Dennis Bock - Internal Investigations

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Ohne die Festlegung, welche fachlich-rechtlichen Anforderungen und Tatbestandsvoraussetzungen durch die Internal Investigation geklärt werden müssen, ist ein solches Projekt nicht zielbewusst zu einem Abschluss zu bringen. Im vorliegenden Handbuch wird umfassend von den einzelnen Autoren gezeigt, welche Tatbestände und Rechtsfolgen für Rechtsverletzungen in den einzelnen Rechtsgebieten aufzuklären sind.[23] Weiter sind nach den jeweiligen Verfahrensvorschriften unterschiedliche Anforderungen an die Darlegungs- und Beweislast zu identifizieren, zu denen etwaige vertragliche oder verwaltungspolizeiliche Nachweispflichten kommen.

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Damit das Projekt einen geeigneten Ergebnisbezug erreichen kann, ist es schon zu Beginn erforderlich, dass sich die Projektbeteiligten darauf einigen, welche rechtlichen Tatbestandsvoraussetzungen überprüft, welche Risikokategorie für die Sachverhaltserarbeitung angenommen und welche Vorgaben für Rechtsfolgenüberlegungen geklärt sein müssen. Dies geschieht am besten durch die Erstellung eines Rechtsrahmens. Das ist ein Vermerk über die einzelnen zu untersuchenden Normen, d.h. bspw. im Kartellrecht die Beschreibung der Vorgaben der §§ 1, 3, 19, 20, 81 GWB, oder im Strafrecht die Vorgaben der §§ 261, 263, 266, 266a, 299, 331 ff. StGB usw. Dadurch erfahren die Projektmitarbeiter die juristischen Anforderungen an die Tatsachenfeststellung und eine etwaige prozessuale Beweisführung. Es ist aber auch zweckmäßig, methodische Anforderungen zu klären, bspw. bei technischen Verfahren zur Feststellung eines Gerätedefekts, der eine Rückrufaktion auslösen könnte.[24] Die Festlegung des Referenzrahmens durch die Projektleitung hat auch eine auftragsbegrenzende Seite, die im Wesentlichen eine Planungssicherheit und eine Kostenbegrenzung bedeutet. Zwar ist eine solche anfängliche Festlegung nicht unabänderlich, aber immerhin werden neue Details und eine Erforderlichkeitsprüfung durch die Projektleitung durchgeführt, falls ein Teilnehmer eine abweichende oder ausweitende Prüfung jenseits des Rechtsrahmens empfiehlt.

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Die Einweisung und Schulungder nicht-fachlichen Projektteilnehmer durch die fachlichen Projektteilnehmer ist bei einem länger angelegten Projekt dringend zu empfehlen. Dazu tragen auch Arbeiten in gemeinsamen Arbeitsräumen, ein täglicher Austausch und möglichst viele gemeinsame Schritte zur Tatsachenklärung bei. Insbesondere bei Diskussionen mit unternehmensinternen Personen, bei Befragungen und in der Auseinandersetzung mit etwaigen behördlichen Auffassungen lernen alle Projektmitarbeiter gleichermaßen durch diesen Austausch.

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Vom abstrakten Rechtsrahmen ist die Prüfungsrichtliniezu unterscheiden. Die Prüfungsrichtlinie enthält verbindliche Festlegungen für Auditierungsziele, eine Planung von Ressourcen und Teambesetzung, methodische Vorgaben für die Durchführung der Investigation, eine Meilensteinplanung, eine Ergebnisberichterstattung, Anforderungen an die jeweilige Dokumentation und Vorgaben für die Aufbewahrung. Eine Prüfungsrichtlinie kann sowohl im Textformat als auch im Präsentationsformat vorliegen. Sie sollte jedem Mitarbeiter ausgehändigt werden und der Erhalt und die Verpflichtung auf die Beachtung der darin niedergelegten Regeln von jedem Mitarbeiter quittiert werden. Wird ein bestimmter anwaltlicher Vertrauensschutz („legal privilege“) installiert, gehört dessen laufende Beachtung ebenso zu den Verfahrensanforderungen. Es werden vielfältige Haftungsfragen vermieden, wenn die gesamte Untersuchung einen solchen Prüfungsrahmen erhält.[25]

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Der wichtigste Gradmesser an die Wertneutralität und Objektivität einer Internal Investigation ist der Ergebnisbericht.[26] Der Ergebnisbericht fordert die volle Aufmerksamkeit des gesamten Projektteams aus verschiedenen Richtungen:

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Eine objektive Ergebnisdarstellung hat auch den jeweils erreichten Grad des Bekannten und die Wahrscheinlichkeit alternativer Informationenoder Deutungen zu berücksichtigen. Angesichts begrenzter Aufklärungsmittel des Projektteams, die grundsätzlich auf Freiheit und Offenheit beruhen, ist die Aufklärung trotz des auch hier geltenden Grundsatzes der Wahrheitserforschung natürlicherweise begrenzt. Amnestieprogramme verbessern die Wahrscheinlichkeit und Ergebnissicherheit, beseitigen aber eine verbleibende Erkenntnisunsicherheit nicht. Auch in der unternehmensinternen Aufklärung ist daher trotz der bestehenden arbeitsrechtlichen Rechtspflichten häufig zu erleben, dass Mitarbeiter sich einer Befragung entziehen oder dort nur gefilterte, zuweilen auch falsche Angaben machen.

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Im Umfeld eines gerichtlichen Verfahrens ist neben den Anforderungen an die Verständlichkeit der Ergebnisse und Beurteilungsgrundlagen darauf zu achten, dass das Unternehmen nicht unnötigen (Mehr-)Belastungen durch die Weitergabe von Interna ausgesetzt ist. So sind jeweils mit den Projektbeteiligten abzuklären:

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Sofern Anforderungen an die Verwertbarkeit von Informationen gestellt werden, ist in dem Ergebnisbericht auf die Herkunft von Informationen und die Art und Weise ihrer Erlangung (offen/heimlich, freiwillig/erzwungen) einzugehen. In Verfahren mit internationalem Bezug ist indessen gleichzeitig abzuwägen, ob der Nachweis im gleichen Dokument oder in einer separaten Dokumentation geführt wird. Da es in vielen Ländern, besonders im anglo-amerikanischen Rechtskreis, Informationsfreiheitsgesetze gibt, die Behörden und die Justiz verpflichten, bestimmte Informationen zu veröffentlichen (so bspw. Klagen der SEC in den USA und Kanada), kann der Schutz vertraulicher Informationen nur erreicht werden, wenn für die Dokumentation unterschiedlich gestaltete Ergebnisdarstellungen entstehen. Verfolgt die Internal Investigation lediglich den Zweck, eine bestimmte prozessual verwertbare Dokumentation herzustellen, bestimmt der Prozessführer, welchen Inhalt die Ergebnisberichterstattung haben muss.

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Sehr konsequent in diesem Sinne vgl. bspw. das Buch von Erben/Romeike , in dem alle Buchkapitel vollständig in die Beschreibung einer fiktiven Seereise eingebettet sind. In der Politik haben sich Begriffe wie „roadmap“, „milestones“, „riskmap“ eingebürgert, ja auch eingedeutscht.