Matthias Hanft - Buchführung und Bilanz im Real Life

Wenn Sie „mal eben so zwischendurch“ wissen wollen, wie viel Gewinn Sie bislang eigentlich gemacht haben, ist die „Betriebswirtschaftliche Auswertung“ (kurz „BWA“) das Mittel der Wahl. Hier erhalten Sie konzentriert auf einer DIN-A-4-Seite im wesentlichen oben die Einnahmen, darunter die Ausgaben, und unten den daraus resultierenden Überschuss (für die gewählte Periode: z.B. einen Monat, ein Quartal oder das ganze Jahr).

Die BWA wird auch verwendet …

… um bei Ihrer Bank einen Kredit zu beantragen, damit sich Ihre Bank ein Bild von Ihrer wirtschaftlichen Lage machen kann (eine BWA alleine wird dazu nicht ausreichen, aber ohne BWA bekommen Sie bestimmt keinen Kredit)

… um beim Finanzamt fürs aktuelle Jahr eine Herabsetzung der Einkommensteuervorauszahlungen zu beantragen (die ja normalerweise vom Gewinn des Vorjahrs abhängen, aber vielleicht ist Ihnen inzwischen ein großer Kunde abgesprungen, und Sie machen im aktuellen Jahr nur noch die Hälfte des Vorjahresumsatzes und -gewinns).

Damit die BWA einigermaßen aussagekräftig ist (auf ein paar Euro hin oder her kommt es hier nicht an), müssen Sie einige Vorkehrungen treffen (hauptsächlich eine vorläufige unterjährige Abschreibung buchen; bei größeren Beträgen evtl. auch noch Rückstellungen und/oder Rechnungsabgrenzungen). Details dazu finden Sie weiter unten im Kapitel zum unterjährigen Buchen.

Wie weiter oben bereits bemerkt, tun Sie gut daran, als Grundlage erst einmal einen Standard-Kontenrahmen (d.h. SKR03 oder SKR04) zu verwenden. Individuelle Anpassungen können Sie trotzdem noch einbauen; versuchen Sie dabei möglichst, im geeigneten Bereich zu bleiben. Einige Beispiele dazu finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Ein paarmal habe ich bereits angesprochen, dass sich Ihr Bankkonto auch in einem Fibu-Konto widerspiegelt: Alle Buchungen, die auf Ihrem Bankkonto stattfinden, finden parallel dazu auch in Ihrer Fibu-Software statt (daher ist es äußerst nützlich, wenn Ihre Fibu-Software über das HBCI-/FinTS-Protokoll Ihre Kontoumsätze elektronisch von Ihrer Bank abholen kann – dies sollten Sie, falls technisch möglich, auf jeden Fall einrichten).

An dieser Stelle überhaupt ein Wort zu Bankkonten: Ich empfehle Ihnen dringend, ein separates Geschäftskonto für Ihr Unternehmen bei Ihrer Bank zu eröffnen (falls Sie noch keines haben). Ganz kostenlos werden Sie das heutzutage vermutlich nicht mehr bekommen, aber Sie sparen sich langfristig jede Menge Mühe, Aufwand und graue Haare, wenn Ihnen in Ihrem Unternehmen nicht ständig irgendwelche Privatbuchungen herumspuken (die Sie ja zwingend buchen müssen, weil sonst in Ihrer Fibu das Bankkonto nicht stimmt!). Suchen Sie einfach nach Banken mit günstigen Geschäftskontenangeboten (z.B. ohne Grundgebühr, solange ein bestimmter Mindestumsatz und/oder -saldo auf dem Konto vorliegt; oder falls Sie viele „Minibuchungen“ haben, ein Konto mit einer monatlichen Pauschalgebühr statt Postenentgelten und derlei mehr) – die Auswahl ist groß und für Sie bestimmt irgendwo das richtige Modell dabei.

Falls Sie betriebliche Ausgaben mit einer Kreditkarte bezahlen wollen oder müssen, gilt das oben Gesagte auch für die Kreditkarte: Schaffen Sie sich zu Ihrem Geschäftskonto auch eine Geschäftskreditkarte an! Auch hier gibt es günstige Angebote – die paar Euro im Jahr sollten Ihnen der bessere Überblick und die einfacheren Buchungen wert sein. (Und falls eines Tages ein Steuerprüfer Ihr Unternehmen heimsucht, müssen Sie bei getrennten Geschäfts- und Privat-Bankkonten wenigstens nicht gleich alle Privatkontoauszüge und -buchungen vorzeigen.)

Gut, nun haben Sie also ein Geschäftskonto und eine Geschäftskreditkarte. Wie passt das in Ihren Kontenrahmen? Das erste Postbank-Girokonto wird (aus historischen Gründen, als die Postbank noch keine vollwertige Bank war) das Fibu-Konto 1100 (1700); das erste Girokonto bei einer anderen Bank das Fibu-Konto 1200 (1800). Sie können und sollten die Kontenbezeichnungen in Ihrem Kontenrahmen entsprechend anpassen, z.B. „Postbank Nürnberg“ oder „Commerzbank Überlingen“ (standardmäßig steht da nämlich nur „Bank 1“ drin, da weiß niemand, was das ist).

Weitere Banken können Sie in Zehnerschritten anfügen, z.B. 1210 (1810) „Deutsche Bank München“, 1220 (1820) „HypoVereinsbank Hamburg“ und so weiter und so fort.

Wenn Sie bei einer Bank mehrere Konten haben (z.B. „Business Tagesgeld“ oder „Unternehmer-SparCard“ oder was es da so alles gibt), können Sie – ausgehend vom zugehörigen Girokonto – in Einer- oder Fünferschritten weiter nummerieren, im obigen Beispiel also etwa 1101 (1701) „Postbank Visa Card“, 1225 (1825) „HypoVereinsbank SparCard“ usw. usf.

Aus diesem Beispiel erkennen Sie nebenbei auch gleich, dass für Kreditkarten ebenfalls normale Fibu-Konten angelegt werden. Man muss das nicht zwangsweise tun, aber es erhöht meiner Meinung nach die Übersichtlichkeit ganz extrem – und macht die Frage „wann ist eine Rechnung bezahlt? Wenn sie auf der Kreditkartenabrechnung erscheint oder vom Girokonto abgebucht wurde?“ ganz einfach überflüssig: Rechnungen sind bezahlt, wenn sie vom Kreditkartenkonto abgebucht wurden (genauso wie wenn sie im Lastschriftverfahren von Ihrem Girokonto abgebucht werden), und einmal im Monat (oder wann Ihr Kreditkartenkonto eben ausgeglichen wird) gibt es einen Geldtransit von Ihrem Girokonto auf Ihr Kreditkartenkonto (wodurch das wieder einen Saldo von 0 Euro hat, falls Sie inzwischen nicht weiter damit eingekauft haben). Natürlich befindet sich Ihr Kreditkartenkonto dadurch stets „in den Miesen“ (falls Sie nicht Guthaben darauf einzahlen, was ja bei vielen Kreditkarten möglich ist) und erscheint daher in der Bilanz bei den Passiva unter „Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten“ (obwohl Bank-Fibu-Konten ansonsten normalerweise Aktivkonten sind und – bei Guthaben – auch ebendort erscheinen).

Wenn Sie eine (oder mehrere) Kassen mit Bargeld haben, verwenden Sie das Fibu-Konto 1000 (1600) für die erste Kasse und ggf. 1010 (1610) für die zweite Kasse (und vergessen Sie nicht die entsprechende Umbenennung der Standardkonten „Kasse 1“ etc. in z.B. „Kasse Erlangen“ und „Kasse Berlin“ oder bei mehreren Filialen in einer Stadt z.B. „Kasse Rotkreuzplatz“ und „Kasse Bahnhofstraße“ o.ä.).

Daneben gibt es manchmal noch andere „Konten“, die nicht bei Kreditinstituten geführt werden. Ein Beispiel ist die „Portokasse“ für die PC-Frankierung (also wenn Sie selber Ihre Briefmarken drucken). Hier machen Sie einen Vorab-Geldtransit von Ihrem Girokonto zur Portokasse, die daraufhin ein Guthaben (Sollsaldo: Aktiva in der Bilanz) aufweist. Wenn Sie von der Post nachher die Rechnung über Ihre Frankierungen erhalten, „bezahlen“ Sie buchungstechnisch diese Rechnung unmittelbar und sofort vom Portokassen-„Konto“.

Wenn Sie das alles so eingerichtet haben und alle Bankbuchungen auch in Ihrer Fibu gebucht haben, sollten die Salden in Ihrem Bankkontoauszug und im zugehörigen Fibu-Konto übereinstimmen (ebenso wie der reale Bargeldbestand in Ihrer Kasse mit dem Kassen-Fibu-Konto) – sonst stimmt etwas nicht, und Sie können mit der Fehlersuche beginnen (dazu gibt es weiter unten in diesem Buch noch einen separaten Abschnitt).

Normalerweise werden Sie (außer Sie wenden die Kleinunternehmerregelung oder die Differenzbesteuerung an, siehe Kapitel über Umsatzsteuer weiter unten) Erlöse inkl. 19% Umsatzsteuer haben. Dafür gibt es die Konten 8400 bis 8409 (4400 bis 4409). Falls Sie ohnehin nur ein Produkt verkaufen, nehmen Sie einfach das erste davon, also 8400 (4400) – das brauchen Sie dann auch nicht umbenennen (denn es heißt bereits ganz einfach „Erlöse 19% USt“).