Matthias Hanft - Buchführung und Bilanz im Real Life

Ich persönlich arbeite mit dem SKR03, was aber nur den Grund hat, dass mein erster Steuerberater vor dreißig Jahren ungefragt damit begonnen hat und ich mich daher inzwischen daran gewöhnt habe (d.h. ich kann die Konten inzwischen ziemlich auswendig herunterleiern).

Wenn Sie eine neue Fibu-Software installieren, können Sie beim Anlegen Ihres Mandanten gewöhnlich zwischen dem SKR03 und dem SKR04 (und möglicherweise noch ein paar anderen) auswählen. Treffen Sie hier eine weise Entscheidung; den Kontenrahmen nachträglich zu ändern ist fast ein Ding der Unmöglichkeit!

Manche Fibu-Software bietet Ihnen außerdem auch noch eigene Kontenrahmen (mit Buchstaben und/oder mehr als vier Stellen bei den Ziffern) zur detaillierteren Unterscheidung beim Buchen an. Wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie in Ihrem Leben niemals Daten aus Ihrer Fibu-Software exportieren müssen (z.B. zum Steuerberater und/oder in ein externes Programm, z.B. zur eBilanz-Übermittlung oder anderen Fremdauswertungen etc.), können Sie solche speziellen Kontenrahmen verwenden. Da man aber eigentlich nie weiß, was einen im Leben noch alles erwartet, rate ich von solchen Kontenrahmen ganz extrem ab! Bleiben Sie also unbedingt beim SKR03 (oder SKR04) – individuelle Anpassungen hierzu können Sie, falls nötig, immer noch durchführen, ohne dass Ihr Steuerberater einen Herzinfarkt bekommt.

Wenn ich in allen weiteren Kapiteln dieses Buches Beispiel-Fibu-Konten aufführe, werde ich zunächst das Konto aus dem SKR03 nennen und dahinter das des SKR04 in Klammern, also z.B. für Ihr Bankkonto 1200 (1800).

Damit haben wir auch gleich schon ein Beispiel für ein Aktivkonto. Ein Passivkonto wäre z.B. 1400 (3300) „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“, ein Erlöskonto 8400 (4400) „Erlöse 19% USt“, ein Kostenkonto 4930 (6815) „Bürobedarf“.

Eine besondere Stellung bei den Aktiv- und Passivkonten nimmt die Kontenklasse 9 ein (die „Klasse“ ist die erste Ziffer des Fibu-Kontos, hier also 9000-9999). Abgesehen von den Statistikkonten (siehe oben) finden hier unterjährig keine Buchungen statt; es handelt sich um Saldovortragskonten, d.h. diese Konten sind quasi die „Gegenkonten“ zu den Anfangswerten des jeweiligen Wirtschaftsjahrs: Auf Ihrem Bankkonto befindet sich ja z.B. am 1.1. eines Jahres ein Guthaben – Fibu-Konto 1200 (1800) im Soll, siehe unten – und die entsprechende Gegen-(Haben-)Buchung eben auf dem „EB-Konto“ 9000. („EB“ = „Eröffnungsbilanz“; eine reale Eröffnungsbilanz gibt es nur, wenn Sie Ihr Unternehmen gerade gründen oder von der EÜR zur Bilanzierung übergehen; ansonsten meint man mit „EB-Werten“ einfach den Fibu-Kontostand zu Beginn des Wirtschaftsjahrs).

Die Summe der Saldovortragskonten muss übrigens 0,00 Euro ergeben, d.h. die Soll- und Habenseite muss den gleichen Betrag aufweisen, sonst stimmt etwas nicht mit der Übernahme aus dem Vorjahr (oder eben Ihrer Eröffnungsbilanz, wenn Sie eine erstellen). Solange diese Jahresanfangswerte nicht stimmen, brauchen Sie im laufenden Jahr gar nicht erst versuchen, eine ordentliche Bilanz hinzubekommen – es wird so lange nicht funktionieren, bis Ihre EB-Werte in Ordnung sind.

Es ist zwar schön, dass Sie auf Konto 4930 (6815) nachsehen können, welche Rechnungen für Bürobedarf Sie gebucht haben, aber das hilft Ihnen zunächst einmal nicht weiter, um herauszufinden, wem Sie diese Rechnungen überweisen müssen. Umgekehrt können Sie sich beim Betrachten von Konto 8400 (4400) über Ihre Erlöse freuen, wissen aber zunächst einmal nicht, welchen Kunden Sie diese Erlöse zu verdanken haben.

Zu diesem Zweck gibt es Personenkonten, und zwar getrennte Bereiche für Debitoren (i.d.R. 10000 bis 69999) und Kreditoren (i.d.R. 70000 bis 99999) – unabhängig vom Kontenrahmen. Debitoren sind, salopp gesagt, einfach nur Kunden, also Leute, für die Sie eine Leistung erbracht haben (oder denen Sie etwas verkauft haben); Kreditoren sind dementsprechend Lieferanten, also Leute, die Ihnen etwas verkauft haben (eine Ware oder eine Leistung). Da man als Unternehmer normalerweise mehr Kunden als Lieferanten hat, sind die Kontenbereiche unterschiedlich groß, wobei aber üblicherweise nur ein sehr kleiner Teil auch tatsächlich verwendet wird. Wie Sie sich das einteilen, hängt von Ihrer persönlichen Kunden- und Lieferantenstruktur ab; in bestimmten Situationen können Sie auch eine Art „Gemeinschaftskonto“ verwenden, z.B. für kleine Barzahlungen einen Kreditor „Bäckereien“ anlegen, wenn Sie hie und da mal kleine Happen für Kundenbesuche einkaufen (und i.d.R. bar bezahlen). Umgekehrt, wenn Sie viele kleine Einzelkunden haben, die z.B. immer das gleiche Billigprodukt von Ihnen kaufen (z.B. eine Software namens „Dings“ für 19,95 Euro), können Sie einen Sammel-Debitor namens „Dings-Softwarekunden“ dafür anlegen o.ä. (dann wissen Sie nachher auch gleich, wie viele Exemplare Sie davon verkauft haben).

(Einschub: An dieser Stelle werden manche Buchhalter, Steuerberater etc. laut aufschreien und sagen „für so kleine Bargeldausgaben legt man doch keinen Kreditor an, das bucht man einfach direkt auf Kosten an Kasse“. Das kann man natürlich tun, hat aber meines Erachtens zwei Nachteile:

Für Ihre „normalen“ Eingangsrechnungen haben Sie ja ohnehin einen Rechnungseingangsordner, in dem Sie Ihre Rechnungen nach Kreditoren geordnet abheften. Wenn Sie nun für Bäckereien keinen Kreditor angelegt haben, wo wollen Sie dann diese Rechnung ablegen? Trotzdem unter „B“? Da finden Sie sie nie wieder. Oder wollen Sie bar bezahlte Rechnungen in einem separaten „Kassenbelegbuch“ abheften? Das können Sie natürlich auch tun, aber …

… es gibt Kreditoren, bei denen Sie vielleicht mal bar und mal unbar zahlen. Gute Beispiele dafür sind die Metro-Großmärkte, oder auch die Post (wo Sie vielleicht Briefmarken bar bezahlen, aber Ihre Massendrucksachenfreistempelung abbuchen lassen). Nach dem obigen Schema wären die Barbelege im Kassenbelegbuch und die anderen Rechnungen im Kreditorenordner, und Sie hätten immer zwei Stellen, an denen Sie suchen müssten.

Solche Unklarheiten kann man ganz einfach vermeiden, indem man alle Belege auf ein Personenkonto bucht; dann liegen einfach alle Metro- oder Post-Rechnungen unter „M“ bzw. „P“ im Rechnungseingangsordner an einer zentralen Stelle, und ob das ganze nun bar oder sonst wie bezahlt wurde, ist völlig egal. Ich finde das übersichtlicher. Und Sie wissen anhand der Kontensummen auch immer gleich, wie viel Sie an jeden Lieferanten z.B. im laufenden Jahr bezahlt haben. Einschub Ende.)

Abgesehen von diesen möglichen „Sammel-Personenkonten“ legen Sie für jeden Kunden (Debitor) und jeden Lieferanten (Kreditor) jeweils ein eigenes Konto an (und speichern dazu Daten wie Name, Adresse, Bankverbindungen, Umsatzsteuer-ID-Nummer und derlei mehr). Welche Nummern Sie dafür vergeben, bleibt Ihnen überlassen (solange Sie in den oben erwähnten Bereichen bleiben); meine Kreditoren sind alphabetisch in Hunderterschritten sortiert (A=70001 bis 70099, B=70101 bis 70199 usw., über Sch=71901 bis 71999 und X/Y=72401 bis 72499 bis Z=72501 bis 72599; bei den Debitoren entsprechend ab 10001; die Endziffer 0 könnten Sie z.B. für Sammelkonten verwenden, z.B. 70100=„B-Diverse“ o.ä.). Oder vielleicht haben Sie bereits ein Abrechnungssystem für Ihre Kunden in Betrieb und dort schon Kundennummern vergeben; dann könnten Sie die dort vorhandenen Kundennummern nehmen und für die Fibu einfach 20000 addieren, dann wäre Kunde 456 eben Debitor 20456 (und der 10000er-Bereich stünde Ihnen daneben noch für manuell erzeugte Rechnungen wie oben beschrieben zur Verfügung).

Verwenden Sie für die Einsortierung nach Buchstaben unbedingt den „amtlichen“ Namen. Einen Lieferanten (Einzelunternehmer), der auf seine Rechnungen „XYZ Software Fritz Müller“ schreibt, legen Sie also (als „Person“, nicht als „Firma“, falls Ihre Fibu-Software das unterscheidet) unter „M“ (wie „Müller“) an (und nicht unter „X“ wie „XYZ Software“ – das ist eine Phantasiebezeichnung, an sie Sie später z.B. keinen gerichtlichen Mahnbescheid schicken könnten). Die „XYZ Software“ können Sie ja ggf. in einem Feld „Zusatz“ noch dazuschreiben, damit Sie den Lieferanten später wieder finden. Umgekehrt speichern Sie Firmen mit Handelsregistereintrag exakt so, wie sie im Handelsregister stehen; eine „Arthur Müller GmbH“, würden Sie daher unter „A“ einsortieren – ein im Handelsregister eingetragener Firmenname ist ein „einteiliger“ Begriff und hat keinen Vornamen!