de unos fines o propósitos comunes .

Dicho gabinete necesita conocer a fondo las distintas instituciones y sus representantes, cómo preparar los actos, los diferentes tipos de actos que existen, etc., por lo que necesitan una gran formación en relaciones personales, sociología y protocolo.

En algunos casos, las relaciones se han protocolizado según unas directrices ya establecidas y en otros casos, se determina un protocolo independiente para dicho caso. Por ello, es importante conocer todas las directrices, la normativa al respecto y las reglas establecidas por la costumbre.

Dentro de las funciones propias del gabinete de relaciones públicas de una institución, están las siguientes:

1 Labores de información.

2 Comunicación y relación con los medios.

3 Protocolo.

4 Actuación en acontecimientos especiales.

5 Atención a clientes.

6 Organización de eventos.

7 Entrega de premios.

8 Búsqueda y entrega de regalos.

9 Colocación de las banderas.

10 Preparación de actos como inauguraciones, juntas, etc.

Entre los eventos que organiza la institución militar están la celebración de la Fiesta Nacional, el día de las Fuerzas Armadas, honras fúnebres y exequias, visitas de Estado, apertura de la legislatura, cobertura de carrera y cordón de honor, conferencias, cumbres, etc. (© Fotografía: DAVID AGUILAR / (EFE) ATLAS- QUALITY / www.elpais.com)

Ejemplo

Un tipo de institución pública es la militar. Sus principales cometidos en relación con el protocolo son establecer directrices en materia de ceremonial, protocolo y organización de actos, dirigir y coordinar la organización y desarrollo de los eventos que se realizan en el Departamento de Defensa, el Ejército de tierra, mar y aire, el Estado Mayor de Defensa y las autoridades de cualquier entidad superior, como la jefatura del Estado, presidencia del Gobierno, etc.

Dentro del protocolo institucional se pueden diferenciar dos tipos de actos:

1 Actos de carácter general. Son los organizados por las instituciones del Estado con motivo de una conmemoración o acontecimiento de carácter nacional, autonómico, provincial o regional. Por ejemplo: el desfile de las Fuerzas Armadas, el juramento de cargo de los ministros, recepciones de autoridades extranjeras, etc.

2 Actos de carácter especial. Son los organizados por instituciones o autoridades con motivo de una conmemoración o acontecimiento relacionado con sus funciones o actividades propias. Por ejemplo: la impresión de la insignia de la ciudad a un personaje, el homenaje a uno de sus ciudadanos, etc.

Las relaciones son cada vez más comunes y numerosas, tanto que mantienen los trabajadores de una misma empresa entre ellos, como las relaciones con otras empresas similares como con clientes o proveedores. Y cada vez más a menudo, se organizan eventos promovidos por empresas, como conferencias, convenciones, congresos, etc.

A la hora de formalizar dichas relaciones y eventos, es importante conocer el protocolo, es decir, el código que regula y facilita la interrelación.

La cortesía, parte fundamental del protocolo, es indispensable en el ámbito empresarial. Es importante tratar con educación tanto a compañeros, como superiores o subordinados y mantener un respeto por las jerarquías. En el entorno empresarial o laboral, cada rango está claramente diferenciado y es fundamental que cada uno conozca su posición y la haga respetar, a la vez que reconozca la posición de los demás y la respete.

Ante cualquier duda, los hombres usarán traje de chaqueta de colores sobrios, con camisa y corbata; y las mujeres, ropa discreta de buena calidad y sin que sea demasiado escotada .

Otro de los puntos importantes del protocolo, es la vestimenta. En lo que se refiere al ámbito empresarial, el protocolo de la vestimenta varía sustancialmente según la empresa y si la persona tiene trato directo con el público o no. Vendrá marcado por los directores de las compañías, dentro de lo que se denomina política interna de la empresa. En cualquier caso, se debe ir siempre bien aseado, sin maquillar excesivamente y sin muchos abalorios o joyas y, sobre todo, usar el sentido común y observar a los compañeros para adaptarse a las costumbres de la empresa lo antes posible.

A la hora de dirigirse los miembros de una empresa a sus compañeros, subordinados o superiores, será siempre con la máxima educación y cortesía posible, y el tratamiento que le darán a cada uno vendrá estipulado en el organigrama de cada empresa.

Al igual que con la vestimenta, la política interna de la empresa, deberá especificar el tratamiento que deseen que se les tenga a los directivos: bien que se les tutee, que se les trate de usted, o bien, lo que se denomina tratamiento mixto: tutearlo dentro de la empresa y en el caso de que hubiese una tercera persona presente, tratarlo de usted y referirse a él o ella como don/doña.

Sabía que…

El tratamiento de ‘Don’ va acompañado del nombre de pila o del nombre completo, pero nunca del apellido: don Esteban o don Esteban Fernández. En cambio, el tratamiento de ‘Señor’ va acompañado del apellido, nunca del nombre de pila: Señor Fernández.

A la hora de solicitar una reunión, lo más educado y protocolario es que la persona que ha solicitado la reunión sea la que se desplace hasta la oficina del otro y no pedir que se acerque a la suya, a no ser que haya alguna razón o impedimento para que no se desplace o que vaya a asistir una tercera persona que está visitando al solicitante de la reunión.

Al entrar en el despacho en el que se va a mantener la reunión, si esta fuese de carácter formal, la persona que recibe deberá ponerse en pie para saludar, salvo que sea una mujer en cuyo caso deberá permanecer sentada. Si hubiese más de un asistente, el anfitrión deberá presentar al resto tras el saludo.

Si la reunión no es formal, no será necesario que el anfitrión se levante. En estos casos, se puede dar la particularidad de que en el momento en el que entre al despacho, el compañero esté hablando por teléfono. En este caso, no se deberá interrumpir la conversación y esperar a que termine y, por otro lado, el anfitrión no deberá hacer esperar al invitado y acortará la conversación.

Al entablar una relación empresarial con otra persona, es importante tener en cuenta el tratamiento .

Las relaciones entre subordinados y superiores deben ser cordiales y educadas. Por norma general, un subordinado deberá aceptar lo que le indica su superior y en caso de discrepar, se deberá comentar en privado y no delante de ningún compañero.