Уэйн Брокбэнк - HR в борьбе за конкурентное преимущество

Несмотря на то что поддержание административной структуры фирмы – задача трудоемкая и не слишком увлекательная, ведение документации и соблюдение процедур, таких как найм персонала, выплата компенсаций и льгот, переводы сотрудников, пенсионные планы и т. п. совершенно необходимы. Это напоминает коммунальное хозяйство: пока все в порядке, никто как бы и не замечает работу по поддержанию системы водоснабжения и канализации или электроснабжения, но стоит чему-то выйти из строя – и это уже настоящая катастрофа.

Поддержание административных систем на должном уровне требует выполнения следующих условий.

Персонификация

Персонифицированная административная поддержка соответствует требованию гибкости и позволяет в большей степени вовлекать сотрудников. Она подобна массовой индивидуализации в случае с внешними клиентами, но имеет дело с внутренними потребителями. В соответствии с этим принципом, ЦПС должно отражать персональные требования каждого отдельного сотрудника. Традиционно HR-служба делила весь персонал на группы или категории, и услуги HR предоставлялись всем в этих группах одинаково. Теперь к каждому сотруднику может быть применен персональный подход. К примеру, в области компенсации это может выражаться в том, какие именно из возможных льгот или видов вознаграждения он получает (наличные выплаты, отложенные наличные выплаты, акции, социальные льготы или какие-то услуги), в том, как он их получает (по чеку, отправляемому домой, по чеку в офисе или в виде депозита в выбранном сотрудником банке) и в том, как часто происходят эти выплаты (от недельных до годичных). При этом выбор делает не компания, а сам сотрудник в соответствии со своим образом жизни и потребностями. Задача HR – разработать и внедрить такие системы, которые позволят это делать.

Быстрое реагирование

В мире, где все новости распространяются молниеносно, сотрудники ожидают более быстрой реакции со стороны административной системы. К примеру, никто не намерен неделями дожидаться возмещения командировочных расходов. И HR должен быть готов к этому.

Простота использования

Традиционное бумажное делопроизводство громоздко и неэффективно. В настоящее время сотрудник может заполнить все необходимые формы в электронном виде. Интернет открывает сотрудникам доступ к важной для них личной информации, например, о пенсионных планах или возможностях для развития. Все изменения в рабочем статусе сотрудника также могут быть автоматически транслированы через корпоративную информационную систему.

Точное и правильное исполнение

Точность исполнения вызывает доверие к системе и повышает авторитет HR-службы. Напротив, даже небольшая ошибка может стать причиной большой проблемы. Так, в одной компании группа сотрудников по ошибке получила более высокую зарплату. Несмотря на то что все прекрасно понимали, что получили лишние деньги из-за административной ошибки, руководству пришлось вести длительные переговоры с сотрудниками о возврате неправомерно полученных денег, и это не лучшим образом отразилось на настроении всех сотрудников компании.

Своевременный ответ

Когда у сотрудника возникает какой-то административный вопрос, он ждет от представителя HR-службы, прежде всего, быстрого ответа. При этом сотрудник не должен сам выяснять, кто именно в HR-службе отвечает за этот вопрос. HR-служба должна быть организована так, чтобы сотрудник мог получить ответ на любой свой вопрос от одного человека.

Точно так же, как вы помогаете линейным менеджерам развивать организационные возможности, вы должны помогать сотрудникам обретать и развивать необходимые для работы способности. Каждой из 11 рассмотренных нами ранее организационных возможностей соответствуют индивидуальные способности. После определения в компании основных для нее организационных возможностей сотрудники должны суметь продемонстрировать необходимые для реализации этих возможностей индивидуальные способности. Вам необходимо разъяснить, какими навыками и умениями они должны обладать и почему.

Процесс развития индивидуальных способностей, с одной стороны, подразумевает коучинг (помощь сотрудникам в претворении их идей в действия), с другой стороны, управление (разработка плана действий по обеспечению должного уровня развития необходимых организации индивидуальных способностей сотрудников), с третьей стороны, персональную работу с каждым сотрудником (разъяснение стратегических приоритетов компании и развитие навыков, способствующих достижению индивидуальных целей и реализации амбиций).