Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

Советы

• Помните о своей главной цели, то есть о том, за что, собственно, вам платят зарплату.

• Задайте себе вопрос: как прямо сейчас я могу наилучшим образом использовать свое время?

• Прежде всего, поверьте в свои цели. Если вы сами не будете в них уверены, то что уж и говорить о других.

• Составьте два списка: краткосрочных и долгосрочных целей. Внимательно изучите их.

• Поймите, чем «срочное» отличается от «важного». Уделяйте время «важным» заданиям. Если же задание является «срочным», но не «важным», выполните его незамедлительно, но не посвящайте ему много времени.

• После того как вы научитесь определять, какие из заданий можно передавать другим, научитесь давать поручения.

Вся ваша программа эффективной организации времени существует благодаря этому простому на первый взгляд навыку. Если распорядок вашего дня складывается стихийно, под воздействием текущих обстоятельств, то он неизбежно превратится в хаос. Действовать в соответствии с возникшими обстоятельствами и делать сознательный выбор это совсем не одно и то же.

Вернемся к содержанию нашей книги. В первой части вы узнали о своей жизни и о том, что в ней является наиболее важным. Теперь мы должны упорядочить ее. Кратко, не более чем в одном предложении, сформулируйте, в чем состоит ваша работа. За что, собственно, вам платят зарплату? Какова цель всей вашей работы? Запишите получившуюся фразу.

Теперь, когда эта короткая, ясная и четкая фраза находится у вас перед глазами, вы должны придать ей официальный статус. Распечатайте ее. Если нужно, заламинируйте. Затем повесьте лист бумаги с надписью там, где вы часто будете обращать на него внимание. Ведь вы очень заняты, и просто необходимо, чтобы что-то постоянно напоминало вам: «Вот твои главные цели». В соответствии с ними выберите задания, которые вы собираетесь выполнять. Напоминайте об этих конечных целях и всем остальным членам вашей команды.

Вы должны будете сообщить о выбранных целях своим коллегам и убедить их в предпочтительности именно этих целей. Однако первый человек, которого вам придется в этом убедить, это вы сами. Вы должны понять, насколько важна работа организатора. Я встречала многих менеджеров, которые отказывались давать поручения, так как считали, что настоящая работа должна состоять в том, чтобы делать, а не организовывать. Они не могли понять всю важность работы менеджера. Когда они уделяли время организаторской деятельности, они чувствовали себя виноватыми, возможно, потому, что не понимали, почему такая деятельность необходима. Они относились к менеджменту как к чему-то приятному, чем хочется заняться тогда, когда нет настоящей работы. Тем не менее менеджмент сам по себе должен стать приоритетным занятием. Представьте себе, что случится, если пилот самолета откажется выбирать и принимать решения. Что если он заметит, что стюард плохо справляется со своими обязанностями и пассажиры не получают заказанных напитков? Что произойдет, если вместо того, чтобы управлять самолетом, он примется помогать стюарду катить его тележку?

Итак, выбирайте, иначе вы будете:

• Постоянно оказываться в ситуации «ямы в песке».

• Постоянно испытывать давление на свою жизнь со стороны других.

• Соглашаться на заведомо невыполнимые сроки выполнения работы.

• Работать все хуже и хуже под постоянным давлением кризисов.

Разбейте свои цели и приоритеты на две группы: краткосрочные и долгосрочные. Запишите их в два соответствующих столбика.

Долгосрочные цели

Прежде чем приступить к планированию каждой из них, ответьте на ряд вопросов:

1. Насколько сложно будет достигнуть ее?

2. Что мне потребуется для того, чтобы достигнуть ее?

3. Какие планы я должен буду построить?

4. Какие действия я должен буду предпринять? (Подразделите их на глобальные, то есть заранее спланированные, масштабные действия, например тренинги или исследования, и линейные, то есть менее масштабные, например изучение проспектов фирм, проводящих тренинги, или работа в Интернете.)

5. Чему я должен буду научиться?

6. Чья помощь мне потребуется?

7. Какое душевное состояние будет способствовать эффективности моей работы? Какие эмоции мне потребуется пробудить в себе, а каких избегать?