Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

8. В чем заключаются мотивы моих действий?

9. Что может послужить мне промежуточным мотивом, если на моем пути возникнут препятствия или я потерплю неудачу в достижении краткосрочных целей?

10. Что поможет мне справляться с непредвиденными ситуациями?

Краткосрочные цели

Составьте список дел, которые вам необходимо сделать. Разделите его на три раздела:

1. Цели

2. Задания

3. Действия

Когда вы начинаете выбирать значительные дела, вы можете также задуматься и над более мелкими занятиями. Любая работа, которая ложится на ваш стол, должна быть рассмотрена сквозь призму ваших конечных целей. Соотнесите ее с вашим личным девизом, то есть напечатанной на листе бумаги фразой, которая напоминает вам, ради чего вы здесь находитесь. Еще раз прочитайте это предложение и затем распределите свои занятия в соответствии с ним. Самый быстрый и лучший способ справляться с заданиями и бумажной работой — разделить их на четыре типа:

1. Срочные и важные

Эти задания и бумажная работа должны стать для вас в высшей степени приоритетными. Они требуют безотлагательного выполнения.

2. Важные, но не срочные

Эти задания также являются приоритетными в высшей степени, однако, в отличие от первых, они не нуждаются в безотлагательном выполнении. Внесите их в свой распорядок дня. Их выполнение ни в коем случае нельзя откладывать, иначе они превратятся в задания первого типа. Определите, что может помешать вам их выполнить.

3. Срочные, но не важные

Задания этого типа не являются для вас приоритетными. Тем не менее, они зачастую привлекают к себе все внимание. В таких ситуациях вам поможет умение давать поручения. Если вы не планировали тратить свое время на данную работу, найдите того, кто планировал это. Если же вы вынуждены выполнять такие задания сами, убедитесь, что сможете сделать это быстро. Отводите минимум времени на «срочные, но не важные» дела. Если в вашем распорядке дня образуется свободный промежуток, не торопитесь заполнить его занятиями этого типа, лучше сохраните окно на случай «срочных и важных» дел. Научитесь отказываться от сверхурочной работы такого типа. Работайте над своим умением проявлять настойчивость.

4. Не важные и не срочные

Задания этого типа должны выполняться вами в последнюю очередь. Постарайтесь найти возможность вообще не тратить на них свое время.

• Пусть ваша конечная цель всегда висит на стене у вас перед глазами. Если вы не можете решить, какому заданию отдать предпочтение, посмотрите, насколько каждый из имеющихся вариантов поможет вам достигнуть конечной цели.

• Если отношения в вашем офисе сложились таким образом, что непонятно, кто должен отдавать приказания, а кто подчиняться, распределите полномочия между сотрудниками.

• Вместе со своим начальником проясните цели работы вашего отдела.

• Если у вас несколько начальников, попросите каждого из них прояснить конечные цели вашей работы. Выполняйте задания по тому же принципу, по которому врач в поликлинике принимает пациентов. Пусть перед вами всегда находится то, что будет напоминать вам о конечной цели работы, например таблица, в которой бы указывалось, какое задание в данный момент является приоритетным и какие ждут своей очереди. Это позволит людям, собирающимся поручить вам работу, увидеть, как долго им придется ждать ее выполнения и не лучше ли будет поручить ее кому-нибудь другому. Это также подтвердит ваши слова, если вы будете утверждать, что уже заняты.

• Отпустите бороду или перестаньте мыть ноги. По статистике, за свою жизнь человек тратит на личную гигиену около десяти недель.

• Перестаньте спать. За свою жизнь человек проводит во сне примерно двадцать лет.

• Перестаньте жаловаться. Если вы будете жаловаться три раза каждый день, за свою жизнь вы потратите на это занятие около шестисот двадцати дней.

Теперь, после того как вы определили, какие дела являются для вас приоритетными, вы должны подумать о том, как дать себе передышку. Вы приступаете к созданию первых окон в своем графике. Они могут быть созданы как на работе, так и дома. Чтобы создать окна, вам потребуется отказаться от некоторых из своих занятий. Для того чтобы сделать это эффективно, вы должны будете сначала научиться давать поручения.