Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Сводный список всех идей можно рассматривать как отправную точку для определения проектов совершенствования.

! Запомните основное правило проведения мозгового штурма: во время него нельзя вступать в дискуссию и высказывать критические замечания!!!

Его часто применяют при наличии конфликтов в группе, выдвигающей идеи. Идеи фиксируются на бумаге, поэтому запаситесь стикерами.

Записанная идея прикрепляется на доску или листы флипчарта – они вам тоже понадобятся. Участники ходят вдоль этой доски или флипчартов, как в галерее, добавляют сопутствующие идеи или расширяют указанные ранее.

Алгоритм:

1. Также как и в классическом методе мозгового штурма, начинать надо с четкого определения предмета обсуждения. Его название надо написать на доске.

2. Участники мозгового штурма записывают свои идеи на стикерах и клеят на доску или наклеенных на стенах листах флипчарта. Нужно стараться дать понятную и точную формулировку идеи, чтобы не переспрашивать авторов, что они написали.

3. Участникам разрешается делать добавления к идеям других авторов. В этом случае дополнительный эффект получается от слияния различных идей и от развития ранее предложенной идеи.

4. В заключении, написанные идеи подвергаются устному обсуждению в группе. Все идеи желательно рассортировать на классы.

При достижении согласия выработанные идеи используются в дальнейшей работе по совершенствованию бизнес-процессов.

Данный метод хорош, когда основные лидеры «перекрывают» инициативу остальных сотрудников, не давая им возможности высказать свои предложения.

Алгоритм:

1. По аналогии с письменным вариантом метода мозгового штурма, участники записывают каждую идею на отдельном стикере.

2. Все поданные идеи кратко обсуждаются. Цель обсуждения – уяснить суть каждой идеи и исключить из рассмотрения повторяющиеся предложения.

3. В итоге, каждой идее присваивается буквенное обозначение, начиная с буквы А.

4. Следующий шаг – индивидуальная работа, когда участники ранжируют выдвинутые идеи. Из общего списка идей каждый член группы выбирает не более пяти и записывает их на свою карту для ранжирования. Каждой идее присваивается буква со стенда. При ранжировании идей участники присваивают этим идеям численные коэффициенты, начиная с 5 от самой важной идеи до 1 для наименее важной.

5. Далее, для каждой идеи веса суммируются. Общая оценка тоже фиксируется на доске. Если идея набрала наибольший вес, то она считается самой приоритетной идеей группы и принимается за решение.

Прежде всего, неверная постановка задачи. Главное условие – простота и четкость: компания делает это, чтобы добиться таких-то показателей до конца этого квартала. Простое описание бизнес-процесов не даст вам информации о том, что можно улучшить (за исключением очевидного дубляжа обязанностей или должностной путаницы). Чтобы ответить на вопрос «что необходимо улучшить?», нужно сначала ответить на вопросы «куда я хочу прийти?» и «что я хочу сделать с компанией?»

К примеру, если у вас нет доходов, то и описывать бизнес-процессы бухгалтерии бесполезно – причина, скорее всего, кроется в работе отдела продаж. Если вы проанализируете и должным образом реорганизуете его деятельность, то улучшится и работа бухгалтерии. Таким образом, очевидно – описание бизнес-процессов есть просто ступень в более масштабной задаче по улучшению управляемости фирмы.

Несоответствие приложенных усилий поставленным задачам. Не надо описывать те бизнес-процессы, которые не находятся в диапазоне главной цели вашей компании (например, как должен действовать директор, пытаясь связаться со своим замом). Смысла у такого описания просто нет.

Неверный выбор средств, при помощи которых описывается бизнес-процесс. Что выбрать – программный комплекс за несколько тысяч долларов или флипчарт со стикерами? Очевидно, что маленькой компании первый вариант абсолютно ни к чему. Приобретение такого программного продукта зависит от финансовых ресурсов предприятия и задач, которые перед ним стоят. Еще раз отмечу – «софт» выполняет только вспомогательные функции. Залог успеха – в верной организации проекта оптимизации.