Matthias Hanft - Buchführung und Bilanz im Real Life

Insbesondere für Dienstleister mit einem festen Kundenstamm und regelmäßigen (aber unterschiedlich hohen) Rechnungen ist die (Umsatz- und) Gewinnermittlung nach dem Leistungszeitpunkt meiner Meinung nach ein gutes Instrument, einzelne Zeiträume (z.B. Monate) vom Umsatz her miteinander zu vergleichen – unabhängig davon, wann die Kunden tatsächlich die Rechnungen bezahlen (was ja oft recht unregelmäßig geschieht).

Auch andere Dinge müssen „zeitrichtig“ gebucht werden, z.B. die Gewerbesteuer immer in dem Jahr, für das sie eines Tages bezahlt werden muss. Da Sie bei der Erstellung der Bilanz i.d.R. noch keine „Rechnung“ dafür erhalten haben, müssen Sie hierfür eine Rückstellung einbuchen (ebenso für andere Dinge, die für das laufende Jahr noch bezahlt werden müssen). Näheres dazu finden Sie im Kapitel über die Abschlussbuchungen.

Weder die berechnete noch die tatsächlich geflossene Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) führt in keinem der möglichen vier Fälle (1. vom Kunden erhalten, 2. an Lieferanten gezahlt, 3. ans Finanzamt abgeführt, 4. vom Finanzamt erstattet) zu irgendeiner Auswirkung auf den Gewinn. Gegenüber der EÜR ist dies also sogar eine Vereinfachung – bei der Gewinnermittlung kann man jegliche Umsatzsteuer außen vor lassen.

Wie die Umsatzsteuer gebucht wird, finden Sie weiter hinten in diesem Buch in einem separaten Kapitel „Umsatzsteuer“.

Ja, Sie müssen nun am Ende eines jeden Wirtschaftsjahrs Inventur machen, also eine Liste Ihrer Handelswaren, die sich gerade im Lager befinden (und diesen Warenbestand entsprechend buchen, was im Kapitel über die Jahresabschlussbuchungen noch genauer erläutert wird). Hier haben es reine Dienstleister natürlich leichter (weil der Warenbestand immer „null“ ist).

Anders als bei der EÜR wirkt sich ein Wareneinkauf – für viele überraschend – nicht unmittelbar auf den Gewinn aus. Denn hierbei tauschen Sie lediglich „Geld gegen Ware“, d.h. das Vermögen Ihres Unternehmens ändert sich nicht: Statt tausend Euro auf Ihrem Bankkonto haben Sie dann z.B. einen Computer für tausend Euro in Ihrem Warenlager stehen. Das ist weder Gewinn noch Verlust, spielt diesbezüglich also keinerlei Rolle. Erst in dem Jahr, in dem Sie den Computer z.B. für eintausendfünfhundert Euro verkaufen, haben Sie fünfhundert Euro steuerlichen Gewinn gemacht (Verkaufspreis minus Anschaffungspreis).

Kurz gesagt entsteht die Betriebsausgabe für den Wareneinkauf erst dann, wenn die eingekaufte Ware Ihr Lager wieder verlässt (normalerweise durch Verkauf, aber vielleicht müssen Sie auch einmal etwas wegwerfen, wenn es inzwischen kaputtgegangen ist).

Unterjährig macht man sich i.d.R. allerdings nicht die Mühe, diese Dinge so aufwendig zu buchen, da zwischen Einkauf und Verkauf von Ware meistens ja nur ein paar Tage oder Wochen liegen und es furchtbar umständlich und kompliziert wäre, jede einzelne Warenbewegung ins Lager hinein- und wieder herauszubuchen. (Außer Sie haben ein sündhaft teures Warenwirtschaftssystem mit integrierter Buchhaltung gekauft, das dies automatisch für Sie erledigt. Aber dann würden Sie vermutlich nicht dieses Buch lesen.) Aus diesem Grund bucht man „unterm Jahr“ ganz normal alle Warenein- und -ausgänge auf die entsprechenden Kosten- und Erlöskonten und korrigiert den steuerlichen Gewinn am Ende des (Wirtschafts-)Jahrs durch die entsprechenden Inventurbuchungen. (Wie das genau geht, erfahren Sie weiter unten im Kapitel über die Jahresabschlussbuchungen.)

Bevor wir mit dem Buchen anfangen, müssen wir erst noch einige Grundbegriffe klären, mit denen wir später ständig arbeiten werden.

Die „Grundlage der Basis des Fundaments“ in der Finanzbuchhaltung („Fibu“) sind Konten. Stellen Sie sich ein Fibu-Konto so ähnlich wie ein Bankkonto vor: Wenn Sie Geld einzahlen, bucht Ihre Bank den eingezahlten Betrag auf Ihr Konto. Das sind Sie gewohnt, und genauso funktioniert auch ein Fibu-Buchungskonto: Immer wenn in Ihrem Unternehmen Geld bewegt wird (ob real oder auch nur „virtuell“), müssen Sie eine (oder mehrere) Buchung(en) auf einem oder mehreren Fibu-Konten vornehmen.

Da Geld in einer Buchhaltung (ebenso wie auf einem Bankkonto) nicht einfach auftauchen oder verschwinden kann, müssen Sie bei jeder Buchung außerdem noch angeben, wo es herkam oder wo es hingeht. Dies funktioniert mit der Angabe eines Gegenkontos. Das Gegenkonto zu einer Buchung ist auch nur ein ganz normales Fibu-Konto, das einfach Quelle oder Ziel der aktuellen Buchung anzeigt. Beispiel: Wenn Sie 500 € in bar von Ihrem Geschäftskonto abheben, um diese in Ihre Kasse zu legen, ist Ihr Bankkonto die Quelle der Buchung und Ihre Kasse (in der Buchhaltung: Ihr Kassenkonto) das Ziel. (In Wirklichkeit verwendet man dazu zwei separate Buchungen; dazu später mehr.)

Details zu Fibu-Konten finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Damit es nicht allzu einfach wird, gibt es unterschiedliche Kontentypen. (Auch das kennen Sie von Ihrer Bank: Da gibt es Girokonten, Sparkonten, Darlehenskonten, Kreditkartenkonten, Depotkonten...) Die Hauptunterscheidung betrifft Sachkonten und Personenkonten, die wir in den folgenden Abschnitten besprechen.

Für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss (mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnungen, letztere künftig mit GuV abgekürzt) würde die Verwendung von Sachkonten theoretisch komplett ausreichen. Im Prinzip gibt es vier Sachkontentypen: Aktiv-, Passiv-, Erlös- und Kostenkonten. (Die fünfte Gruppe, Statistikkonten, spielt für die Finanzbuchhaltung keine Rolle; hier können Sie bei Bedarf beliebige Dinge „buchen“, die Sie später auswerten wollen, z.B. die Anzahl Ihrer Kunden in einem bestimmten Monat o.ä.).

Rein technisch werden alle Sachkontentypen völlig identisch bebucht; der Typ gibt lediglich an, wo im Jahresabschluss das jeweilige Konto (normalerweise) aufgeführt wird:

Aktivkonten enthalten Ihre Vermögenswerte (z.B. Anlagen, Maschinen, Büro- und Geschäftsausstattung, aber auch Ihr Bankguthaben und Forderungen – d.h. offene Rechnungen gegenüber Ihren Kunden) und stehen auf der Aktivseite der Bilanz;

Passivkonten enthalten Ihr Eigenkapital (z.B. das Stammkapital bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH), Verbindlichkeiten (d.h. unbezahlte Rechnungen gegenüber Ihren Lieferanten, aber auch ans Finanzamt geschuldete Steuer etc.) und Rückstellungen und stehen auf der Passivseite der Bilanz;

Erlös- und Kostenkonten stehen (in dieser Reihenfolge) in der GuV und ergeben (voneinander abgezogen) den Gewinn (genauer eigentlich: Jahresüberschuss).

Keine Regel ohne Ausnahme: Ist ein Kontostand zum Bilanzzeitpunkt gerade negativ (z.B. weil Ihr Bankkonto am 31.12. in den Miesen ist), wechselt das entsprechende Konto mit umgedrehtem Vorzeichen von den Aktiva zu den Passiva (bzw. umgekehrt). (In der GuV ändert sich da allerdings nichts, da gibt es auch negative Beträge dort, wo sie hingehören.)

Der Vollständigkeit halber gibt es wohl auch Ausnahmen von den Ausnahmen, also negative Beträge in Bilanzen. Das sind meiner Erfahrung nach aber sehr spezielle Spezialfälle, die nur in den oben erwähnten Großkonzernen mit dem ebenso erwähnten Heer von Steuerberatern vorkommen.

Damit Sie Ihre Fibu-Konten nicht komplett neu erfinden müssen (und Ihr Steuerberater deswegen durchdrehen würde, wenn Sie damit bei ihm ankämen), gibt es etliche sogenannte „Kontenrahmen“ für (fast) alle Eventualitäten, die Sie entweder eins zu eins oder mit nur geringen Anpassungen übernehmen können (und auch sollten). Am gebräuchlichsten sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 (ob das „S“ für „Standard“, „Spezial“ oder „Sach“ steht, dürfen Sie sich aussuchen), wobei in beiden genau die gleichen Konten drinstehen, nur in anderer Reihenfolge (und damit auch mit anderen Fibu-Kontonummern). Für welchen von beiden Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen; jeder Steuerberater und jede Fibu-Software kann mit beiden arbeiten. Der SKR03 zählt die Konten in „Prozessreihenfolge“ auf, der SKR04 in „Bilanzreihenfolge“. Die Fibu-Kontonummern sind vierstellig und reichen demzufolge von 0001 bis 9999 (in den meisten Fibu-Programmen können Sie führende Nullen auch weglassen; in den meisten Auswertungen werden sie allerdings wieder angezeigt).