Diana-Maria Brose - Der Eventmanager 2.0

Diana-Maria Brose

Titel: Der Eventmanager 2.0

Untertitel: Was kosten neidische Blicke

Autor: Diana-Maria Brose

Cover: Hr. Ardeias

published by: epubli GmbH, Berlin, www.epubli.de

Copyright: © 2012 Diana-Maria Brose

ISBN 978-3-8442-3215-8

Ivento Projekt- & Eventmanagment, Inhaberin: Diana-Maria Brose

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Alle Rechte vorbehalten.

Dieses Buch darf - auch auszugsweise - nicht ohne die schriftliche Zustimmung des Autors kopiert werden.

Weitergabe an Dritte wird mit härtesten Mitteln strafrechtlich verfolgt.

„Wer in guter Erinnerung bleiben will, darf keine Fehler machen und muss auf unvorhergesehene Einflüsse vorbereitet sein." U.H.

Eventmanager sind nicht nur Organisatoren und Planer sondern auch Kindergärtner, Schieds- und Friedensrichter, die Auskunft, Seelsorger, Verkäufer, Feuerwehrmänner, Arzthelfer, Reisebüros, Domteure und vieles mehr.

Auch wenn die Planung eines Events meist Wochen dauert und diese Vorbereitungszeit einem alles abverlangt, am Ende wird man dafür belohnt.

Selbst ich verfluche manchmal die Zeit vor dem eigentlichen Event. Wenn noch im letzen Moment längst feststehende Abläufe umgeschmissen werden, wenn ein Lieferant abspringt, von allen Seiten einem schlechte Laune entgegen springt, sich kein Mensch für irgendetwas verantwortlich fühlt und Aussagen wie "Das ist nicht mein Job" getätigt werden und man das Gefühl hat es wird nie enden.

Doch an dem Tag, an dem man vor Ort ist, das Team nach und nach eintrudelt und sich alle versammeln um die letzten Anweisungen entgegenzunehmen, da werde ich immer ganz ruhig. Alle Anspannung fällt von mir ab und komme was wolle, ich weiß ich hab bis zu dieser Sekunde alles getan um dieses Event zum Erfolg zu führen. Alles was jetzt noch kommt, darauf brauche ich nur noch reagieren, dann sind nur noch Lösungen gefragt und keine Schuldzuweisungen. Jetzt gilt es nur noch Emotionen aus, Hirn an.

Der Aufbau startet und alles geht Hand in Hand. Jeder Griff sitzt, jeder kennt seine Aufgabe und weiß was zu tun ist. Das ist ein unbeschreibliches Gefühl, wenn man sich für einige Sekunden einfach nur in eine Ecke stellt und zusieht wie alles ineinandergreift, ein wenig Aufregung zu spüren ist und die Anspannung ob alles so funktionieren wird wie geplant. Vielleicht wird es auch manchmal hektisch, weil noch etwas oder jemand fehlt.

Egal, alles ist machbar und für jedes Problem gibt es eine Lösung. Improvisieren ist meine Stärke, geht nicht gibt es nicht. Ein paar Anrufe werden getätigt und andere Lösungen werden gefunden.

Und dann... Vorhang auf das Event kann starten...

A Eventmanger sind wie Geburtshelfer

Wir werden das Kind schon schaukeln

B Eventmanger sind die besseren Planer

„Ich liebe es wenn ein Plan funktioniert." (Hannibal)

Projektphase 0: Die Idee des Events wird geboren, Vision und Rahmen „liegen in der Luft"

Ich bin seit zwei Wochen im Unternehmen habe jedem einmal die Hand geschüttelt und weiß die Hälfte der Namen und Funktionen schon jetzt nicht mehr. Mein eigentliches Aufgabengebiet beim Einstellungsgespräch war ein völlig anderes als das, was jetzt auf mich zukommen würde.

Mein Vorgesetzter drückt mir ein paar ausgedruckte EMails in die Hand und sagt mir kümmere dich darum, das ist jetzt dein Baby.

Ok, bei der Geburt war ich zwar nicht dabei, was im Nachhinein einiges leichter gemacht hätte, dennoch stolz wie Oskar nach zwei Wochen schon ein eigenes Projekt zu haben, machte ich mich daran die Papiere zu sortieren und verstand... kein Wort.

Ich las irgendwas von einer Veranstaltung die ich organisieren sollte und das mein externer Ansprechpartner Herr D. sei. Diesen rief ich an, um zu erfahren, worum es überhaupt ging und was er noch alles von mir bräuchte. Herr D. war froh endlich einen Ansprechpartner zu haben und erzählte mir erst einmal, wie schlecht doch alles vorbereitet war, dass sich keiner verantwortlich fühlte und überhaupt.. und dann überschüttete er mich mit Informationen, die ich gar

nicht so schnell aufnehmen konnte wie er mir diese an den Kopf warf.

Es ging also um eine Veranstaltung die 1 Woche lang dauern sollte und jeden Tag kamen und gingen zwischen 50-80 Personen.

Diese wollten abgeholt, auf den neusten Stand gebracht, zu einer Abendveranstaltung gefahren, bewirtet, unterhalten, zur After Party gefahren, weiter bewirtet, weiter unterhalten, heil wieder ins Hotel und am nächsten Tag wieder zum Flughafen gebracht werden, wo dann schon die nächste Gruppe in voller Erwartung stand und das gleiche Programm absolvieren wollte.

Na wenn das alles ist...

Die Initialisierungsphase und Zielsetzung

„Wer wahrgenommen werden will, muss etwas mehr bieten als die anderen und muss dies auch kommunizieren - dabei bedeutet dieses Mehr nicht mehr Show sondern mehr Kundennutzen."

Das Ziel: Was wollen wir erreichen?

Strategisches Ziel:

a) Selbstdarstellung des Unternehmens - CI

b) Kommunikationsziel - Wir sind die Nr. 1 und wollen es auch bleiben, durch...

Operatives Ziel:

a) Stärkung der Marke bei bekannten Partnern und Bekanntmachung der Marke bei neuen Partnern - Festlegung von X Maßnahmen nach dem Event

b) Neukundengewinnung - Umsatzsteigerung in Höhe von X für das nächste Quartal

c) Tägliche Berichterstattung durch Journalisten

Zielgruppe: Wen soll das Event ansprechen?

Zeit: Wann soll das Event stattfinden?

Ort: Wo soll das Event stattfinden?

So, unsere Ziele waren theoretisch definiert, davon wusste ich zwar zu dem Zeitpunkt noch nichts, aber das war für mich erst einmal auch nicht so wichtig, glaubte zumindest mein Vorgesetzter.

Die Zielgruppe waren die bereits bestehenden Partner aus verschiedenen Gebieten, (die nach Umsatzstärke, direkter oder indirekter Betreuung und Unternehmensart unterschieden wurden), neue Partner und Endkunden.

Das Event sollte zum Zeitpunkt des neuen Produkt Launches und aufgrund des Launches stattfinden, also im Oktober. Und da das geplante Abendprogramm, ein Abendessen auf dem Oktoberfest sein sollte, welches nun mal orginal nur in München stattfindet war der Ort damit auch gesetzt.

Wer jetzt denkt, super das hätte mir mal passieren sollen, der hat so etwas noch nicht mitgemacht. Und hat keine Ahnung was da für eine Planung und Organisation im Hintergrund abläuft und wie anstrengend es sein kann. Vor allen Dingen wenn man die Verantwortung trägt, als einziger kein Alkohol zu sich nimmt und diese Schunkelmusik überhaupt nicht mag. Aber dazu später mehr.

C Eventmanager sind wie Reisekaufleute

Nichts ist unmöglich.

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