Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Упрощение

Основное назначение метода упрощения заключается в том, чтобы исключить потери и лишние избыточные расходы элементов бизнес-процесса. Что может быть применено в качестве упрощения:

✓ Исключение ненужной бюрократии.

Обычный результат бюрократии – необязательное бумаготворчество.

Что можно сделать? Попробуйте формально соединить блок-схему процесса и действия, которые представляют собой проявления бюрократии, выделив их синим цветом. Вы увидите, что они связаны с проверками, утверждениями, подписями и визами. У сотрудника, отвечающего за «синие» действия, следует потребовать отчет о временных и финансовых затратах на их выполнение, а также об их полезности. Соответственно, действия, которые нельзя «оправдать», из процесса исключаются.

✓ Устранение дубирующих функций.

Бывает, что различные отделы предприятия или разные организации в цепочке поставок выполняют свои задачи, совершенно не имея представления о том, чем занимаются другие. Такое дублирование увеличивает затраты на рабочий процесс и повышает вероятность возникновения противоречивых данных. Затраты, связанные с дублированием и искажением информации, надо устранить. Так же возможно сокращение лишних уровней управления.

✓ Анализ добавленной ценности.

В ходе производства в организации выполняется множество действий. Их можно разделить на три категории:

1. Действия, реально добавляющие ценность с точки зрения конечного покупателя. (ДДЦ). Это типичные операции, создающие функциональность продукции и соответствующий внешний вид.

2. Действия, добавляющие ценность организации (ДДО). Это операции, во время которых с точки зрения покупателя никакой новой ценности не добавляется, но с точки зрения организации они нужны. Это может быть планирование производства, обслуживание и ремонт оборудования, управление персоналом и т. д.

3. Действия, не добавляющие ценность (ДНЦ). Это действия, которые вообще не добавляют ценность ни для потребителя, ни для организации. Например, простои производства, переделка продукции.

Анализ добавленной ценности включает в себя анализ каждого отдельного действия бизнес-процесса с целью определения его ценности для конечного потребителя. Задача заключается в классификации всех действий по трем указанным выше категориям, чтобы затем оптимизировать действия из категории № 2 и исключать действия из категории № 3.

Как это сделать? После того, как все действия отнесены к одной из трех категорий, нужно взять блок-схему процесса и раскрасить соответствующие прямоугольники разноцветными маркерами. Действия категории № 1 – в зеленыйцвет, категории № 2 – желтый, а категории № 3 – в красный. Раскраска дает наглядное представление о том, какая часть действий фактически связана с добавлением ценности продукта.

Критические бизнес-процессы подчиняются правилу: «время – деньги». Необходимо тщательно проанализировать, что именно вы делаете слишком долго и сократить «длинные» циклы.

Что может уменьшить время цикла?

✓Выполняйте действия параллельно, а не последовательно. Очень часто большинство операций бизнес-процесса выполняются последовательно, в то время как их можно делать одновременно.

✓Смена порядка действий или удаление ненужных бесполезных «телодвижений».

✓Уменьшение времени простоев.

Мысль, которая лежит в основе метода идеализации – представить себе идеальный бизнес-процесс. Понятно, что идеал мы реализовать, скорее всего, не сможем, но он может стать основой для проведения оптимизации.

А сейчас я хочу вернуться немного назад – к разговору о реинжиниринге – и чуть более подробно поговорить о нем.

Реинжиниринг это самый радикальный из всех существующих приемов улучшения функционирования бизнес-процессов. Он самым кардинальным образом влияет на все – начиная от структуры самих бизнес-процессов и заканчивая ценностными ориентациями компании.

Реинжиниринг применяется к бизнес-процессам, определяющим функционирование организации. Часто его применяют многократно, пока не изменится структура большинства бизнес-процессов фирмы. Получается, что вся работа разбивается на определенные фазы, цель каждой из которых – значительно повысить эффективность работы организации.